Operators zijn de mensen in je team die met bezoekers op je website chatten. Voordat ze kunnen beginnen, moet je ze toegang geven tot je Smartsupp-account. In dit artikel lees je hoe je operators uitnodigt, hun toegang en activiteit beheert en geavanceerde taken uitvoert, zoals het overdragen van eigenaarschap.
🟡 Goed om te weten: Het aantal operators dat je kunt toevoegen, hangt af van je pakket. Om je huidige limiet te bekijken of meer plaatsen toe te voegen, open je de sectie Facturatie in je dashboard of neem je contact op met ons supportteam.
We hebben dit artikel opgedeeld in zeven secties:
Wie zijn operators?
Operators zijn het belangrijkste onderdeel van elke live chat. Zij communiceren met bezoekers op je website — ze beantwoorden vragen of helpen bezoekers het product te vinden dat ze zoeken. Voordat ze kunnen chatten, moet je ze toegang geven tot je Smartsupp-account.
Een nieuwe operator uitnodigen
Een nieuwe operator uitnodigen is eenvoudig. Ga naar Instellingen → Operators en klik op de knop Uitnodigen .
Voer het e-mailadres van de operator in. De operator ontvangt de uitnodiging per e-mail. De uitnodigingslink blijft actief gedurende 7 dagen. Na het accepteren wordt de operator doorgestuurd naar Smartsupp om een operatornaam in te voeren en een nieuw wachtwoord aan te maken.
In het uitnodigingsformulier kun je voor de nieuwe operator ook het Toegangsniveau — Volledige toegang of Beperkte toegang, waarbij Volledige toegang vooraf is geselecteerd. Het gekozen niveau wordt toegepast zodra de operator de uitnodiging accepteert. Bij pakketten met een beperkt aantal operatorplaatsen wordt, wanneer alle plaatsen bezet zijn, Volledige toegang grijs weergegeven, Beperkte toegang automatisch geselecteerd en waarschuwt het formulier je dat alle plaatsen in gebruik zijn.
💡 Opmerking: Als je al bent ingelogd bij Smartsupp, word je via de uitnodiging naar het dashboard doorgestuurd. Om een uitnodiging te accepteren terwijl je bent ingelogd, log je eerst uit of open je de uitnodigingslink in een andere browser.
Kun je geen operator uitnodigen? (e-mailadres bestaat al)
Je kunt niemand uitnodigen die al een eigen, afzonderlijk Smartsupp-account heeft. Als je de foutmelding "E-mailadres bestaat al" ziet, is het e-mailadres al geregistreerd voor een afzonderlijk Smartsupp-account. Zo los je dit op:
1. Vraag de persoon om met het betreffende e-mailadres in te loggen op het bestaande, afzonderlijke Smartsupp-account.
2. Laat de persoon dat afzonderlijke account vanuit Smartsupp verwijderen.
3. Zodra het afzonderlijke account is verwijderd, kun je het e-mailadres als operator aan je account toevoegen.
Je kunt de persoon ook gewoon uitnodigen met een ander e-mailadres.
Operatorgegevens en toegang bewerken
Om de gegevens van een operator (naam, e-mailadres, beschrijving) te bewerken, klik je op de drie puntjes in de rij van de operator en kies je Operator bewerken.
Je kunt op dezelfde plek ook het toegangsniveau van de operator wijzigen:
Volledige toegang — heeft toegang tot alle persoonlijke en bedrijfsinstellingen, inclusief factuurinformatie, en kan met bezoekers chatten. Alleen aanbevolen voor senior medewerkers of het management.
Beperkte toegang — heeft alleen toegang tot gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen (profiel, snelkoppelingen, notificaties) en kan met bezoekers chatten. Operators met beperkte toegang zien ook niet de pagina Start van het dashboard.
Operators activeren of deactiveren
Nadat je een operator hebt aangemaakt, bepaal je of die met je bezoekers kan chatten. Er zijn twee soorten operators:
Actieve operator — kan met je bezoekers chatten. Alleen actieve operators kunnen automatische berichten en Flows bewerken.
Inactieve operator — heeft toegang tot alleen statistieken en instellingen, maar kan niet met bezoekers communiceren. Ideaal voor het management of de eigenaar om operatorstatistieken te bekijken, instellingen te wijzigen of toegang te krijgen tot facturatie.
Om te wisselen, schuif je de knop naar rechts (activeren) of naar links (deactiveren).
Hoe toegangsniveau en actieve status samenwerken: Dit zijn twee afzonderlijke instellingen. Toegangsniveau (Volledig of Beperkt) bepaalt wat een operator kan zien en wijzigen — Volledig omvat bedrijfsinstellingen en facturatie, Beperkt is beperkt tot gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen. Actief/Inactief bepaalt of de operator chats afhandelt — actieve operators chatten met bezoekers (en kunnen Flows (voorheen chatbots)/automatische berichten bewerken), inactieve operators chatten niet en bekijken alleen statistieken en instellingen. Een manager kan bijvoorbeeld Volledige toegang + inactief zijn (volledig overzicht, niet chatten), terwijl een supportoperator meestal actief is.
Hoeveel operators kan ik toevoegen?
Het aantal operators hangt af van je pakket. Om te zien hoeveel operators je hebt — of om er meer toe te voegen — open je de sectie Facturatie in je dashboard of neem je via de chatwidget contact op met ons supportteam.
Geavanceerd: eigenaarschap overdragen & een operator verwijderen
Om een operator te verwijderen die de huidige accounteigenaar is, moet je eerst het eigenaarschap overdragen aan een andere operator. Volg deze stappen:
1. Neem contact op met ons supportteam en vertel ons welke operator de nieuwe accounteigenaar moet worden. Je kunt het eigenaarschap niet zelf overdragen in het dashboard — wij regelen de overdracht voor je.
2. Na de overdracht wordt de oorspronkelijke eigenaar een gewone operator.
3. Ga naar de sectie Operators in het dashboard.
4. Zoek de operator die je wilt verwijderen, klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Verwijderen.
Wat nu?
Operator toewijzen — stuur gesprekken automatisch door naar de juiste operator.
Welkomstbericht en overdracht aan een operator — begroet bezoekers en draag de chat over aan een menselijke operator.
Flow – overdrachtsfuncties — draag Flow-gesprekken indien nodig over aan een menselijke operator.
💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam — we helpen je graag!