Ifølge vilkårene for tjenesten ("Vilkårene") leverer Smartsupp tjenesten som angivet i vilkårene til dig som bruger af tjenesten. Forholdet mellem Smartsupp og brugeren er derfor baseret på en online registreringsproces for brugeren eller via en skriftlig eller elektronisk kontrakt, hvortil vilkårene er vedhæftet, hvilket samlet udgør en aftale mellem dig og Smartsupp ("Aftalen"). Dette databehandlingstillæg (herefter "DPA") udgør en integreret del af aftalen.

Ord, der begynder med stort begyndelsesbogstav, skal have samme betydning som angivet i vilkårene eller ethvert andet tillæg, der henvises til i vilkårene, medmindre andet er angivet i denne DPA.

Smartsupp indgår denne DPA i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, såsom Forordning 2016/679 fra Europa-Parlamentet og Rådet om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger ("GDPR") , databeskyttelsesloven 2018 eller CCPA/CPRA samt andre privatlivslove, der er gældende under levering af tjenesten under aftalen ("gældende privatlivslove").

Når denne DPA fastsætter, at Smartsupp fungerer som databehandler, skal det have den betydning, der tillægges "databehandler" under GDPR og tilsvarende udtryk under andre gældende privatlivslove (f.eks. "tjenesteudbyder" som defineret under CCPA). Når denne DPA fastsætter, at du fungerer som dataansvarlig, skal det have samme betydning som "dataansvarlig" under GDPR og tilsvarende udtryk under gældende privatlivslove (f.eks. "virksomhed" som defineret under CCPA).

Vi har inddelt artiklen i følgende sektioner:

1.1 Behandling af personoplysninger som databehandler. Smartsupp kan behandle personoplysninger på vegne af brugeren, når tjenesten leveres til brugeren, og Smartsupp fungerer da som databehandler (eller underdatabehandler) i forhold til brugeren.

De behandlingsaktiviteter, der udføres af Smartsupp, udspringer af registrering, aftalen eller af dokumenterede anmodninger foretaget af brugeren under leveringen af tjenesten via platformen, der er tilgængelig på https://www.smartsupp.com ("Platformen").

1.2 Bemyndigelse til at behandle personoplysninger. Brugeren bemyndiger hermed Smartsupp til at behandle personoplysninger om de registrerede, som brugeren leverer i overensstemmelse med tjenesten som angivet i denne DPA. Smartsupp behandler personoplysninger for brugeren i henhold til brugerens dokumenterede instruktioner og kun i det omfang, det er nødvendigt for korrekt opfyldelse af Smartsupps forpligtelser under aftalen.

1.3 Brugerens ansvar. Når Smartsupp fungerer som databehandler, fungerer brugeren som dataansvarlig og er derfor ansvarlig for at opfylde alle forpligtelser i forbindelse med behandling af personoplysninger. Blandt disse forpligtelser er at informere de registrerede korrekt om behandlingen af personoplysninger, at indhente samtykke til behandlingen af personoplysninger, hvis det er nødvendigt, og at håndtere forespørgsler fra registrerede vedrørende udøvelse af deres rettigheder (såsom retten til information, adgang, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, indsigelse osv.). Smartsupp hjælper brugeren med at opfylde disse forpligtelser via platformen eller via dokumenterede anmodninger fra brugeren. Smartsupp er dog på ingen måde ansvarlig for rigtigheden og lovligheden af brugerens aktiviteter, herunder enhver aktivitet, der kan overtræde gældende privatlivs- eller anden lovgivning i det land, hvor brugeren anvender tjenesten.

2.1 Genstand for behandlingen. Genstanden for behandling af personoplysninger, som defineret nedenfor, af Smartsupp, er levering af tjenesten som angivet i aftalen, især behandling af personoplysninger, når du bruger vores tjenestefunktioner som beskrevet på webstedet.

2.2 Typer af personoplysninger. Under opfyldelse af forpligtelser i henhold til aftalen og levering af tjenesten kan følgende typer af personoplysninger behandles i overensstemmelse med denne DPA:

a) kontaktoplysninger, såsom fornavn, efternavn, e-mailadresse, telefonnummer eller kontakt i et socialt netværk,

b) oplysninger om besøg på brugerens websted, såsom webstedets URL, dato og tidspunkt for besøg, tekniske oplysninger (skærmopløsning, enhedstype, browsertype, operativsystem mv.), IP-adresse, geolokationsdata (land og by, hvorfra brugeren besøgte dit websted),

c) oplysninger i samtaler mellem brugere og kunder eller andre brugere ved brug af tjenestefunktionerne,

d) tekniske logs og andre oplysninger om brugere, der benytter tjenesten (Smartsupp bruger tredjepartsværktøjer til at indsamle sådanne oplysninger),

e) andre personoplysninger uploadet eller på anden måde anvendt af brugeren, eller

f) de personoplysninger, hvis type, omfang og detaljer bestemmes og kontrolleres af brugeren efter eget skøn under brug af tjenesten.

Omfanget af personoplysninger afhænger af typen af tjenestefunktioner, brugeren anvender. Tjenesten er ikke beregnet til at opbevare særlige kategorier af personoplysninger. Brugeren må ikke bruge tjenesten til at opbevare eller behandle særlige kategorier af personoplysninger. Hvis brugeren gør dette via tjenesten, påtager Smartsupp sig intet ansvar for sådan behandling.

2.3 Kategorier af registrerede. Smartsupp vil behandle personoplysninger om følgende kategorier af registrerede:

a) medarbejdere (og andre medarbejdere og personer, der handler på vegne af brugeren);

b) personer, for hvem brugeren har oprettet en konto i tjenesten;

c) brugeres kunder og andre brugere, som tjenesten leveres til;

d) besøgende på brugerens websted;

e) andre personer, hvis personoplysninger er blevet leveret til Smartsupp af brugeren under leveringen af tjenesten, og hvis personoplysninger er blevet registreret eller på anden måde behandlet i overensstemmelse med brugen af tjenesten for brugeren.

3.1 Karakteren af behandlingen af personoplysninger. Smartsupp behandler personoplysninger på en automatisk, elektronisk måde, og behandlingen vil bestå i adgang til personoplysninger som led i levering af tjenesten, visning af personoplysninger, opbevaring af personoplysninger og andre aktiviteter, som kan svare til levering af tjenesten til brugeren. Karakteren af behandlingen af personoplysninger følger af:

a) aftalen, som parterne har indgået;

b) brugeren eller andre autoriserede brugeres anmodninger via platformen på vegne af brugeren;

c) tjenestens og platformens karakter;

d) andre dokumenterede instruktioner givet af brugeren.

3.2 Formålet med behandlingen. Formålet med behandlingen er at levere tjenesten til brugeren, som defineret i vilkårene, samt andre formål, der kan udspringe af levering af tjenesten.

4.1 Varighed af behandlingen af personoplysninger. Behandlingen af personoplysninger vil finde sted i hele aftalens gyldighedsperiode eller så længe Smartsupp modtager instruktioner fra brugeren i forbindelse med opfyldelsen af aftalen. Smartsupp forpligter sig til at overholde forpligtelserne i databeskyttelseslovgivningen i hele aftalens løbetid, medmindre det fremgår af aftalen, at de skal fortsætte efter ophøret.

4.2 Tilbagelevering og sletning af personoplysninger. Hvis aftalen ophører, skal Smartsupp, i det omfang det er tilladt i henhold til gældende privatlivslovgivning, slette alle personoplysninger, der er lagret med henblik på levering af tjenesten, inden for 3 måneder efter ophør. Hvis brugeren anmoder Smartsupp inden for nævnte periode om at få data tilbageleveret, er Smartsupp berettiget til at opkræve et rimeligt honorar, som varsles på forhånd.

5.1 Smartsupps forpligtelser. Ved behandling af personoplysninger forpligter Smartsupp sig til:

a) behandle personoplysninger udelukkende på baggrund af brugerens dokumenterede instruktioner; for at undgå tvivl skal behandling af personoplysninger i overensstemmelse med aftalens forpligtelser anses for at udføres i henhold til brugerens instruktioner;

b) følge brugerens instruktioner om overførsel af personoplysninger til tredjeland eller international organisation, medmindre sådan behandling allerede kræves i henhold til EU- eller national lovgivning, som Smartsupp er underlagt;

c) sikre, at personer, der er autoriserede til at behandle personoplysninger, er forpligtet til fortrolighed eller er underlagt en retslig fortrolighedsforpligtelse;

d) under hensyn til behandlingens karakter, at bistå brugeren gennem passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvor det er muligt, med at opfylde brugerens forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelse af registreredes rettigheder; reglerne for håndtering af registreredes anmodninger er angivet i artikel 5.2 i denne DPA;

e) bistå brugeren med at opfylde brugerens forpligtelser til (i) at sikre det fornødne sikkerhedsniveau ved behandling, (ii) indberette brud på persondatasikkerheden til datatilsynet og, hvor relevant, til registrerede, (iii) vurdere konsekvensen for beskyttelsen af personoplysninger samt (iv) foretage forhåndshøring hos datatilsynet, alt under hensyntagen til behandlingens karakter og arten af de behandlede personoplysninger;

f) give brugeren eller en person, som brugeren har bemyndiget, mulighed for at kontrollere (herunder audit eller inspektion) overholdelsen af denne DPA, især opfyldelsen af forpligtelserne vedrørende behandling af personoplysninger, og bidrage til sådanne kontroller i henhold til brugerens eller den bemyndigedes rimelige instruktioner; de konkrete regler for audits fastsættes i artiklerne 5.3 og 5.4 i denne DPA;

g) give brugeren alle oplysninger, som med rimelighed kan forventes fra Smartsupp, til at dokumentere, at forpligtelser i relevant databeskyttelseslovgivning er overholdt.

5.2 Registreredes anmodninger. Hvis en registreret kontakter Smartsupp direkte, skal Smartsupp underrette den registrerede om at rette sin anmodning direkte til brugeren. Smartsupp skal kun i kommercielt rimeligt omfang bistå brugeren med at besvare sådanne anmodninger fra registrerede, i det omfang Smartsupp er juridisk berettiget til det. Brugeren er ansvarlig for eventuelle omkostninger i forbindelse med assistance fra Smartsupp og for korrekt håndtering af sådanne anmodninger.

5.3 Regler for audit. Brugeren skal sende enhver anmodning om audit (kontrol) udelukkende til Smartsupps e-mailadresse dpo@smartsupp.com med rimelige intervaller. Ved modtagelse af en audit-anmodning skal parterne på forhånd aftale (i) mulig dato for audit, (ii) sikkerhedsforanstaltninger samt hvordan man sikrer overholdelse af fortrolighedsforpligtelser under auditen, og (iii) forventet start, omfang og varighed af auditen. Hvis der ikke opnås enighed inden for 30 dage efter anmodningsdatoen, fastsætter Smartsupp betingelserne for auditen.

5.4 Auditor. Smartsupp kan fremsætte skriftlig indsigelse mod enhver auditor (bemyndiget person), som brugeren har udpeget, hvis Smartsupp mener, at auditor ikke er tilstrækkeligt kvalificeret, ikke er uafhængig, indtager en konkurrerende position med Smartsupp eller af anden åbenbar årsag er uegnet. Efter indsigelsen er brugeren forpligtet til at udpege en anden auditor eller udføre auditen selv. Brugeren skal straks informere Smartsupp om eventuelle konstaterede mangler, uanset om det vedrører gældende privatlivslovgivning eller denne DPA, der opdages under auditten.

5.5 Audit-omfang. Omfanget af den audit, brugeren udfører, omfatter kun dokumentation og processer, der direkte vedrører brugerens brug af tjenesten.

5.6 Underdatabehandlere. Brugeren accepterer, at andre underdatabehandlere kan involveres i behandlingen af personoplysninger. Afhængigt af typen af tjeneste, der leveres eller anmodes om, kan Smartsupp bruge andre underdatabehandlere eller dele personoplysninger med andre datamodtagere. Brugeren accepterer, at Smartsupp involverer underdatabehandlere, som er opført her: https://help.smartsupp.com/da/articles/12647685

5.7 Indsigelser mod andre underdatabehandlere. Smartsupp informerer brugeren skriftligt eller ved opdatering af listen over underdatabehandlere om inddragelse af en ekstra underdatabehandler inden involveringen, og brugeren kan gøre indsigelse mod inddragelsen inden for 10 arbejdsdage efter meddelelse. Hvis brugeren ikke gør indsigelse inden for den fastsatte frist, involveres den ekstra underdatabehandler. I tilfælde af indsigelse vurderer Smartsupp indsigelsen og, hvis den vurderes berettiget, engageres den ekstra underdatabehandler ikke, eller der foretages kommercielt rimelige ændringer af brugerens konfiguration eller brug af tjenesten for at undgå behandling hos den underdatabehandler. Hvis ændring ikke er mulig, kan Smartsupp opsige aftalen helt eller delvist eller undlade at levere den del af tjenesten, som er knyttet til den underdatabehandler, uden at pådrage sig misligholdelse eller andet ansvar. Smartsupp refunderer brugeren eventuelle forudbetalte gebyrer for resten af perioden efter ophørsdatoen for den relevante tjeneste uden at pålægge brugeren en bøde for sådan opsigelse.

5.8 Forpligtelser overfor andre underdatabehandlere.Hvis Smartsupp engagerer en anden underdatabehandler, skal denne kontraktligt forpligte sig til de samme krav om beskyttelse af personoplysninger som aftalt mellem brugeren og Smartsupp samt implementere passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

5.9 Ansvar for underdatabehandler.Smartsupp er ansvarlig for underdatabehandleres handlinger og undladelser i samme omfang, som Smartsupp ville være i relation til levering af tjenesten fra hver underdatabehandler direkte i henhold til vilkårene i denne DPA, medmindre andet fremgår af aftalen.

5.10 Omkostninger i forbindelse med DPA'ens opfyldelse. Medmindre andet er aftalt skriftligt, afholder brugeren egne omkostninger forbundet med opfyldelsen af DPA'en. Smartsupp er berettiget til at opkræve brugeren rimelige omkostninger til behandling af enhver anmodning og opfyldelse af enhver forpligtelse under denne DPA.

6.1 Forpligtelse til at sikre personoplysninger. Smartsupp har vedtaget og opretholder tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at forhindre uautoriseret eller utilsigtet adgang til, ændring, destruktion eller tab af personoplysninger, uautoriserede transmissioner, anden uautoriseret behandling eller anden uberettiget misbrug af personoplysninger. Smartsupp overvåger regelmæssigt overholdelsen af disse foranstaltninger.

6.2 Specifikke sikkerhedsforanstaltninger. Smartsupp har vedtaget og opretholder følgende foranstaltninger for at sikre et passende sikkerhedsniveau:

Tekniske foranstaltninger:

a) Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger:

Platformen, hvor personoplysninger behandles, tillader kun sikre kanaler eller protokoller for indgående netværksforbindelser; Smartsupp krypterer data ved brug af SSL/TLS ved al datatransmission

IT-systemer, der behandler personoplysninger, tillader kun sikre kanaler eller protokoller;

kryptografiske nøgler administreres sikkert.

b) Mulighed for at sikre løbende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og modstandsdygtighed for behandlingssystemer og -tjenester:

fysisk adgang for Smartsupps personale er begrænset til autoriserede personer;

Smartsupp har indført mekanismer til at begrænse fysisk eller online adgang til servere, der hoster personoplysninger;

forhindring af uautoriserede personer i at få adgang til personoplysninger og forhindring af, at personoplysninger bruges uden godkendelse;

personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger, har kun adgang til de personoplysninger, de har brug for, og er autoriseret til, og at personoplysninger ikke kan læses, kopieres, ændres eller fjernes uden godkendelse under behandlingen;

adgang er stærkt autentificeret (f.eks. ved brug af stærke adgangskoder);

adgangsrettigheder kontrolleres løbende;

adgangsforsøg (både succesfulde og mislykkede) logges og overvåges;

Smartsupp-medarbejdere har forbud mod at downloade og behandle personoplysninger lokalt på arbejdsstationer eller andre netværkslokationer;

alle mulige fejl på platformen og uregelmæssigheder logges.

c) Muligheden for hurtigt at gendanne tilgængeligheden af og adgang til personoplysninger i tilfælde af fysiske eller tekniske hændelser:

Smartsupp har implementeret backup-processer, mekanismer og værktøjer;

gendannelsesprocedure, datalæsbarhed og integritet af backups testes løbende.

d) Smartsupp har indført procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er på plads for at sikre behandlingssikkerheden.

e) Personoplysninger må ikke ændres eller slettes uden godkendelse under elektronisk transmission, transport eller opbevaring, og at modtagende enheder for enhver overførsel kan identificeres og verificeres.

Organisatoriske foranstaltninger:

f) Alt personale, der er involveret i behandlingen af personoplysninger, er informeret om personoplysningernes fortrolige karakter, har modtaget passende træning om deres ansvar og har underskrevet skriftlige fortrolighedsaftaler.

g) Smartsupp har implementeret interne retningslinjer og processer for at sikre behandling af personoplysninger i overensstemmelse med gældende privatlivslovgivning.

h) Ved spørgsmål om denne DPA, overholdelse af databeskyttelseslovgivning, dataprivatliv eller andre privatlivsspørgsmål kan kunden skrive en e-mail til dpo@smartsupp.com.

6.3 Sikkerhedshændelser. Hvis Smartsupp opdager et brud på persondatasikkerheden, rapporteres det til brugeren uden unødig forsinkelse, senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på hændelsen, og Smartsupp skal gøre rimelige forsøg på at give brugeren al kendt information om hændelsen, begrænset til:

Smartsupp vil reagere på enhver anmodning fra brugeren om assistance i tilfælde af sikkerhedsbrud uden unødig forsinkelse.

6.4 Ulovlige instruktioner. Hvis brugeren instruerer Smartsupp på en sådan måde, at en overtrædelse af databeskyttelseslovgivningen sker, og Smartsupp bliver sanktioneret af en tilsynsmyndighed eller et andet regulerende organ på baggrund af denne instruktion eller kræves at betale erstatning til de registrerede, accepterer brugeren at kompensere Smartsupp og betale eventuelle skader efter skriftlig meddelelse fra Smartsupp.

6.5 Ansvarsbegrænsning. Samme ansvarsbegrænsning som angivet i vilkårene gælder for denne DPA.

6.6 Ændringer. Samme regler for ændringer som angivet i vilkårene gælder.

6.7 Ikrafttræden. Denne DPA bliver juridisk bindende mellem brugeren og Smartsupp sammen med aftalen.