Gemäß den Nutzungsbedingungen (den „Bedingungen“) stellt Smartsupp Ihnen als Benutzer des Dienstes den Dienst gemäß den Bedingungen bereit. Die Beziehung zwischen Smartsupp und dem Benutzer beruht somit auf einem Online-Registrierungsverfahren des Benutzers oder auf einem schriftlichen oder elektronischen Vertrag, dem die Bedingungen beigefügt sind und die zusammen eine Vereinbarung zwischen Ihnen und Smartsupp bilden (die "Vereinbarung"). Dieser Zusatz zur Datenverarbeitung (nachfolgend die "DPA") ist integraler Bestandteil der Vereinbarung.

Begriffe mit großem Anfangsbuchstaben haben dieselbe Bedeutung wie in den Bedingungen oder einem anderen in den Bedingungen genannten Anhang, sofern in dieser DPA nichts anderes angegeben ist.

Smartsupp schließt diese DPA im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen ab, beispielsweise der Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr („DSGVO”) , dem Data Protection Act 2018 oder dem CCPA/CPRA sowie im Einklang mit anderen Datenschutzgesetzen, die während der Bereitstellung des Dienstes gemäß der Vereinbarung gelten („geltende Datenschutzgesetze”).

Wenn diese DPA vorsieht, dass Smartsupp als Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten handelt, hat dies die Bedeutung, die dem Begriff „Auftragsverarbeiter“ gemäß der DSGVO und anderen gleichwertigen Begriffen gemäß anderen geltenden Datenschutzgesetzen zukommt (z. B. „Service Provider“ gemäß der Definition im CCPA). Wenn diese DPA vorsieht, dass Sie als Verantwortlicher für personenbezogene Daten handeln, hat dies dieselbe Bedeutung, die dem Begriff „Verantwortlicher“ gemäß der DSGVO und anderen gleichwertigen Begriffen gemäß geltenden Datenschutzgesetzen zukommt (z. B. „Business“ gemäß der Definition im CCPA).

Wir haben den Artikel in mehrere Abschnitte unterteilt:

1.1 Verarbeitung personenbezogener Daten als Auftragsverarbeiter.Smartsupp kann personenbezogene Daten im Auftrag des Benutzers verarbeiten, wenn dem Benutzer der Dienst bereitgestellt wird, und handelt dann gegenüber dem Benutzer als Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten (oder als Unterauftragsverarbeiter).

Die von Smartsupp durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten ergeben sich aus der Registrierung, der Vereinbarung oder aus dokumentierten Anfragen des Benutzers während der Bereitstellung des Dienstes über die Plattform unter https://www.smartsupp.com (die „Plattform”).

1.2 Ermächtigung zur Verarbeitung personenbezogener Daten.Der Benutzer ermächtigt Smartsupp hiermit, die vom Benutzer bereitgestellten personenbezogenen Daten betroffener Personen im Rahmen des Dienstes gemäß dieser DPA zu verarbeiten. Smartsupp verarbeitet personenbezogene Daten für den Benutzer gemäß dessen dokumentierten Weisungen und nur soweit dies für die ordnungsgemäße Erfüllung der Pflichten von Smartsupp aus der Vereinbarung erforderlich ist.

1.3 Verantwortung des Benutzers. Da Smartsupp als Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten handelt, handelt der Benutzer als Verantwortlicher und ist daher für die Erfüllung aller Pflichten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Zu diesen Pflichten gehören die ordnungsgemäße Information betroffener Personen über die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Einholung einer Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit erforderlich, und die Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen zur Ausübung ihrer Rechte (wie des Rechts auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch usw.). Smartsupp unterstützt den Benutzer bei der Erfüllung dieser Pflichten über die Plattform oder auf dokumentierte Anfragen des Benutzers hin. Smartsupp ist jedoch in keiner Weise für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der Tätigkeiten des Benutzers verantwortlich, einschließlich jeglicher Tätigkeit, die gegen Datenschutzgesetze oder andere Rechtsvorschriften des Landes verstoßen könnte, von dem aus der Benutzer den Dienst nutzt.

2.1 Gegenstand der Verarbeitung. Gegenstand der Verarbeitung der nachstehend definierten personenbezogenen Daten durch Smartsupp ist die Bereitstellung des Dienstes gemäß der Vereinbarung, insbesondere die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Ihrer Nutzung der auf der Website beschriebenen Funktionen unseres Dienstes.

2.2 Arten personenbezogener Daten. Im Rahmen der Erfüllung der Pflichten gemäß der Vereinbarung und der Bereitstellung des Dienstes können gemäß dieser DPA folgende Arten personenbezogener Daten verarbeitet werden:

a) Kontaktinformationen wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Kontaktdaten eines Kontos in einem sozialen Netzwerk,

b) Angaben zum Besuch der Website des Benutzers, wie die URL der besuchten Website, Datum und Uhrzeit des Websitebesuchs, technische Informationen (Bildschirmauflösung, Gerätetyp, Browsertyp, Betriebssystem usw.), IP-Adresse, Geolokalisierungsdaten (Land und Stadt, von denen aus der Benutzer Ihre Website aufgerufen hat),

c) Informationen aus Konversationen zwischen Benutzern und Kunden oder anderen Benutzern bei der Nutzung der Funktionen des Dienstes,

d) technische Protokolle und andere Informationen über Benutzer, die den Dienst nutzen (Smartsupp verwendet Tools von Drittanbietern, um solche Informationen zu erfassen),

e) andere personenbezogene Daten, die vom Benutzer hochgeladen oder auf andere Weise genutzt werden, oder

f) personenbezogene Daten, deren Art, Umfang und Einzelheiten vom Benutzer während der Bereitstellung des Dienstes nach dessen alleinigem Ermessen bestimmt und kontrolliert werden.

Der Umfang der personenbezogenen Daten hängt von der Art der vom Benutzer genutzten Funktionen des Dienstes ab. Der Dienst ist nicht für die Speicherung besonderer Kategorien personenbezogener Daten bestimmt. Der Benutzer darf den Dienst nicht zur Speicherung oder Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nutzen. Verarbeitet der Benutzer solche Daten über den Dienst, übernimmt Smartsupp keine Haftung für diese Verarbeitung.

2.3 Kategorien betroffener Personen. Smartsupp verarbeitet personenbezogene Daten über diese Kategorien betroffener Personen:

a) Beschäftigte des Benutzers (und andere Arbeitskräfte und Personen, die im Auftrag des Benutzers handeln);

b) Personen, für die der Benutzer ein Konto innerhalb des Dienstes erstellt hat;

c) Kunden und andere Benutzer des Benutzers, denen der Dienst bereitgestellt wird;

d) Besucher der Website des Benutzers;

e) andere Personen, deren personenbezogene Daten Smartsupp vom Benutzer während der Bereitstellung des Dienstes übermittelt wurden und deren personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes für den Benutzer erfasst oder anderweitig verarbeitet wurden.

3.1 Art der Verarbeitung personenbezogener Daten. Smartsupp verarbeitet personenbezogene Daten automatisiert und elektronisch. Die Verarbeitung umfasst den Zugriff auf personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes, die Einsichtnahme in personenbezogene Daten, die Speicherung personenbezogener Daten und andere Tätigkeiten, die mit der Bereitstellung des Dienstes für den Benutzer zusammenhängen können. Die Art der Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich aus:

a) der von den Parteien geschlossenen Vereinbarung;

b) den Anfragen des Benutzers oder anderer autorisierter Benutzer, die die Plattform im Auftrag des Benutzers nutzen;

c) der Art des Dienstes und der Plattform;

d) allen anderen dokumentierten Weisungen des Benutzers.

3.2 Zweck der Verarbeitung. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des Dienstes für den Benutzer gemäß der Definition in den Bedingungen sowie weiteren Zwecken, die sich aus der Bereitstellung des Dienstes ergeben können.

4.1 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten.Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt für die Dauer der Vereinbarung oder solange Smartsupp im Zusammenhang mit der Erfüllung der Vereinbarung Weisungen vom Benutzer erhält. Smartsupp verpflichtet sich, die in den Datenschutzgesetzen festgelegten Pflichten für die gesamte Dauer der Vereinbarung einzuhalten, sofern sich aus der Vereinbarung nicht ergibt, dass diese nach deren Beendigung fortgelten sollen.

4.2 Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten. Bei Beendigung der Vereinbarung löscht Smartsupp, soweit dies nach den geltenden Datenschutzgesetzen zulässig ist, alle zum Zweck der Bereitstellung des Dienstes gespeicherten personenbezogenen Daten innerhalb von 3 Monaten nach der Beendigung. Wenn der Benutzer Smartsupp innerhalb des oben genannten Zeitraums mitteilt, dass er stattdessen die Rückgabe der Daten wünscht, ist Smartsupp berechtigt, eine angemessene Gebühr zu erheben, deren Höhe vorab mitgeteilt wird.

5.1 Pflichten von Smartsupp.Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten verpflichtet sich Smartsupp:

a) personenbezogene Daten ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Benutzers zu verarbeiten; zur Klarstellung gilt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung der Pflichten aus der Vereinbarung als Verarbeitung gemäß den Weisungen des Benutzers;

b) die Weisungen des Benutzers zur Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu befolgen, sofern eine solche Verarbeitung nicht bereits durch das Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats vorgeschrieben ist, dem Smartsupp unterliegt;

c) sicherzustellen, dass die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen einer Vertraulichkeitsverpflichtung oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen;

d) unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung den Benutzer nach Möglichkeit durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei der Erfüllung seiner Pflicht zu unterstützen, auf Anfragen zur Ausübung der Rechte betroffener Personen zu reagieren; die Regeln für die Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen sind in Artikel 5.2 dieser DPA festgelegt;

e) den Benutzer bei der Erfüllung seiner Pflichten zu unterstützen, (i) das Sicherheitsniveau der Verarbeitung zu gewährleisten, (ii) Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten der Datenschutzbehörde und gegebenenfalls den betroffenen Personen zu melden, (iii) die Auswirkungen auf den Schutz personenbezogener Daten zu bewerten und (iv) eine vorherige Konsultation mit der Datenschutzbehörde durchzuführen, jeweils unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten;

f) dem Benutzer oder einer von ihm bevollmächtigten Person die Überprüfung (einschließlich Audit oder Inspektion) der Einhaltung dieser DPA zu ermöglichen, insbesondere der Erfüllung der daraus resultierenden Pflichten zur Verarbeitung personenbezogener Daten, und gemäß den angemessenen Weisungen des Benutzers oder der bevollmächtigten Person zu solchen Überprüfungen beizutragen; die besonderen Regeln für Audits sind in den Artikeln 5.3 und 5.4 dieser DPA festgelegt;

g) dem Benutzer alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die vernünftigerweise von Smartsupp erwartet werden können, um nachzuweisen, dass die in den einschlägigen Datenschutzvorschriften festgelegten Pflichten erfüllt wurden.

5.2 Anfragen betroffener Personen. Wenn eine betroffene Person Smartsupp direkt kontaktiert, weist Smarstupp die betroffene Person darauf hin, die Anfrage direkt an den Benutzer zu richten. Smartsupp unternimmt lediglich wirtschaftlich angemessene Anstrengungen, um den Benutzer bei der Beantwortung einer solchen Anfrage einer betroffenen Person zu unterstützen, soweit Smartsupp dies rechtlich gestattet ist. Der Benutzer trägt alle Kosten, die durch die Bereitstellung dieser Unterstützung durch Smartsupp entstehen, und ist für die korrekte Bearbeitung einer solchen Anfrage verantwortlich.

5.3 Regeln für Audits. Der Benutzer richtet Anfragen für ein Audit (eine Überprüfung) ausschließlich an die E-Mail-Adresse von Smartsupp dpo@smartsupp.com, in angemessenen Abständen. Nach Eingang einer Auditanfrage vereinbaren die Parteien im Voraus (i) den möglichen Termin des Audits, (ii) Sicherheitsmaßnahmen und die Art und Weise, wie die Einhaltung der Vertraulichkeitspflichten während des Audits gewährleistet wird, sowie (iii) den voraussichtlichen Beginn, Umfang und die Dauer des Audits. Wird innerhalb von 30 Tagen ab dem Datum der Anfrage keine Einigung erzielt, legt Smartsupp die Bedingungen des Audits fest.

5.4 Auditor.Smartsupp kann gegen jeden vom Benutzer benannten Auditor (bevollmächtigte Person) schriftlich Einspruch erheben, wenn der Auditor nach Ansicht von Smartsupp nicht ausreichend qualifiziert, nicht unabhängig, ein Wettbewerber von Smartsupp oder anderweitig offensichtlich ungeeignet ist. Nach dem Einspruch ist der Benutzer verpflichtet, einen anderen Auditor zu benennen oder das Audit selbst durchzuführen. Der Benutzer informiert Smartsupp unverzüglich über jegliche während des Audits festgestellte Nichteinhaltung der geltenden Datenschutzgesetze oder dieser DPA.

5.5 Umfang des Audits. Das vom Benutzer durchgeführte Audit umfasst ausschließlich Dokumentation und Prozesse, die unmittelbar mit der Nutzung des Dienstes durch den jeweiligen Benutzer verbunden sind.

5.6 Unterauftragsverarbeiter. Der Benutzer stimmt der Einbindung weiterer Unterauftragsverarbeiter in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu. Je nach Art des bereitgestellten oder vom Benutzer angeforderten Dienstes kann Smartsupp weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzen oder personenbezogene Daten mit anderen Empfängern personenbezogener Daten teilen. Der Benutzer stimmt zu, dass Smartsupp die unter folgender Adresse aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einbindet: https://help.smartsupp.com/de/articles/12647685

5.7 Einsprüche gegen weitere Unterauftragsverarbeiter. Smartsupp informiert den Benutzer vor der Einbindung eines zusätzlichen Unterauftragsverarbeiters schriftlich oder durch Aktualisierung der Liste der Unterauftragsverarbeiter über dessen Einbindung. Der Benutzer kann innerhalb von 10 Werktagen nach der Benachrichtigung Einspruch gegen die Einbindung des zusätzlichen Unterauftragsverarbeiters erheben. Erhebt der Benutzer innerhalb der festgelegten Frist keinen Einspruch, bindet Smartsupp den zusätzlichen Unterauftragsverarbeiter ein. Erhebt der Benutzer Einspruch, prüft Smartsupp diesen und wird, sofern der Einspruch als berechtigt angesehen wird, den zusätzlichen Unterauftragsverarbeiter nicht einsetzen oder eine wirtschaftlich angemessene Änderung an der Konfiguration oder Nutzung des Dienstes durch den Benutzer vornehmen, um eine Verarbeitung durch diesen Unterauftragsverarbeiter zu vermeiden. Ist eine Änderung nicht möglich, kann Smartsupp die Vereinbarung mit dem Benutzer ganz oder teilweise beenden oder den Teil des Dienstes, mit dem der zusätzliche Unterauftragsverarbeiter verbunden ist, nicht bereitstellen, ohne dadurch in Verzug zu geraten oder gegen eine Pflicht zu verstoßen. Smartsupp erstattet dem Benutzer alle im Voraus gezahlten Gebühren für den verbleibenden Zeitraum der Vereinbarung nach dem Wirksamwerden der Beendigung in Bezug auf den beendeten Dienst, ohne dem Benutzer eine Vertragsstrafe für diese Beendigung aufzuerlegen.

5.8 Pflichten gegenüber weiteren Unterauftragsverarbeitern.Wenn Smartsupp einen weiteren Unterauftragsverarbeiter einsetzt, muss sich dieser vertraglich zu denselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten verpflichten, die zwischen dem Benutzer und Smartsupp vereinbart wurden, sowie zur Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.

5.9 Haftung für Unterauftragsverarbeiter.Smartsupp haftet für die Handlungen und Unterlassungen seiner Unterauftragsverarbeiter in demselben Umfang, in dem Smartsupp haften würde, wenn die Bereitstellung des Dienstes durch jeden Unterauftragsverarbeiter unmittelbar gemäß den Bedingungen dieser DPA erfolgen würde, sofern in der Vereinbarung nichts anderes festgelegt ist.

5.10 Kosten im Zusammenhang mit der Erfüllung der DPA. Sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde, trägt der Benutzer seine eigenen Kosten im Zusammenhang mit der Erfüllung der DPA. Smartsupp ist berechtigt, dem Benutzer die angemessenen Kosten in Rechnung zu stellen, die bei der Bearbeitung einer Anfrage und der Erfüllung einer Pflicht aus dieser DPA entstehen.

6.1 Pflicht zur Sicherung personenbezogener Daten.Smartsupp hat technische und organisatorische Maßnahmen eingeführt und hält diese aufrecht, um unbefugten oder unbeabsichtigten Zugriff auf personenbezogene Daten, deren Veränderung, Vernichtung oder Verlust, unbefugte Übermittlungen, andere unbefugte Verarbeitung oder sonstigen unbefugten Missbrauch personenbezogener Daten zu verhindern. Smartsupp überwacht regelmäßig die Einhaltung dieser Maßnahmen.

6.2 Besondere Sicherheitsmaßnahmen.Smartsupp hat folgende Maßnahmen eingeführt und hält diese aufrecht, um ein angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten:

Technische Maßnahmen:

a) Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten:

die Plattform, auf der personenbezogene Daten verarbeitet werden, erlaubt für eingehende Netzwerkverbindungen nur sichere Kanäle oder Protokolle; Smartsupp verschlüsselt Daten bei sämtlichen Datenübertragungen mittels SSL/TLS

die IT-Systeme, die personenbezogene Daten verarbeiten, erlauben nur sichere Kanäle oder Protokolle;

kryptografische Schlüssel werden sicher verwaltet.

b) Die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Verarbeitungssysteme und Dienste dauerhaft sicherzustellen:

der physische Zugang durch Personal von Smartsupp ist auf befugte Personen beschränkt;

Smartsupp hat Mechanismen eingeführt, um den physischen oder Online-Zugriff auf Server, auf denen personenbezogene Daten gespeichert sind, zu beschränken;

Verhinderung des Zugriffs unbefugter Personen auf personenbezogene Daten und der unbefugten Nutzung personenbezogener Daten;

zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugte Personen haben nur Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die sie benötigen und auf die sie zugreifen dürfen, und personenbezogene Daten können während der Verarbeitung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden;

der Zugriff wird durch starke Authentifizierung abgesichert (z. B. durch die Verwendung starker Passwörter);

Zugriffsrechte werden regelmäßig überprüft;

Zugriffsversuche (sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene) werden protokolliert und überwacht;

dem Personal von Smartsupp ist es untersagt, personenbezogene Daten herunterzuladen und lokal auf seinen Arbeitsrechnern oder an einem anderen Netzwerkstandort zu verarbeiten;

alle möglichen Ausfälle der Plattform und Anomalien werden protokolliert.

c) Die Fähigkeit, bei einem physischen oder technischen Zwischenfall die Verfügbarkeit personenbezogener Daten und den Zugang zu ihnen zeitnah wiederherzustellen:

Smartsupp hat ein Verfahren, einen Mechanismus und Tools zur Datensicherung eingeführt;

das Wiederherstellungsverfahren, die Lesbarkeit der Daten und die Integrität der Sicherungskopien werden regelmäßig getestet.

d) Smartsupp hat ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung eingeführt.

e) Personenbezogene Daten können während der elektronischen Übermittlung, des Transports oder der Speicherung nicht unbefugt verändert oder gelöscht werden, und die Empfänger jeder Übermittlung können festgestellt und überprüft werden.

Organisatorische Maßnahmen:

f) Sämtliches mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasstes Personal ist über den vertraulichen Charakter der personenbezogenen Daten informiert, hat eine angemessene Schulung hinsichtlich seiner Verantwortlichkeiten erhalten und schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarungen abgeschlossen.

g) Smartsupp hat interne Richtlinien und Prozesse umgesetzt, um die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen abzusichern.

h) Bei Fragen zu dieser DPA, zur Einhaltung der Datenschutzgesetze, zum Datenschutz oder zu sonstigen Datenschutzbelangen kann der Kunde eine E-Mail an dpo@smartsupp.com.

6.3 Sicherheitsvorfälle.Wenn Smartsupp eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten feststellt, meldet Smartsupp diese dem Benutzer unverzüglich, spätestens jedoch 48 Stunden nach Kenntniserlangung von dem Sicherheitsvorfall, und unternimmt angemessene Anstrengungen, um dem Benutzer alle bekannten Informationen über den Vorfall bereitzustellen, beschränkt auf:

Smartsupp beantwortet jede Anfrage des Benutzers um Unterstützung im Falle einer Sicherheitsverletzung mit unangemessener Verzögerung.

6.4 Rechtswidrige Weisungen.Wenn der Benutzer Smartsupp Weisungen erteilt, die zu einem Verstoß gegen Pflichten aus den Datenschutzgesetzen führen, und Smartsupp aufgrund dieser Weisungen von einer Aufsichtsbehörde oder einer anderen Regulierungsbehörde sanktioniert wird oder verpflichtet ist, betroffene Personen zu entschädigen, erklärt sich der Benutzer bereit, Smartsupp nach schriftlicher Mitteilung durch Smartsupp zu entschädigen und für alle entstandenen Schäden aufzukommen.

6.5 Haftungsbeschränkung. Für diese DPA gilt dieselbe Haftungsbeschränkung wie in den Bedingungen festgelegt.

6.6 Änderungen. Es gelten dieselben Regeln für Änderungen wie in den Bedingungen festgelegt.

6.7 Wirksamkeit. Diese DPA wird zusammen mit der Vereinbarung zwischen dem Benutzer und Smartsupp rechtsverbindlich.