Съгласно Условията за ползване („Условията“), Smartsupp Ви предоставя Услугата, както е предвидено в Условията, в качеството Ви на потребител на Услугата. Следователно отношенията между Smartsupp и потребителя се основават на процес на онлайн регистрация на потребителя или на писмен или електронен договор, към който са приложени Условията и които заедно образуват споразумение между Вас и Smartsupp („Споразумението“). Настоящото допълнение за обработване на данни (наричано по-долу „DPA“) е неразделна част от Споразумението.

Думите, започващи с главна буква, имат същото значение, както е посочено в Условията или във всяко друго приложение, посочено в Условията, освен ако в настоящото DPA не е предвидено друго.

Smartsupp сключва настоящото DPA в съответствие с приложимото законодателство за защита на данните, като Регламент 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни („GDPR”) , Закона за защита на данните от 2018 г. или CCPA/CPRA, както и в съответствие с други закони за защита на личните данни, приложими при предоставянето на Услугата по Споразумението („приложимо законодателство за защита на личните данни”).

Когато настоящото DPA предвижда, че Smartsupp действа като обработващ лични данни, това понятие има значението на „обработващ лични данни“ съгласно GDPR и на други равнозначни понятия съгласно друго приложимо законодателство за защита на личните данни (напр. „Доставчик на услуги“, както е определено в CCPA). Когато настоящото DPA предвижда, че Вие действате като администратор на лични данни, това понятие има значението на „администратор“ съгласно GDPR и на други равнозначни понятия съгласно приложимото законодателство за защита на личните данни (напр. „Предприятие“, както е определено в CCPA).

Разделихме статията на няколко раздела:

1.1 Обработване на лични данни в качеството на обработващ лични данни.Smartsupp може да обработва лични данни от името на потребителя при предоставянето на Услугата на потребителя, като в този случай Smartsupp действа като обработващ лични данни (или подизпълнител по обработването) по отношение на потребителя.

Дейностите по обработване, извършвани от Smartsupp, произтичат от регистрацията, Споразумението или документирани искания на потребителя при предоставянето на Услугата чрез платформата, достъпна на https://www.smartsupp.com („Платформата”).

1.2 Упълномощаване за обработване на лични данни.С настоящото потребителят упълномощава Smartsupp да обработва предоставените от потребителя лични данни на субектите на данни във връзка с Услугата, както е посочено в настоящото DPA. Smartsupp ще обработва лични данни за потребителя съгласно документираните указания на потребителя и само доколкото е необходимо за надлежното изпълнение на задълженията на Smartsupp по Споразумението.

1.3 Отговорност на потребителя. Тъй като Smartsupp действа като обработващ лични данни, потребителят действа като администратор и следователно носи отговорност за изпълнението на всички задължения, свързани с обработването на лични данни. Тези задължения включват надлежно информиране на субектите на данни относно обработването на лични данни, получаване на съгласие за обработване на лични данни, когато е необходимо, и разглеждане на искания от субекти на данни относно упражняването на техните права (като правото на информация, достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, възражение и др.). Smartsupp ще съдейства на потребителя при изпълнението на тези задължения чрез Платформата или въз основа на документирани искания на потребителя. Smartsupp обаче не носи каквато и да е отговорност за точността и законосъобразността на дейностите на потребителя, включително за всяка дейност, която може да нарушава законодателството за защита на личните данни или друго законодателство в държавата, от която потребителят използва Услугата.

2.1 Предмет на обработването. Предметът на обработването от Smartsupp на личните данни, определени по-долу, е предоставянето на Услугата съгласно Споразумението, по-специално обработването на лични данни, когато използвате функциите на нашата Услуга, описани на Уебсайта.

2.2 Видове лични данни. В рамките на изпълнението на задълженията по Споразумението и предоставянето на Услугата следните видове лични данни могат да бъдат обработвани в съответствие с настоящото DPA:

a) информация за контакт, като име, фамилия, имейл адрес, телефонен номер или данни за контакт чрез акаунт в социална мрежа,

b) данни за посещенията на уебсайта на потребителя, като URL на посетения уебсайт, дата и час на посещението на уебсайта, техническа информация (разделителна способност на екрана, вид устройство, вид браузър, операционна система и др.), IP адрес, геолокационни данни (държава и град, от които потребителят е разглеждал Вашия уебсайт),

c) информация, съдържаща се в разговорите между потребители и клиенти или други потребители при използване на функциите на Услугата,

d) технически журнали и друга информация за потребителите, използващи Услугата (Smartsupp използва инструменти на трети страни за събиране на такава информация),

e) други лични данни, качени или използвани по друг начин от потребителя, или

f) лични данни, чийто вид, обхват и подробности се определят и контролират от потребителя единствено по негова преценка при предоставянето на Услугата.

Обхватът на личните данни зависи от вида на функциите на Услугата, използвани от потребителя. Услугата не е предназначена за съхраняване на специални категории лични данни. Потребителят не трябва да използва Услугата за съхраняване или обработване на специални категории лични данни. Ако потребителят ги обработва чрез Услугата, Smartsupp не носи отговорност за такова обработване.

2.3 Категории субекти на данни. Smartsupp ще обработва лични данни за следните категории субекти на данни:

a) служители на потребителя (и други работници и лица, действащи от името на потребителя);

b) лица, за които потребителят е създал акаунт в рамките на Услугата;

c) клиенти и други потребители на потребителя, на които се предоставя Услугата;

d) посетители на уебсайта на потребителя;

e) други лица, чиито лични данни са предоставени на Smartsupp от потребителя при предоставянето на Услугата и чиито лични данни са записани или са обработени по друг начин във връзка с предоставянето на Услугата на потребителя.

3.1 Естество на обработването на лични данни. Smartsupp ще обработва лични данни по автоматизиран, електронен начин, като обработването ще се състои в достъп до личните данни като част от предоставянето на Услугата, преглед на личните данни, съхраняване на лични данни и други дейности, които могат да са свързани с предоставянето на Услугата на потребителя. Естеството на обработването на лични данни произтича от:

a) Споразумението, сключено между Страните;

b) исканията на потребителя или на други упълномощени потребители, използващи Платформата от името на потребителя;

c) естеството на Услугата и Платформата;

d) всякакви други документирани указания, предоставени от потребителя.

3.2 Цел на обработването. Обработването има за цел предоставянето на Услугата на потребителя, както е определено в Условията, както и постигането на други цели, които могат да произтичат от предоставянето на Услугата.

4.1 Продължителност на обработването на лични данни.Обработването на лични данни ще се извършва за срока на Споразумението или докато Smartsupp получава указания от потребителя във връзка с изпълнението на Споразумението. Smartsupp се задължава да спазва задълженията, предвидени в законодателството за защита на данните, през целия срок на Споразумението, освен ако от Споразумението не е ясно, че те трябва да продължат да се прилагат след неговото прекратяване.

4.2 Връщане и изтриване на лични данни. Ако Споразумението бъде прекратено, доколкото е разрешено от приложимото законодателство за защита на личните данни, Smartsupp трябва да изтрие всички лични данни, съхранявани за целите на предоставянето на Услугата, в срок от 3 месеца след прекратяването. Ако в рамките на посочения по-горе срок Потребителят уведоми Smartsupp, че предпочита данните да бъдат върнати, Smartsupp има право да начисли разумна такса, чийто размер ще бъде съобщен предварително.

5.1 Задължения на Smartsupp.При обработването на лични данни Smartsupp се задължава да:

a) обработва лични данни единствено въз основа на документирани указания на потребителя; за избягване на съмнение обработването на лични данни в изпълнение на задълженията по Споразумението се счита за извършено в съответствие с указанията на потребителя;

b) следва указанията на потребителя относно предаването на лични данни в трета държава или към международна организация, освен ако такова обработване вече се изисква от правото на Европейския съюз или на държава членка, което се прилага спрямо Smartsupp;

c) гарантира, че лицата, упълномощени да обработват лични данни, са обвързани със задължение за поверителност или са обект на законово задължение за поверителност;

d) като отчита естеството на обработването, съдейства на потребителя чрез подходящи технически и организационни мерки, когато е възможно, за изпълнение на задължението на потребителя да отговаря на искания за упражняване на правата на субектите на данни; правилата за разглеждане на исканията на субектите на данни са посочени в член 5.2 от настоящото DPA;

e) съдейства на потребителя при изпълнението на неговите задължения да (i) осигури нивото на сигурност на обработването, (ii) уведомява органа за защита на данните и, когато е приложимо, субектите на данни за нарушения на сигурността на личните данни, (iii) оценява въздействието върху защитата на личните данни и (iv) провежда предварителна консултация с органа за защита на данните, като във всички случаи отчита естеството на обработването и естеството на обработваните лични данни;

f) позволява на потребителя или на упълномощено от него лице да проверява (включително чрез одит или инспекция) спазването на настоящото DPA, по-специално изпълнението на произтичащите от него задължения за обработване на лични данни, и съдейства за такива проверки съгласно разумните указания на потребителя или на упълномощеното лице; конкретните правила за одитите са посочени в членове 5.3 и 5.4 от настоящото DPA;

g) предоставя на потребителя цялата информация, която разумно може да се очаква от Smartsupp, за удостоверяване на изпълнението на задълженията, предвидени в съответното законодателство за защита на данните.

5.2 Искания на субектите на данни. Ако субект на данни се свърже директно със Smartsupp, Smartsupp трябва да информира субекта на данни, че следва да отправи искането директно до потребителя. Smartsupp ще полага само разумни от търговска гледна точка усилия, за да съдейства на потребителя при отговора на такова искане на субект на данни, доколкото законът позволява на Smartsupp да го прави. Потребителят носи отговорност за всички разходи, произтичащи от предоставянето на такова съдействие от Smartsupp, както и за правилното разглеждане на такова искане.

5.3 Правила за одит. Потребителят трябва да изпраща всяко искане за одит (проверка) единствено на имейл адреса на Smartsupp dpo@smartsupp.com, на разумни интервали. При получаване на искане за одит страните трябва предварително да се договорят относно (i) възможната дата на одита, (ii) мерките за сигурност и начина за осигуряване на спазването на задълженията за поверителност по време на одита и (iii) очакваното начало, обхват и продължителност на одита. Ако не бъде постигнато съгласие в срок от 30 дни от датата на искането, Smartsupp определя условията на одита.

5.4 Одитор.Smartsupp може да направи писмено възражение срещу всеки одитор (упълномощено лице), назначен от потребителя, ако според Smartsupp одиторът не е достатъчно квалифициран, не е независим, е конкурент на Smartsupp или е явно неподходящ по друга причина. След възражението потребителят е длъжен да назначи друг одитор или да извърши одита самостоятелно. Потребителят трябва незабавно да уведоми Smartsupp за всяко несъответствие с приложимото законодателство за защита на личните данни или с настоящото DPA, установено по време на одита.

5.5 Обхват на одита. Обхватът на одита, извършван от потребителя, включва само документация и процеси, пряко свързани с използването на Услугата от конкретния потребител.

5.6 Подизпълнители по обработването. Потребителят се съгласява с участието на други подизпълнители по обработването на лични данни. В зависимост от вида на Услугата, предоставяна на потребителя или поискана от него, Smartsupp може да използва други подизпълнители по обработването или да споделя лични данни с други получатели на лични данни. Потребителят се съгласява Smartsupp да включва подизпълнителите по обработването, изброени на: https://help.smartsupp.com/bg/articles/12647685

5.7 Възражения срещу други подизпълнители по обработването. Smartsupp трябва да информира потребителя писмено или чрез актуализиране на списъка с подизпълнители по обработването за включването на допълнителен подизпълнител по обработването, преди той да бъде включен, а потребителят може да възрази срещу включването му в срок от 10 работни дни след уведомяването. Ако потребителят не възрази в определения срок, Smartsupp ще включи допълнителния подизпълнител по обработването. Ако потребителят направи възражение, Smartsupp ще го оцени и, ако го намери за основателно, няма да ангажира допълнителния подизпълнител по обработването или ще направи разумна от търговска гледна точка промяна в конфигурацията на потребителя или в използването на Услугата, за да избегне обработването от такъв подизпълнител. Ако промяната не е възможна, Smartsupp може да прекрати Споразумението с потребителя (или част от него) или да не предоставя частта от Услугата, с която е свързан допълнителният подизпълнител по обработването, без това да представлява неизпълнение или нарушение на каквото и да е задължение. Smartsupp ще възстанови на потребителя всички предплатени такси, покриващи остатъка от срока на такова Споразумение след датата на влизане в сила на прекратяването по отношение на прекратената Услуга, без да налага на потребителя неустойка за това прекратяване.

5.8 Задължения към други подизпълнители по обработването.Ако Smartsupp ангажира друг подизпълнител по обработването, този подизпълнител трябва да поеме договорно същите задължения за защита на личните данни като договорените между потребителя и Smartsupp, както и да прилага подходящи технически и организационни мерки.

5.9 Отговорност за подизпълнител по обработването.Smartsupp носи отговорност за действията и бездействията на своите подизпълнители по обработването в същата степен, в която Smartsupp би носило отговорност, ако предоставянето на Услугата от всеки подизпълнител по обработването се извършваше пряко съгласно условията на настоящото DPA, освен ако в Споразумението не е предвидено друго.

5.10 Разходи, свързани с изпълнението на DPA. Освен ако не е договорено друго в писмена форма, потребителят поема собствените си разходи, свързани с изпълнението на DPA. Smartsupp има право да начислява на потребителя разумните разходи, направени при разглеждането на всяко искане и изпълнението на всяко задължение по настоящото DPA.

6.1 Задължение за осигуряване на сигурността на личните данни.Smartsupp е приело и поддържа технически и организационни мерки за предотвратяване на неразрешен или случаен достъп до лични данни, тяхното изменение, унищожаване или загуба, неразрешено предаване, друго неразрешено обработване или друга неразрешена злоупотреба с лични данни. Smartsupp редовно следи за спазването на тези мерки.

6.2 Конкретни мерки за сигурност.Smartsupp е приело и поддържа следните мерки за осигуряване на подходящо ниво на сигурност:

Технически мерки:

a) Псевдонимизация и криптиране на лични данни:

Платформата, на която се обработват лични данни, позволява само сигурни канали или протоколи за входящи мрежови връзки; Smartsupp криптира данните чрез SSL/TLS при всяко предаване на данни

ИТ системите, обработващи лични данни, позволяват само сигурни канали или протоколи;

криптографските ключове се управляват по сигурен начин.

b) Способност за осигуряване на постоянна поверителност, цялостност, наличност и устойчивост на системите и услугите за обработване:

физическият достъп на персонала на Smartsupp е ограничен до упълномощени лица;

Smartsupp е приело механизми за ограничаване на физическия или онлайн достъп до сървърите, на които се съхраняват лични данни;

предотвратяване на достъпа на неупълномощени лица до лични данни и предотвратяване на използването на лични данни без разрешение;

лицата, упълномощени да обработват лични данни, имат достъп само до личните данни, които са им необходими и до които са упълномощени да имат достъп, като личните данни не могат да бъдат четени, копирани, променяни или премахвани без разрешение по време на обработването;

достъпът се удостоверява чрез надеждни методи (напр. чрез използване на силни пароли);

правата за достъп се проверяват периодично;

опитите за достъп (както успешни, така и неуспешни) се регистрират и наблюдават;

на персонала на Smartsupp е забранено да изтегля и обработва лични данни локално на работните си станции или на друго мрежово местоположение;

всички възможни неизправности на Платформата и аномалии се регистрират.

c) Способност за своевременно възстановяване на наличността на личните данни и достъпа до тях в случай на физически или технически инциденти:

Smartsupp е приело процес, механизъм и инструменти за създаване на резервни копия;

процедурата за възстановяване, четимостта на данните и цялостността на резервните копия се тестват периодично.

d) Smartsupp е приело процес за редовно тестване, оценяване и преценка на ефективността на въведените технически и организационни мерки за осигуряване на сигурността на обработването.

e) Личните данни не могат да бъдат променяни или изтривани без разрешение по време на електронно предаване, транспортиране или съхраняване, а получателите при всяко предаване могат да бъдат установени и проверени.

Организационни мерки:

f) Всички членове на персонала, участващи в обработването на лични данни, са информирани за поверителния характер на личните данни, преминали са подходящо обучение относно своите отговорности и са сключили писмени споразумения за поверителност.

g) Smartsupp е въвело вътрешни директиви и процеси за осигуряване на сигурността на обработването на лични данни в съответствие с приложимото законодателство за защита на личните данни.

h) За въпроси относно настоящото DPA, спазването на законодателството за защита на данните, поверителността на данните или други въпроси, свързани с поверителността, Клиентът може да изпрати имейл на dpo@smartsupp.com.

6.3 Инциденти със сигурността.Ако Smartsupp установи нарушение на сигурността на личните данни, трябва да уведоми потребителя без ненужно забавяне, не по-късно от 48 часа след узнаването за инцидента със сигурността, и трябва да положи разумни усилия, за да предостави на потребителя цялата известна информация за инцидента, ограничена до:

Smartsupp ще отговори на всяко искане на потребителя за съдействие в случай на нарушение на сигурността с ненужно забавяне.

6.4 Незаконосъобразни указания.Ако потребителят даде на Smartsupp указания по начин, който води до нарушение на задълженията съгласно законодателството за защита на данните, и Smartsupp бъде санкционирано от надзорен орган или друг регулаторен орган въз основа на такива указания или бъде задължено да обезщети субекти на данни, потребителят се съгласява да обезщети Smartsupp и да заплати всички претърпени вреди след писмено уведомление от Smartsupp.

6.5 Ограничаване на отговорността. За настоящото DPA се прилага същото ограничаване на отговорността, както е предвидено в Условията.

6.6 Промени. Прилагат се същите правила за промени, както са предвидени в Условията.

6.7 Влизане в сила. Настоящото DPA става правно обвързващо между потребителя и Smartsupp заедно със Споразумението.