Dataansvarlig: Smartsupp.com, s.r.o ., ID nr.: 036 68 681, med registreret adresse Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, repræsenteret af Vladimír Šandera, administrerende direktør, registreret i Erhvervsregistret ført af Regionsdomstolen i Brno, akt nr. C 86206 (“vi”).

Kontaktoplysninger: dpo@smartsupp.com

Vi leverer Smartsupp-platformen (den “Platform”), hvorigennem vi giver dig live chat, Flows (tidligere chatbots), leadgenerering og andre tjenester, som bestilles i henhold til vores servicevilkår (de “Vilkår”). Vi tager privatlivet alvorligt. Vores rolle i behandlingen af personoplysninger er dobbelt. Vi fungerer som dataansvarlig (eller i nogle privatlivslove omtalt som “virksomhed”) og også som databehandler (eller i visse privatlivslove som “tjenesteudbyder”). Denne privatlivspolitik beskriver vores rolle som dataansvarlig, hvilket betyder, at du her finder alle relevante oplysninger om formål, behandlingstid eller dine rettigheder.

Platformen er tilgængelig på webstedet: https://www.smartsupp.com/ ("Websted").

Hvis du ønsker at bruge vores platform som bruger og bruge vores tjenester (så vi vil behandle persondata for f.eks. besøgende på dit websted), behandler vi personoplysninger i henhold til dine instruktioner. Vær opmærksom på, at du i sådanne situationer fungerer som dataansvarlig. Regler for, hvordan vi håndterer personoplysninger i sådanne tilfælde, er tilgængelige i vores databehandlingsvilkår, der kan findes her: https://help.smartsupp.com/da/articles/12647343.

Vi har delt artiklen op i flere sektioner:

For at gøre det så gennemsigtigt som muligt har vi opdelt persondata, som vi behandler, i følgende kategorier:

Vi får personoplysninger direkte fra dig, eller hvis du er bruger af platformen og din konto blev oprettet af din arbejdsgiver/kontraktsforhold, kan vi få personoplysninger fra sådan arbejdsgiver/kontraktspart, som vi har et kontraktforhold til.

Vores platform er ikke beregnet til lagring eller behandling af særlige kategorier af personoplysninger (fx helbredsdata, biometriske oplysninger osv.).

Vi bruger dine persondata for at give dig de ønskede tjenester, hvilket kan
omfatte e-mailnotifikation og nyhedsbreve, yde kundesupport, opfylde juridiske
forpligtelser osv. Alle formål og brug af data fremgår af denne del B af
privatlivspolitikken, hvor du kan se, til hvilke formål vi bruger dine data, hvilken type data der
behandles, og hvor længe data opbevares.
​
Vi sælger ikke dine data til tredjeparter, men vi kan dele dem med vores partnere, som hjælper os med at levere vores tjenester (se Del D af denne privatlivspolitik).

Vi behandler primært persondata for at levere vores tjenester til dig, give dig adgang til kontoen på platformen (og give dine medarbejdere og andet personale adgang) og de ønskede ydelser, særligt når du registrerer dig i platformen, opretter en brugerkonto, udfylder faktureringsoplysninger og betaler for vores tjenester samt kontakter os for yderligere information. Som led i dette kan vi desuden sende dig beskeder vedrørende aftaleindgåelse og opfyldelse, nye produkt- og tjenestelanceringer, betalingspåmindelser, nulstilling af adgangskode og andre vigtige informationer. Disse informationer (og anden gensidig kommunikation) kan også sendes via e-mail (e-mailnotifikation). Til dette formål behandler vi dine identifikationsoplysninger, loginoplysninger, kontaktoplysninger, betalingsdata og faktureringsoplysninger, logoplysninger, IP-adresse og andre oplysninger om brugen af platformen, data forbundet med opfyldelse af aftalen samt kommunikationsdata, hvis kommunikationen vedrører et gensidigt kontraktforhold.

Betalinger foretages via betalingstjenesteudbydere, som er beskrevet i Del D – listen over modtagere.

Det juridiske grundlag for denne behandling er opfyldelse af kontrakten mellem dig og os samt nødvendigheden af at træffe foranstaltninger på din anmodning, inden aftalen indgås. Hvis du ikke er direkte part i aftalen (f.eks. hvis du er medarbejder hos vores kunde eller handler på vegne af vores kunde), behandler vi dine persondata på baggrund af vores legitime interesse i opfyldelse af indgåede kontrakter.

Data behandles i hele aftalens løbetid og for den periode, det er nødvendigt for at opfylde forpligtelserne under aftalen. Hvis du ikke bruger din konto i en længere periode, deaktiveres den, men hvis du ønsker at slette oplysninger om din konto, skal du kontakte os via kontaktoplysninger eller support eller anden kontaktvej.

Om Google Workspace API: Vi bekræfter, at vores brug af Google Workspace API'er udelukkende er begrænset til at tilbyde vores tjenester til brugere. Vi bruger ikke nogen data, der fås via Google Workspace API'er, til at udvikle, forbedre eller træne generelle kunstig intelligens (AI) eller maskinlæringsmodeller. Vores brug er i overensstemmelse med Googles Limited Use-krav beskrevet her.

Vi behandler også dine personoplysninger for at yde dig kundesupport, inklusiv håndtering af alle henvendelser og forespørgsler, opfølgende kommunikation og levering af dokumentation til yderligere kommunikation med enheder.

Til dette formål behandler vi dine identifikationsoplysninger, kontaktoplysninger, IP-adresse og andre oplysninger om brugen af platformen, data forbundet med opfyldelse af aftalen og kommunikationsdata, hvis kommunikationen vedrører kundesupport.

Det juridiske grundlag for denne behandling er opfyldelse af kontrakten mellem dig og os eller vores legitime interesse.

Persondata behandles i hele kontraktforholdet med kunden og dernæst så længe, det er nødvendigt for at beskytte vores retsinteresser eller nødvendigt for at håndtere forespørgslen. Maksimal opbevaringsperiode er fastsat til 3,5 år efter henvendelsen blev modtaget.

Vi bruger også informationer til at evaluere kunder, der bruger produktet, vurdere tilfredshed, trends og sikre, at platformen udnyttes maksimalt.

Til dette formål behandler vi dine identifikationsoplysninger, kontaktoplysninger, brugeroplysninger, data forbundet med opfyldelse af aftalen samt oplysninger indsamlet via spørgeskemaer.

Det juridiske grundlag er vores legitime interesse, som består i at forbedre platformen og brugeroplevelsen.

Persondata opbevares i perioden for det gensidige forhold. Data behandles i en rimelig periode nødvendig for den gensidige kommunikation eller gennemførsel af undersøgelser.

Vi kan også behandle dine data for at beskytte os mod uautoriseret brug af vores platform og tjenester samt for at sikre sikker brug. Derudover kan vi bruge personoplysninger for at beskytte egne krav eller for at undersøge, forhindre eller træffe foranstaltninger vedrørende ulovlige aktiviteter, mistanke om svindel, situationer, der udgør en potentiel trussel mod fysisk sikkerhed for enhver person eller overtrædelse af vores vilkår. Dette formål omfatter også behandling af personoplysninger ved eventuel håndtering af klager.

Til dette formål behandler vi dine identifikationsoplysninger, loginoplysninger, kontaktoplysninger, betalingsdata og faktureringsoplysninger, logoplysninger, IP-adresse og andre oplysninger om brugen af platformen, brugeroplysninger, data forbundet med opfyldelse af aftalen samt kommunikationsdata, hvis kommunikationen vedrører et gensidigt kontraktforhold.

Det juridiske grundlag er vores legitime interesse i at beskytte vores rettigheder og pligter samt beskyttelse mod svindel og misbrug.

Vi behandler data i det tidsrum, hvor forældelsesfrister eller enhver anden frist for at gøre krav gældende løber. Denne periode kan ændres alt efter det aktuelle forhold og konkrete konstateringer og forårsagede bedragerier. Generelt kan perioden for behandling fastsættes i forhold til forældelsesfristen (f.eks. 10 år i henhold til gældende lovgivning).

Som alle virksomheder skal vi også opfylde juridiske forpligtelser, især indenfor skat, regnskab og andre områder, der gælder for os. Samtidig skal vi være i stand til at yde samarbejde til myndigheder, hvis vi er lovmæssigt forpligtet til det.

Til dette formål behandler vi dine identifikationsoplysninger, kontaktoplysninger, betalingsdata og faktureringsoplysninger, data forbundet med opfyldelse af aftalen samt kommunikationsdata (hvis de bruges i forbindelse med juridiske forpligtelser).

Det juridiske grundlag er opfyldelse af vores juridiske forpligtelser.

Disse data behandles i det tidsrum, som loven kræver. Vi er juridisk forpligtet til at opbevare regnskabsbilag og regnskabsoptegnelser (fakturaer) i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, de vedrører. Vi er derudover forpligtet til at opbevare fakturaer i 3 år fra udgangen af det skatteår, hvor skatteforpligtelsen relateret til fakturaen opstod. Vi er også forpligtet til at opbevare skattedokumenter i 10 år fra udgangen af det skatteår, hvor transaktionen fandt sted.

Vi kan fra tid til anden sende dig kommerciel kommunikation via e-mail. Dette omfatter ikke kommunikation, der er relateret til opfyldelse af kontraktforholdet (fx opdateringer af kontraktvilkår, melding om betalinger, forsinkelser osv.), men er kommunikation om kampagner, rabatter, kampagneaktiviteter og anden brandingkommunikation.

Til dette formål behandler vi din e-mailadresse og dine identifikationsoplysninger.

Det juridiske grundlag for denne behandling er opdelt i to separate punkter:

· Hvis du opretter din konto og registrerer dig, opretter vi en kontrakt og et kundeforhold sammen. Derved behandles personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse (direkte markedsføring).

· Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrevsliste, giver du os samtykke til denne behandling ved at tilmelde dig.

Du kan til enhver tid fravælge nyhedsbreve ved at bruge afmeldingslinket i bunden af hver sendt besked. Du kan også til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvilket har samme betydning som fravalg beskrevet ovenfor.

Personoplysninger behandles i en periode på 2 år fra seneste aktive visning af nyhedsbrevet, medmindre du afmelder dig tidligere.

Vi elsker at dele information om din anmeldelse af platformen, og vi elsker at fortælle verden om det. Derfor kan vi behandle dine personoplysninger og dele din anmeldelse på vores sociale medier eller websted.

Til dette formål behandler vi dine identifikationsoplysninger, kontaktoplysninger og loginoplysninger. Ved udtrykkeligt samtykke behandler vi også billeder, virksomhedsnavn, position og andre personoplysninger, som indgår i anmeldelsen.

Det juridiske grundlag for behandlingen er dit samtykke.

Dine persondata behandles i anmeldelser indtil et evt. tilbagekaldt samtykke, dog maksimalt 5 år.

Du kan også deltage i vores webinarer og andre kurser, som vi arrangerer. Vi behandler dine personoplysninger for at organisere og levere sådanne webinarer eller kurser til dig. Bemærk, at vi kan tage videooptagelser eller billeder fra nogle af disse arrangementer. Vi tilstræber at være så anonyme som muligt, så vi medtager ikke dit navn eller andre oplysninger på billeder eller videoer, medmindre du giver samtykke til det (f.eks. hvis det er en reference).

Vi behandler dine identifikationsoplysninger, kontaktoplysninger, betalingsdata og faktureringsoplysninger samt billeder og videoer.

Det juridiske grundlag for denne behandling er en gensidig kontrakt, vi indgik, da du tilmeldte dig vores webinar/kursus.

Personoplysninger behandles i hele kontraktforholdet med os og derefter i op til 4 år efter kontraktforholdets ophør.

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne drive webstedet og platformen samt sikre sikkerheden, dvs. til intern drift af platformen, til din identificering som registreret bruger ved besøg og gentagne besøg på platformen og for at sikre din sikkerhed. Vi skal også behandle oplysninger om dine præferencer, f.eks. samtykker, hvilke cookies du accepterer, samtykkestrenge til personalisering og markedsføringsformål mv.

Til dette formål behandler vi tekniske data som IP-adresse og cookies kategoriseret som nødvendige.

Det juridiske grundlag er vores legitime interesse i korrekt funktion og sikker drift af vores platform. Data behandles som regel i hele din besøgsperiode på platformen, i højst den periode angivet i cookie-bjælken eller cookiepolitikken. Bemærk, at din browser kan indstille en periode for lagring af cookies.

Vi behandler dine personoplysninger for at forstå, hvordan besøgende bruger vores websted eller platform. Som led i dette kan vi overvåge trafik til vores websted eller platform, optimere det og generelt gøre dit besøg mere gnidningsløst og brugervenligt.

Til dette formål behandler vi cookies kategoriseret som analytiske, leveret af os eller tredjepart, når du giver samtykke. Data behandles som regel i hele din besøgsperiode på platformen, i højst den periode angivet i cookie-bjælken eller cookiepolitikken. Bemærk, at din browser kan indstille en periode for lagring af cookies.

Vi behandler dine personoplysninger for at opnå information om dine personlige præferencer og vise relevant annoncering. Derved kan vi fremme og tilbyde produkter og tjenester på siden og vise dig markedsføringskommunikation relateret til de tjenester, du har spurgt til og promovere vores brand online. Dette kan også omfatte promovering af vores tjenester via sociale medier, da vi deler sådanne informationer med tredjeparter.

Til dette formål behandler vi cookies kategoriseret som marketing, leveret af os eller tredjepart, når du giver samtykke. Data behandles som regel i hele din besøgsperiode på platformen, i højst den periode angivet i cookie-bjælken eller cookiepolitikken. Bemærk, at din browser kan indstille en periode for lagring af cookies.

Smartsupp tilbyder en valgfri connector baseret på Model Context Protocol (MCP), som lader dig bruge platformen fra en AI-assistent efter eget valg, såsom ChatGPT (OpenAI) eller Claude (Anthropic) ("AI-assistenten"). Connectoren virker kun, efter en bruger af din Smartsupp-konto tilføjer den i AI-assistenten og autoriserer den ved at logge ind på Smartsupp. AI-assistenten kan derefter kun agere inden for den brugers tilladelser.

Behandlede data. Afhængigt af, hvad du beder AI-assistenten gøre, læser eller ændrer connectoren følgende data, som er gemt i din Smartsupp-konto:

Vi modtager kun parametre for de forespørgsler, AI-assistenten sender til os. Vi får ikke dine samtaler med AI-assistenten, dens chathistorik eller hukommelse, eller filer, du uploader til den. For at levere connectoren behandler vi også autoriseringsdata (adgangstokens og identifikator for den tilsluttede AI-assistent) og tekniske logfiler for connector-forespørgsler.

Formål og juridisk grundlag. Vi behandler data i din konto for at udføre de handlinger, du anmoder om gennem AI-assistenten, på din instruks som din databehandler under vores databehandlingsvilkår. Vi behandler autoriseringsdata og tekniske logs for at levere connectoren (opfyldelse af kontrakt) og for at holde platformen sikker og forhindre misbrug (legitim interesse). Vi bruger ikke data, der gennemgår connectoren, til at træne AI-modeller, vi sælger det ikke og bruger det ikke til reklame.

Modtagere. Data returneret af connectoren sendes til den valgte AI-assistent, hvis udbyder behandler dem under din egen aftale med denne udbyder og dennes privatlivspolitik. Hvis udbyderen behandler data udenfor Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, sker overførslen på din instruks og under beskyttelsesforanstaltninger i din aftale med udbyderen.

Opbevaring. Vi opbevarer ikke en separat kopi af de data, connectoren returnerer; de bliver liggende i din Smartsupp-konto og opbevares som beskrevet i vores databehandlingsvilkår. Adgangstokens udløber automatisk efter en begrænset periode. Tekniske logfiler over connector-forespørgsler indeholder kun metadata om forespørgslen (som tidspunkt, værktøj brugt og resultatstatus), ikke indholdet af forespørgsler eller svar, og opbevares i 30 dage.

Dine muligheder. Connectoren er valgfri og indtil du autoriserer den, er den slået fra. Du kan afbryde forbindelsen når som helst i connector-indstillingerne for AI-assistenten, hvorefter AI-assistenten ikke længere kan få adgang til din konto. Du kan også bede os om at afbryde forbindelsen på dpo@smartsupp.com.

Personoplysninger opbevares inden for den periode, der er angivet for hvert formål i del B i denne
privatlivspolitik. Generelt opbevarer vi dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at
opfylde formålene beskrevet i denne privatlivspolitik, medmindre længere opbevaring er påkrævet
eller tilladt ved lov (fx til oprettelse, udøvelse eller forsvar af retskrav). Når
opbevaringsperioden for en given type data udløber, slettes eller destrueres dataene.
​
​Du kan også anmode om sletning af dine data ved at kontakte os på dpo@smartsupp.com.
Vi vurderer din anmodning i henhold til afsnit F.4 i denne privatlivspolitik.

Vi overfører eller videregiver ikke dine oplysninger til tredjeparter til andre formål end dem, der er
fastlagt i denne privatlivspolitik (Del B). Derudover er alle formål med datamodtagerne
nævnt i nedenstående tabel. Vi deler persondata med følgende datamodtagere:

Når vi bruger cookies på vores websted og i produktet, kan vi også dele dine personoplysninger med andre datamodtagere, såsom: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Ved anmeldelser kan dine persondata deles på andre platforme såsom: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Derudover kan vi dele dine personoplysninger med visse tredjeparter som dataansvarlige med henblik på "Opfyldelse af juridiske forpligtelser", hvis vi er påkrævet at gøre det efter gældende lovgivning (især administrative myndigheder, politimyndigheder og domstole). Ligeledes kan vi være forpligtet til at dele dine data med personer, der hævder at være blevet skadet af din adfærd.

Der er sikkerhedsprocedurer på plads for at beskytte fortroligheden af dine data. Platformen, hvor personoplysninger behandles, tillader kun sikre kanaler eller protokoller for indgående netværksforbindelser. Vi krypterer data med SSL/TLS for al datatransmission. Vi har desuden implementeret mekanismer til at begrænse fysisk eller online adgang til servere, der huser personoplysninger. Vi har indført processer for regelmæssig testning, evaluering og vurdering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre datasikkerheden.

I alle forhold relateret til behandling af dine personoplysninger, uanset om det handler om spørgsmål, udnyttelse af rettigheder, indsendelse af klage til os osv., kan du kontakte os på dpo@smartsupp.com .

Din anmodning behandles uden unødig forsinkelse, højst inden for 1 måned. I særlige tilfælde, især på grund af anmodningens kompleksitet, er vi berettiget til at forlænge denne periode med yderligere 2 måneder. Vi giver dig selvfølgelig altid besked om sådan forlængelse og grunden til det.

Du har også ret til at klage til tilsynsmyndigheden som beskrevet nedenfor.

Du har ret til at få bekræftet fra os, om vi behandler dine personoplysninger eller ej. Hvis vi behandler dine personoplysninger, har du også ret til at anmode om adgang til oplysninger om formål, omfang af behandlingen, modtagere af data, behandlingens varighed, ret til berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling og til at gøre indsigelse mod behandlingen, ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed samt kilderne til personoplysningerne (disse oplysninger er allerede angivet i dette dokument). Du kan også bede os om en kopi af de personoplysninger, vi behandler. Første kopi leveres gratis; yderligere kopier kan være med gebyr. Datamængden kan begrænses for ikke at krænke andres rettigheder og friheder.

Du har ret til at trække dit samtykke til behandling af personoplysninger tilbage til enhver tid. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker dog ikke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen eller allerede anonymiserede persondata.

Du har ret til at kræve, at vi retter ukorrekte personoplysninger om dig. Afhængigt af formålet med behandlingen kan du også have ret til at forlange ufuldstændige data suppleret, evt. ved at give en yderligere erklæring.

Du har ret til at kræve sletning af dine personoplysninger i følgende tilfælde:

Denne ret kan dog ikke benyttes, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde vores juridiske forpligtelser eller opgaver i offentlighedens interesse eller til etablering, udøvelse eller forsvar af retskrav.

Du har ret til at kræve begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger i følgende tilfælde:

Du har ret til at modtage en kopi af de personoplysninger, vi behandler automatisk med dit samtykke eller ved opfyldelse af en kontrakt. Vi overfører disse data i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format til dig eller en dataansvarlig udpeget af dig, hvis det er teknisk muligt. Omfanget af de leverede data kan begrænses for ikke at krænke andres rettigheder og friheder.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som vi behandler på baggrund af vores legitime interesse. Vi stopper behandlingen, hvis der ikke er tungtvejende grunde til at fortsætte eller hvis behandlingen ikke er nødvendig for etablering, udøvelse eller forsvar af retskrav, eller hvis du protesterer mod behandling til direkte markedsføring. Særlige regler gælder ved indsigelse mod nyhedsbreve. I så fald stopper vi udsendelsen af nyhedsbreve.

Ud over mulighederne for at udnytte dine rettigheder hos os, kan du også indgive en klage til den relevante tilsynsmyndighed, som er Datatilsynet, beliggende Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7.

Denne privatlivspolitik er gældende fra 08.10.2026. Vi har ret til at ændre denne privatlivspolitik fra tid til anden, så tjek den venligst regelmæssigt. Vi offentliggør alle ændringer på vores websted.