Jeśli korzystasz z funkcji zbierania kontaktów w swoim czatbocie, musisz uzyskać zgodę odwiedzających na przetwarzanie ich danych osobowych zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO). Ten przewodnik pokazuje, jak skonfigurować zbieranie kontaktów, aby Twój czatbot pozostał zgodny z aktualnymi europejskimi przepisami o ochronie prywatności.
💡 Powiązany artykuł: Pełny przewodnik po samej funkcji zbierania kontaktów znajdziesz w naszym artykule Leadgen Chatbot.
Podzieliliśmy ten artykuł na pięć sekcji:
Kto za co odpowiada
RODO rozróżnia dwie różne role:
Administrator danych (data controller) — określa, jak i dlaczego przetwarzane są dane osobowe.
Podmiot przetwarzający (data processor) — przetwarza dane osobowe w imieniu administratora zgodnie z jego instrukcjami.
Gdy korzystasz z funkcji automatycznego zbierania kontaktów w czatbocie Smartsupp, stajesz się administratorem danych. Decydujesz, jakie dane są zbierane, jak są obsługiwane, i ponosisz zobowiązania prawne związane z ich ochroną. Smartsupp działa jako podmiot przetwarzający — przetwarzamy dane zgodnie z Twoimi instrukcjami, ale nie decydujemy, co jest zbierane ani jak jest wykorzystywane.
💡 Wskazówka: Upewnij się, że Twój wewnętrzny zespół rozumie, jakie obowiązki prawne spoczywają na Tobie jako administratorze — zarządzanie zgodami, zasady przechowywania danych i odpowiadanie na żądania osób, których dane dotyczą, są wszystko Twoją odpowiedzialnością.
Wymaganie zgody
Funkcja zbierania kontaktów w czatbocie zawiera wbudowaną opcję wymagania zgody odwiedzającego przed przetwarzaniem jego danych osobowych. Po włączeniu czatbot najpierw prosi odwiedzającego o udzielenie zgody — dopiero potem przystępuje do zbierania danych kontaktowych.
Decyzja odwiedzającego dotycząca zgody jest przechowywana bezpośrednio w jego profilu odwiedzającego. Daje Ci to jasny przegląd tego, którzy kontaktni udzielili zgody, a którzy nie. Jeśli odwiedzający odmówi, czatbot przerywa proces zbierania.
⚠️ Ważne: Zawsze włączaj wymaganie zgody przed uruchomieniem czatbota ze zbieraniem kontaktów. Zbieranie danych osobowych bez wyraźnej zgody narusza RODO i może skutkować znaczącymi karami.
Komunikacja ze zebranymi kontaktami
Gdy zaczynasz zbierać kontakty, kluczowe jest, aby Twoja komunikacja marketingowa była wysyłana tylko do kontaktów, które udzieliły zgody. Kontaktowanie się z osobami, które nie wyraziły zgody — lub aktywnie odmówiły — jest bezpośrednim naruszeniem RODO.
W panelu Smartsupp możesz filtrować kontakty według stanu ich zgody, dzięki czemu łatwo zbudujesz czystą listę marketingową, która zawiera tylko osoby, które wyraziły zgodę.
💡 Wskazówka: Regularnie przeglądaj swoją listę kontaktów i usuwaj te, które wycofały zgodę lub dla których nie masz już uzasadnionego powodu, aby je zatrzymywać. Minimalizacja danych to jedna z podstawowych zasad RODO.
Link do Polityki Prywatności
Gdy prosisz o zgodę wewnątrz czatbota, zdecydowanie zalecamy umieszczenie bezpośredniego linku do swojej Polityki Prywatności. Choć Smartsupp nie zobowiązuje Cię prawnie do publikowania Polityki Prywatności czatbota, jako administrator danych Ty musisz informować odwiedzających, jak będą przetwarzane ich dane osobowe — a link do Polityki Prywatności to najprostszy sposób spełnienia tego obowiązku.
Jeśli żaden link do Polityki Prywatności nie zostanie ustawiony, czatbot powraca do ogólnej informacji RODO Smartsupp, która wyjaśnia jedynie naszą rolę jako podmiotu przetwarzającego i Twoją rolę administratora — nie może opisywać Twoich konkretnych praktyk przetwarzania danych.
💡 Wskazówka: Twoja Polityka Prywatności powinna obejmować: jakie dane zbierasz, dlaczego je zbierasz, jak długo je przechowujesz, z kim je udostępniasz i jak odwiedzający mogą korzystać ze swoich praw (dostęp, sprostowanie, usunięcie).
Co dalej?
Leadgen Chatbot — przewodnik krok po kroku dla zbudowania czatbota, który zbiera leady.
Chatbot — pełny przegląd tego, jak działają czatboty i jak utworzyć jednego.
Akcje czatbota — sprawdź, jakie akcje może wykonywać czatbot, w tym zbieranie kontaktów.
Warunki czatbota — kontroluj, kiedy, gdzie i komu pojawia się bot.
Rozmowa z czatbotem — zrozum, czym różnią się rozmowy z czatbotem od zwykłych.
💡 Potrzebujesz dodatkowej pomocy? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia — z chęcią pomożemy! W konkretnych pytaniach dotyczących RODO zalecamy konsultację z wykwalifikowanym doradcą prawnym.