Operatoren sind die Personen in Ihrem Team, die mit Besuchern auf Ihrer Website chatten. Bevor sie beginnen können, müssen Sie ihnen Zugang zu Ihrem Smartsupp-Konto einrichten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Operatoren einladen, ihren Zugang und ihre Aktivität verwalten und erweiterte Aufgaben wie die Übertragung der Kontoinhaberschaft erledigen.
🟡 Gut zu wissen: Die Anzahl der Operatoren, die Sie hinzufügen können, hängt von Ihrem Abonnement ab. Um Ihr aktuelles Limit einzusehen oder weitere Plätze hinzuzufügen, öffnen Sie den Bereich Rechnungsdaten in Ihrem dashboard oder kontaktieren Sie unser Support-Team.
Wir haben diesen Artikel in sieben Abschnitte unterteilt:
Wer sind Operatoren?
Operatoren sind der wichtigste Bestandteil jedes Live-Chats. Sie sind die Personen, die mit Besuchern auf Ihrer Website kommunizieren — Fragen beantworten oder Besuchern helfen, das gesuchte Produkt zu finden. Bevor sie chatten können, müssen Sie ihnen Zugang zu Ihrem Smartsupp-Konto einrichten.
So laden Sie einen neuen Operator ein
Einen neuen Operator einzuladen ist ganz einfach. Gehen Sie zu Einstellungen → Operatoren und klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen .
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Operators ein. Er erhält die Einladung per E-Mail. Der Einladungslink bleibt 7 Tageaktiv. Nachdem der Operator die Einladung angenommen hat, wird er zu Smartsupp weitergeleitet, wo er seinen Operator-Namen eingibt und ein neues Passwort erstellt.
Direkt im Einladungsformular können Sie auch die Zugriffsstufe — Kompletter Zugang oder Limitierter Zugangfür den neuen Operator auswählen. Kompletter Zugang ist vorausgewählt. Die gewählte Stufe wird angewendet, sobald der Operator die Einladung annimmt. Bei Abonnements mit einer begrenzten Anzahl an Operator-Plätzen wird, wenn alle Plätze belegt sind, Kompletter Zugang ausgegraut, Limitierter Zugang automatisch ausgewählt und im Formular darauf hingewiesen, dass alle Plätze belegt sind.
💡 Hinweis: Wenn Sie bereits bei Smartsupp eingeloggt sind, leitet Sie die Einladung stattdessen zum dashboard weiter. Um eine Einladung anzunehmen, während Sie eingeloggt sind, melden Sie sich zuerst ab oder öffnen Sie den Einladungslink in einem anderen Browser.
Sie können keinen Operator einladen? (E-Mail-Adresse existiert bereits)
Sie können niemanden einladen, der bereits ein eigenes, unabhängiges Smartsupp-Konto hat. Wenn Sie die Fehlermeldung "E-Mail-Adresse existiert bereits" sehen, ist die E-Mail-Adresse bereits für ein separates Smartsupp-Konto registriert. So beheben Sie das Problem:
1. Bitten Sie die Person, sich mit der betreffenden E-Mail-Adresse in ihr bestehendes, unabhängiges Smartsupp-Konto einzuloggen.
2. Bitten Sie sie, dieses unabhängige Konto innerhalb von Smartsupp zu löschen.
3. Sobald das unabhängige Konto gelöscht ist, können Sie die Person mit dieser E-Mail-Adresse als Operator zu Ihrem Konto hinzufügen.
Alternativ können Sie die Person einfach mit einer anderen E-Mail-Adresse einladen.
Operator-Informationen und Zugang bearbeiten
Um die Informationen eines Operators (Name, E-Mail-Adresse, Beschreibung) zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei Punkte in der Zeile des Operators und wählen Sie Operator bearbeiten.
Sie können auch die Zugriffsstufe des Operators an derselben Stelle ändern:
Kompletter Zugang — ermöglicht den Zugriff auf alle persönlichen und Unternehmenseinstellungen, einschließlich der Abrechnungsdaten, sowie das Chatten mit Besuchern. Nur für leitende Mitarbeiter oder die Geschäftsleitung empfohlen.
Limitierter Zugang — ermöglicht nur den Zugriff auf Konversationen, Besucher und persönliche Einstellungen (Profil, Verknüpfungen, Benachrichtigungen) sowie das Chatten mit Besuchern. Operatoren mit limitiertem Zugang sehen außerdem nicht die Seite Start im dashboard.
Operatoren aktivieren oder deaktivieren
Nachdem Sie einen Operator erstellt haben, entscheiden Sie, ob er mit Ihren Besuchern chatten kann. Es gibt zwei Arten von Operatoren:
Aktiver Operator — kann mit Ihren Besuchern chatten. Nur aktive Operatoren können automatische Nachrichten und Flows bearbeiten.
Inaktiver Operator — kann nur auf Statistiken und Einstellungen zugreifen, aber nicht mit Besuchern kommunizieren. Ideal für die Geschäftsleitung oder den Besitzer, um Operator-Statistiken zu prüfen, Einstellungen zu ändern oder auf Rechnungsdaten zuzugreifen.
Schieben Sie den Schalter einfach nach rechts (aktivieren) oder nach links (deaktivieren), um den Status zu ändern.
So wirken Zugriffsstufe und Aktivitätsstatus zusammen: Dies sind zwei separate Einstellungen. Die Zugriffsstufe (komplett oder limitiert) bestimmt, was ein Operator sehen und ändern kann — kompletter Zugang umfasst Unternehmenseinstellungen und Rechnungsdaten, limitierter Zugang ist auf Konversationen, Besucher und persönliche Einstellungen beschränkt. Aktiv/Inaktiv bestimmt, ob der Operator Chats bearbeitet — aktive Operatoren chatten mit Besuchern (und können Flows (ehemals Chatbots)/automatische Nachrichten bearbeiten), inaktive Operatoren chatten nicht und sehen nur Statistiken und Einstellungen ein. Beispielsweise kann ein Manager kompletten Zugang haben und gleichzeitig inaktiv sein (vollständige Übersicht, kein Chatten), während ein Support-Operator normalerweise aktiv ist.
Wie viele Operatoren kann ich hinzufügen?
Die Anzahl der Operatoren hängt von Ihrem Abonnement ab. Um zu sehen, wie viele Operatoren Sie haben — oder um weitere hinzuzufügen — öffnen Sie den Bereich Rechnungsdaten in Ihrem dashboard oder kontaktieren Sie unser Support-Team über das Chat-Widget.
Erweitert: Kontoinhaberschaft übertragen & einen Operator löschen
Um einen Operator zu löschen, der der aktuelle Kontobesitzerist, müssen Sie zunächst die Kontoinhaberschaft auf einen anderen Operator übertragen. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Kontaktieren Sie unser Support-Team und teilen Sie uns mit, welcher Operator der neue Kontobesitzer werden soll. Die Kontoinhaberschaft kann nicht selbstständig im dashboard übertragen werden — wir übernehmen die Übertragung für Sie.
2. Nach der Übertragung wird der ursprüngliche Besitzer zu einem regulären Operator.
3. Gehen Sie zum Bereich Operatoren im dashboard.
4. Suchen Sie den Operator, den Sie löschen möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Löschen.
Wie geht es weiter?
Operator zuweisen — leiten Sie Konversationen automatisch an den richtigen Operator weiter.
Willkommensnachricht und Übergabe an einen Operator — begrüßen Sie Besucher und übergeben Sie den Chat an einen menschlichen Operator.
Flow – Handover-Funktionen — übergeben Sie Flow-Konversationen bei Bedarf an einen menschlichen Operator.
💡 Benötigen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie unser Support-Team — wir helfen Ihnen gerne!