Agents zijn de mensen in je team die met bezoekers op je website chatten. Voordat ze kunnen beginnen, moet je toegang voor hen aanmaken in je Smartsupp-account. In dit artikel lees je hoe je agents uitnodigt, hun toegang en activiteit beheert en geavanceerde taken uitvoert zoals het overdragen van het eigenaarschap.
🟡 Goed om te weten: Het aantal agents dat je kunt toevoegen hangt af van je pakket. Wil je je huidige limiet zien of meer plekken toevoegen, open dan het gedeelte Facturatie in je dashboard of neem contact op met ons supportteam.
We hebben dit artikel opgedeeld in zeven onderdelen:
Wie zijn agents?
Agents zijn het belangrijkste onderdeel van elke live chat. Zij zijn de mensen die met de bezoekers op je website communiceren – die vragen beantwoorden of bezoekers helpen het product te vinden dat ze zoeken. Voordat ze kunnen chatten, moet je toegang voor hen aanmaken in je Smartsupp-account.
Een nieuwe agent uitnodigen
Een nieuwe agent uitnodigen is eenvoudig. Ga naar Instellingen → Agents en klik op de knop Uitnodigen.
Voer het e-mailadres van de agent in; die ontvangt de uitnodiging per e-mail. De uitnodigingslink blijft 7 dagen geldig. Na het accepteren komt de agent bij Smartsupp terecht, waar die de agentnaam invult en een nieuw wachtwoord aanmaakt.
💡 Let op: Ben je al ingelogd bij Smartsupp, dan stuurt de uitnodiging je in plaats daarvan door naar het dashboard. Wil je een uitnodiging accepteren terwijl je bent ingelogd, log dan eerst uit of open de uitnodigingslink in een andere browser.
Lukt het uitnodigen niet? (e-mailadres bestaat al)
Je kunt niemand uitnodigen die al een eigen, zelfstandig Smartsupp-account heeft. Zie je de foutmelding “E-mailadres bestaat al”, dan is het e-mailadres al als apart Smartsupp-account geregistreerd. Zo los je dat op:
1. Vraag de persoon om in te loggen op het bestaande zelfstandige Smartsupp-account met dat e-mailadres.
2. Laat die dat zelfstandige account binnen Smartsupp verwijderen.
3. Zodra het zelfstandige account is verwijderd, kun je het e-mailadres als agent aan je account toevoegen.
Je kunt de persoon natuurlijk ook gewoon met een ander e-mailadres uitnodigen.
Gegevens en toegang van een agent bewerken
Wil je de gegevens van een agent bewerken (naam, e-mailadres, beschrijving), klik dan op de drie puntjes in de rij van die agent en kies Agent bewerken.
Op dezelfde plek kun je ook het toegangsniveau van de agent wijzigen:
Volledige toegang – heeft toegang tot alle persoonlijke en bedrijfsinstellingen, inclusief factuurgegevens, en kan met bezoekers chatten. Alleen aanbevolen voor senior medewerkers of management.
Beperkte toegang – heeft alleen toegang tot gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen (profiel, snelkoppelingen, meldingen), en kan met bezoekers chatten.
Agents activeren of deactiveren
Nadat je een agent hebt aangemaakt, bepaal je of die met je bezoekers mag chatten. Er zijn twee soorten agents:
Actieve agent – kan met je bezoekers chatten. Alleen actieve agents kunnen automatische berichten en Flows bewerken.
Inactieve agent – heeft alleen toegang tot statistieken en instellingen, maar kan niet met bezoekers communiceren. Ideaal voor het management of de eigenaar om agentstatistieken te bekijken, instellingen te wijzigen of de facturatie te openen.
Schuif de knop naar rechts (activeren) of naar links (deactiveren) om te wisselen.
Hoe toegangsniveau en actieve status samenwerken: Dit zijn twee losse instellingen. Het toegangsniveau (Volledig of Beperkt) bepaalt wat een agent kan zien en wijzigen – Volledig omvat de bedrijfsinstellingen en facturatie, Beperkt blijft bij gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen. Actief/Inactief bepaalt of de agent chats afhandelt – actieve agents chatten met bezoekers (en kunnen Flows (voorheen chatbots) en automatische berichten bewerken), inactieve agents chatten niet en bekijken alleen statistieken en instellingen. Zo kan een manager Volledige toegang + inactief zijn (volledig overzicht, geen chats), terwijl een supportmedewerker meestal actief is.
Hoeveel agents kan ik toevoegen?
Het aantal agents hangt af van je pakket. Wil je zien hoeveel agents je hebt – of er meer toevoegen – open dan het gedeelte Facturatie in je dashboard of neem via de chatwidget contact op met ons supportteam.
Geavanceerd: eigenaarschap overdragen & een agent verwijderen
Wil je een agent verwijderen die de huidige accounteigenaar is, dan moet je het eigenaarschap eerst aan een andere agent overdragen. Volg deze stappen:
1. Neem contact op met ons supportteam en laat weten welke agent de nieuwe accounteigenaar moet worden. Het eigenaarschap kun je niet zelf in het dashboard overdragen – wij regelen de overdracht voor je.
2. Na de overdracht wordt de oorspronkelijke eigenaar een gewone agent.
3. Ga naar het gedeelte Agents in het dashboard.
4. Zoek de agent die je wilt verwijderen, klik op het menu met de drie puntjes en kies Verwijderen.
Wat is de volgende stap?
Agent toewijzen – stuur gesprekken automatisch naar de juiste agent.
Welkomstbericht en overdracht aan een agent – begroet bezoekers en draag de chat over aan een live agent.
Flow – overdrachtsfuncties – draag Flow-gesprekken waar nodig over aan een live agent.
💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam – we helpen je graag!