Titolare del trattamento dei dati personali: Smartsupp.com, s.r.o., ID N.: 036 68 681, con sede legale in Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, rappresentata da Vladimír Šandera, direttore generale, iscritta al Registro delle Imprese tenuto dal Tribunale Regionale di Brno, fascicolo n. C 86206 (“noi”).

Dati di contatto: dpo@smartsupp.com

Forniamo la piattaforma Smartsupp (la “Piattaforma”) tramite la quale ti offriamo Live Chat, Flows (precedentemente chatbot), Generazione di lead e altri servizi che vengono ordinati secondo i nostri Termini di servizio (i “Termini”). Prendiamo la privacy sul serio. Il nostro ruolo nel trattamento dei dati personali è duplice. Agiamo come titolare del trattamento dei dati personali (o in alcune normative sulla privacy, chiamati anche “Business”) e anche come responsabile del trattamento dei dati personali (o “Service Provider”). Questa Informativa sulla privacy descrive il nostro ruolo di titolare, il che significa che in questa informativa troverai tutte le informazioni rilevanti su finalità, durata del trattamento e sui tuoi diritti.

La Piattaforma è disponibile sul sito web: https://www.smartsupp.com/ (il “Sito web”).

Se vuoi usare la nostra Piattaforma come utente e usufruire dei nostri servizi (quindi, tratteremo dati personali dei visitatori del tuo sito web, ad esempio), tratteremo anche i dati personali secondo le tue istruzioni. Tieni presente che in questi casi, agisci come titolare del trattamento dei dati personali. Le regole su come gestiamo i dati personali in questi casi sono disponibili nei nostri Termini sul trattamento dei dati disponibili qui: https://help.smartsupp.com/it/articles/12647343.

Abbiamo suddiviso l’articolo in alcune sezioni:

Per essere il più trasparenti possibile, abbiamo suddiviso i dati personali che trattiamo nelle seguenti categorie:

Otteniamo i dati personali direttamente da te, oppure, se sei utente della Piattaforma e il tuo account è stato creato dal tuo datore di lavoro/parte contrattuale, possiamo ricevere dati personali da quest’ultimo con cui abbiamo un rapporto contrattuale.

La nostra Piattaforma non è destinata alla memorizzazione o al trattamento di categorie particolari di dati personali (ad esempio dati sulla salute, informazioni biometriche ecc.).

Utilizzeremo i tuoi dati personali per fornirti i servizi che hai richiesto, che possono
includere anche notifiche e-mail e newsletter, assistenza clienti, adempimento di obblighi legali ecc. Tutte le finalità e gli utilizzi dei dati sono indicati in questa parte B della Privacy Policy dove puoi trovare per quale motivo usiamo i tuoi dati, che tipo di dati sono
trattati e quanto conserviamo i dati.
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Non venderemo i tuoi dati a terzi, ma potremmo condividerli con i nostri partner che ci aiutano a fornire i nostri servizi (vedi Parte D di questa Privacy Policy).

Trattiamo principalmente i dati personali per offrirti i nostri servizi, il tuo account sulla Piattaforma (e l’accesso per i tuoi collaboratori e altro personale) e i servizi richiesti, soprattutto quando ti registri sulla Piattaforma, crei un account utente, compili i dettagli di fatturazione e paghi i nostri servizi e ci contatti per ulteriori informazioni. In questo contesto, possiamo inviarti messaggi in merito alla conclusione ed esecuzione di un contratto, rilasci di nuovi prodotti e servizi, promemoria di pagamento, reset della password e altre informazioni essenziali. Queste informazioni (e altre comunicazioni reciproche) possono essere inviate anche via e-mail (notifiche e-mail). A tal fine, trattiamo le Informazioni identificative, Informazioni di accesso, Dati di contatto, Dati di pagamento e dettagli di fatturazione, Registri, indirizzo IP e altre informazioni sull’uso della Piattaforma, Dati relativi all’adempimento del contratto e Dati di comunicazione se la comunicazione è collegata a un rapporto contrattuale reciproco.

I pagamenti vengono effettuati tramite fornitori di servizi di pagamento descritti nella Parte D – elenco dei destinatari.

La base giuridica di questo trattamento è l’esecuzione del contratto tra te e noi e la necessità di compiere passaggi su tua richiesta prima della conclusione del contratto. Se non sei parte diretta del contratto (ad esempio nel caso in cui tu sia un dipendente di un nostro cliente o una persona che agisce per conto di un nostro cliente), trattiamo i tuoi dati personali in base al nostro interesse legittimo nell’esecuzione di qualsiasi contratto stipulato.

I dati vengono trattati per tutta la durata del contratto stipulato e per il periodo necessario per l’esecuzione degli obblighi previsti da tale contratto. Se non utilizzi il tuo account per un lungo periodo, viene disattivato; tuttavia, se desideri eliminare tutte le informazioni relative al tuo account, devi contattarci tramite i recapiti di contatto, il supporto o altri canali.

Su Google Workspace API: confermiamo che l’utilizzo da parte della nostra applicazione delle API di Google Workspace è rigorosamente limitato alla fornitura dei nostri servizi agli utenti. Non utilizziamo nessun dato ottenuto tramite le API di Google Workspace per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale (AI) o di machine learning (ML) generalizzati. Il nostro uso di queste API è conforme ai requisiti di utilizzo limitato di Google descritti qui.

Trattiamo anche i tuoi dati personali per fornirti assistenza clienti, gestire tutte le richieste e domande, inclusa la comunicazione successiva e la documentazione necessaria per ogni altra comunicazione con enti.

A questo scopo trattiamo le tue Informazioni identificative, Dati di contatto, indirizzo IP e altre informazioni sull’uso della Piattaforma, Dati relativi all’adempimento del contratto e Dati di comunicazione se la comunicazione è collegata a un’assistenza clienti.

La base giuridica di questo trattamento è l’esecuzione del contratto tra te e noi o un nostro interesse legittimo.

I dati personali vengono trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale col cliente e successivamente per tutto il tempo necessario per tutelare i nostri interessi giuridici o per gestire eventuali richieste di assistenza clienti. Il periodo massimo di conservazione è di 3,5 anni dalla presentazione della richiesta.

Utilizziamo anche le informazioni per valutare i clienti che utilizzano il prodotto, misurare la soddisfazione, analizzare trend e garantire il massimo utilizzo della Piattaforma.

A questo scopo trattiamo le tue Informazioni identificative, Dati di contatto, Informazioni sull’utente, Dati relativi all’adempimento del contratto, Informazioni ottenute dai questionari.

La base giuridica è il nostro interesse legittimo, che consiste nel migliorare la piattaforma e l’esperienza dell’utente.

I dati personali sono conservati per la durata del rapporto reciproco. I dati sono trattati per il tempo ragionevole necessario per comunicazione reciproca o per condurre sondaggi.

Potremmo anche trattare i tuoi dati per proteggerci da un uso non autorizzato della Piattaforma e dei servizi, garantire un uso sicuro e proteggere i nostri diritti. Potremmo inoltre utilizzare dati personali per proteggere i nostri diritti, indagare, prevenire o intraprendere azioni in relazione ad attività illegali, sospette frodi, situazioni che coinvolgono potenziali minacce per l’incolumità fisica di chiunque o violazioni dei nostri Termini. Questa finalità comprende anche il trattamento di dati personali per la gestione di possibili reclami.

A tale scopo trattiamo le tue Informazioni identificative, Informazioni di accesso, Dati di contatto, Dati di pagamento e dettagli di fatturazione, Registri, indirizzo IP e altre informazioni sull’uso della Piattaforma, Informazioni sull’utente, Dati relativi all’adempimento del contratto e Dati di comunicazione se la comunicazione è collegata a un rapporto contrattuale reciproco.

La base giuridica è il nostro interesse legittimo nella tutela dei nostri diritti e doveri e la protezione da frodi e abusi.

Trattiamo i dati per il periodo durante il quale possono decorrere termini di prescrizione o altri limiti temporanei per l’esercizio dei diritti. Questo periodo può essere modificato in base alla situazione attuale e alle eventuali frodi verificate. Generalmente il periodo di trattamento può essere stabilito in base al decorso dei termini di prescrizione (come 10 anni secondo la legge applicabile).

Come tutte le aziende, anche noi dobbiamo rispettare gli obblighi di legge, in particolare nell’ambito fiscale, contabile e in altri settori che ci riguardano. Allo stesso tempo, dobbiamo essere pronti a fornire collaborazione alle autorità pubbliche se la legge lo richiede.

A tale scopo, trattiamo le tue Informazioni identificative, Dati di contatto, Dati di pagamento e dettagli di fatturazione, Dati relativi all’adempimento del contratto, Dati di comunicazione (se utilizzati a fini legali).

La base giuridica è l’adempimento dei nostri obblighi di legge.

Questi dati sono trattati per il periodo richiesto dalla legge. Abbiamo l’obbligo di conservare i documenti contabili e i registri (fatture) per 5 anni dalla fine dell’esercizio a cui si riferiscono. Siamo anche obbligati a conservare le fatture per 3 anni dalla fine dell’anno fiscale in cui è sorto l’obbligo fiscale relativo alla fattura. Inoltre, dobbiamo conservare i documenti fiscali per 10 anni dalla fine dell’anno fiscale in cui è avvenuta la transazione.

Di tanto in tanto potremmo inviarti comunicazioni commerciali tramite e-mail. Questo non include le comunicazioni relative all’adempimento del rapporto contrattuale (es. aggiornamenti a termini e condizioni, notifiche di pagamento, ritardi ecc.), ma si riferisce a promozioni, sconti, campagne e altre comunicazioni promozionali a supporto del nostro marchio.

A tale scopo, tratteremo il tuo indirizzo e-mail e le tue Informazioni identificative.

La base giuridica di questo trattamento è suddivisa in due parti distinte:

· Se crei un account e ti registri, stipuliamo insieme un contratto e si instaura un rapporto cliente-azienda. Quindi, i dati personali sono trattati in base al nostro interesse legittimo (marketing diretto).

· Se ti iscrivi alla nostra lista newsletter, ci fornisci il consenso per questo trattamento al momento dell’iscrizione.

Puoi disiscriverti in qualsiasi momento dalle newsletter tramite i link disponibili nel footer di ogni messaggio. In alternativa, puoi revocare il consenso in qualsiasi momento, ottenendo lo stesso effetto descritto sopra.

I dati personali sono trattati per un periodo di 2 anni dall’ultima visualizzazione attiva della newsletter, salvo disdetta precedente.

Amiamo condividere informazioni sulle tue recensioni della Piattaforma e raccontarlo al mondo. Potremmo quindi trattare i tuoi dati personali e condividere la tua recensione sui nostri social o sul nostro Sito web.

A tale scopo trattiamo le informazioni identificative, i dati di contatto e le informazioni di accesso. In caso di tuo consenso esplicito, trattiamo anche foto, nome aziendale, posizione e altri dati personali inclusi nel testo della recensione.

La base giuridica di questo trattamento è il tuo consenso.

I tuoi dati personali nelle recensioni sono trattati fino a revoca del consenso, massimo 5 anni.

Puoi anche partecipare ai nostri webinar e ad altri corsi che organizziamo. Tratteremo i tuoi dati personali per organizzare e offrirti il webinar o il corso scelto. Tieni presente che potremmo fare riprese video o fotografie ad alcuni di questi eventi. Cerchiamo di essere il più anonimi possibile, quindi non inseriremo il tuo nome o altri dettagli in foto o video salvo esplicito consenso (esempio: se si tratta di una referenza).

Trattiamo le tue Informazioni identificative, Dati di contatto, Dati di pagamento e dettagli di fatturazione, Immagini e video.

La base giuridica di questo trattamento è il contratto che concludiamo al momento della registrazione al webinar/corso.

I dati personali vengono trattati per la durata del rapporto contrattuale e per un periodo di 4 anni dalla sua cessazione.

Trattiamo i tuoi dati personali per il funzionamento del Sito web e della Piattaforma e per la loro sicurezza, cioè per il funzionamento interno della Piattaforma, la tua identificazione come utente registrato quando navighi o accedi ripetutamente e per garantirti la sicurezza. Inoltre, trattiamo informazioni sulle tue preferenze, come i consensi, la tipologia di cookie accettati, stringhe di consenso per personalizzazione e marketing, ecc.

Per questo scopo trattiamo dati tecnici come indirizzo IP e cookie classificati come necessari.

La base giuridica di questo trattamento è il nostro interesse legittimo al corretto funzionamento e alla sicurezza della nostra Piattaforma. I dati sono trattati, di norma, per la durata della visita sulla Piattaforma, per il periodo massimo indicato nella barra cookie o nella cookie policy. Nota che il browser del sito può impostare il periodo di conservazione dei cookie.

Trattiamo i tuoi dati personali per capire come i visitatori utilizzano il nostro Sito web o la Piattaforma. In questo modo, possiamo monitorare il traffico, ottimizzare l’esperienza e rendere la navigazione più semplice e piacevole.

Per questo scopo trattiamo dati sui cookie di tipo analitico, forniti da noi o da terze parti previa tua autorizzazione. I dati sono trattati di norma per la durata della visita sulla Piattaforma, per il periodo massimo indicato nella barra cookie o nella cookie policy. Nota che il browser può impostare il periodo di conservazione dei cookie.

Trattiamo i tuoi dati personali per avere informazioni sulle tue preferenze e mostrarti pubblicità rilevanti. In tal modo, promuoviamo e offriamo prodotti e servizi sul sito e ti mostriamo comunicazioni di marketing relative ai servizi di tuo interesse e promuoviamo il nostro marchio online. Questo può includere anche la promozione tramite ad esempio social network poiché condividiamo tali informazioni con terze parti.

Per questo scopo trattiamo dati sui cookie di tipo marketing, forniti da noi o da terze parti previa tua autorizzazione. I dati sono trattati di norma per la durata della visita sulla Piattaforma, per il periodo massimo indicato nella barra cookie o nella cookie policy. Nota che il browser può impostare il periodo di conservazione dei cookie.

Smartsupp ti offre la possibilità di attivare un connettore opzionale basato sul Model Context Protocol (MCP), che consente di collegare la Piattaforma a un assistente AI di terze parti a tua scelta, come ChatGPT (OpenAI) o Claude (Anthropic) (l’"Assistente AI"). Il connettore funziona solo dopo essere stato aggiunto da un utente del tuo account Smartsupp nell’Assistente AI e dopo che è stata effettuata l’autorizzazione tramite accesso a Smartsupp. L’Assistente AI può agire solo entro i limiti delle autorizzazioni attribuite a quell’utente.

Dati restituiti dal connettore. Ogni richiesta restituisce unicamente i dati necessari alla specifica richiesta. A seconda dell’operazione che chiedi all’Assistente AI di compiere, il connettore invierà soltanto questi dati dal tuo account Smartsupp, nient’altro:

Le azioni che modificano i dati (invio di un messaggio, invio tramite e-mail di una trascrizione, apertura o chiusura di una conversazione, assegnazione o rimozione di un agente, aggiunta o rimozione di un’etichetta, eliminazione di un’etichetta) restituiscono soltanto una conferma rapida con gli ID interessati. Se confermi la trascrizione, viene incluso anche l’indirizzo e-mail del destinatario che hai inserito.

Dati che il connettore non restituisce mai. Il connettore non restituisce mai: indirizzi IP o posizione (paese, città) dei visitatori; identificativi di visitatori o dispositivi; identificativi di canali come numeri di telefono o ID utente delle piattaforme di messaggistica; pagine visitate o URL di riferimento; variabili personalizzate dal tuo sito web; variabili o note dei contatti; stato di ban o consenso (GDPR); indirizzi e-mail, foto, ruoli o titoli degli agenti; link o nomi dei file allegati; dettagli di consegna dei messaggi; dati sulle azioni dei chatbot; identificativi di sistema interno diversi dagli ID appena elencati; o qualsiasi dato diagnostico, di debug o telemetrico.

Dati che riceviamo dall’Assistente AI. Riceviamo solo i parametri delle richieste che l’Assistente AI ci invia: ad esempio, un filtro di ricerca, il testo di un messaggio da inviare a un visitatore, un indirizzo e-mail per inviare la trascrizione della conversazione o il nome di un’etichetta. Non riceviamo le tue conversazioni con l’Assistente AI, la sua cronologia o memoria della chat, né eventuali file caricati lì dentro. Oltre a ciò, per fornire il connettore trattiamo dati di autorizzazione (token di accesso e l’ID dell’Assistente AI collegato) e i log tecnici delle richieste effettuate dal connettore.

Finalità e base legale. Trattiamo i dati sul tuo account solo ed esclusivamente per eseguire le azioni che ci chiedi tramite l’Assistente AI, sempre seguendo le tue istruzioni e nel ruolo di responsabile del trattamento, secondo i nostri Termini sul trattamento dei dati. Gestiamo dati di autorizzazione e i log tecnici per garantire la funzionalità del connettore (esecuzione del contratto) e per tutelare la sicurezza della Piattaforma e prevenire abusi (legittimo interesse). Non usiamo mai i dati trasmessi dal connettore per addestrare modelli AI, non li vendiamo né li utilizziamo a fini pubblicitari.

Destinatari. I dati che passano dal connettore arrivano esclusivamente all’Assistente AI che hai selezionato. Il trattamento dei dati da parte del relativo fornitore avviene in base all’accordo che hai con quel provider e alla sua informativa privacy. Se il provider tratta dati al di fuori dello Spazio economico europeo, il trasferimento avviene sulla base delle tue istruzioni e secondo quanto previsto dal tuo accordo con lui.

Conservazione. Non conserviamo mai una copia separata dei dati inviati tramite il connettore. I dati restano sul tuo account Smartsupp e sono gestiti come descritto nei nostri Termini sul trattamento. I token di accesso scadono automaticamente dopo un certo periodo. I log tecnici delle richieste del connettore contengono solo i metadati della richiesta (orario, strumento usato e risultato), mai il contenuto delle richieste o risposte, e vengono conservati per 30 giorni.

I tuoi controlli. Il connettore è del tutto opzionale ed è disattivato finché non scegli di abilitarlo. Puoi disconnetterlo in ogni momento nelle impostazioni dedicate dell’Assistente AI; da quel momento, l’Assistente AI non avrà più accesso al tuo account. Puoi anche chiederci di revocare la connessione, scrivendo a dpo@smartsupp.com.

I dati personali sono conservati secondo i periodi specificati per ogni finalità nella parte B di questa
Privacy Policy. In generale, conserveremo i tuoi dati personali per il tempo necessario a
raggiungere gli scopi illustrati nella presente Informativa sulla privacy, salvo che sia richiesto
o permesso dalla legge un ulteriore periodo di conservazione (ad esempio per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di diritti legali). Alla scadenza del periodo di conservazione dei dati di una certa tipologia, procederemo a cancellarli o distruggerli.
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​Puoi anche richiedere la cancellazione dei tuoi dati contattandoci all’indirizzo dpo@smartsupp.com.
​Valuteremo la tua richiesta in accordo con la parte F.4 della presente Privacy Policy.

Non trasferiamo né divulghiamo le tue informazioni a terzi per fini diversi da quelli
specificati nella presente Privacy Policy (Parte B). Anche le finalità di tutti i destinatari di dati sono riportate nella tabella sottostante. Condividiamo dati personali con i seguenti destinatari:

Utilizzando i cookie sul nostro Sito web e nel Prodotto, potremmo condividere i dati personali anche con altri destinatari di dati, come: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Per le recensioni, i tuoi dati personali possono essere condivisi anche su altre piattaforme, come: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
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Oltre a ciò, potremmo condividere i tuoi dati personali con determinati terzi in qualità di titolari autonomi per la finalità di “Adempimento di obblighi legali” quando siamo obbligati per normativa vigente (in particolare, autorità amministrative, di polizia e giudiziarie). Ugualmente, potremmo dover condividere i tuoi dati con persone che affermino di essere state danneggiate dal tuo comportamento.

Sono attuate procedure di sicurezza per tutelare la riservatezza dei tuoi dati. La Piattaforma su cui sono trattati i dati personali consente solo l’utilizzo di canali o protocolli sicuri per connessioni di rete in entrata. Criptiamo i dati usando SSL/TLS per tutte le trasmissioni. Abbiamo adottato misure per limitare l’accesso fisico o online ai server che ospitano i dati personali. Abbiamo anche previsto processi per il test, la valutazione e il riesame dell’efficacia delle misure tecniche e organizzative adottate per garantire la sicurezza dei dati.

Per qualsiasi questione riguardante il trattamento dei dati personali, che si tratti di domande, esercizio di diritti, invio di segnalazioni o reclami, puoi contattarci a dpo@smartsupp.com.

La tua richiesta sarà gestita senza ingiustificato ritardo, al massimo entro 1 mese. In casi eccezionali, in particolare a causa della complessità della richiesta, possiamo estendere questo termine di altri 2 mesi. Ovviamente ti informeremo sempre di eventuali proroghe e del motivo.

Hai anche il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo come descritto qui sotto.

Hai diritto ad ottenere conferma che stiamo trattando i tuoi dati personali. Se li stiamo trattando, hai anche il diritto di chiedere accesso alle informazioni su finalità e ambito del trattamento, destinatari, durata, diritto di rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento, diritto a reclamo presso l’autorità di controllo e fonti dei dati personali (queste informazioni sono già presenti in questo documento). Puoi chiedere una copia dei dati trattati. Forniamo la prima copia gratuitamente; eventuali copie ulteriori potranno essere soggette a costo. L’ambito dei dati forniti può essere limitato per non ledere i diritti e le libertà altrui.

Hai il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento dei dati personali. Tuttavia, la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca, né comporta l’interruzione del trattamento dei dati già anonimizzati.

Hai diritto di chiederci la correzione dei dati personali inesatti che ti riguardano. Secondo la finalità del trattamento, puoi anche avere il diritto di completare dati personali incompleti, inclusa una dichiarazione integrativa.

Hai diritto di chiedere che i tuoi dati personali siano cancellati nei casi in cui:

Non puoi tuttavia esercitare questo diritto se il trattamento è necessario per l’adempimento di obblighi di legge, per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico o per l’accertamento, difesa o esercizio di diritti in sede giudiziaria.

Hai diritto a chiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali nei casi in cui:

Hai diritto a ottenere una copia dei dati personali che trattiamo tramite strumenti automatici in base al tuo consenso o per l’esecuzione di un contratto. Trasmetteremo questi dati in formato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico a te o a un titolare da te designato, se tecnicamente fattibile. L’ambito dei dati trasmessi può essere limitato per non ledere diritti e libertà altrui.

Hai diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali che avviene in base al nostro interesse legittimo. Interromperemo il trattamento se non sussistano altri motivi prevalenti o se il trattamento non sia necessario a fini di accertamento, esercizio o difesa di un diritto o se ti opponi a trattamenti per finalità di marketing diretto. Per le newsletter, se ti opponi, smetteremo di inviarti tali comunicazioni.

Oltre alla possibilità di esercitare i tuoi diritti presso la nostra azienda, puoi anche presentare un reclamo all’autorità di controllo competente, che è l’Ufficio per la protezione dei dati personali con sede in Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

La presente Informativa sulla privacy ha effetto dall’03.11.2026. Siamo autorizzati a modificare di volta in volta questa informativa, quindi ti invitiamo a controllarla regolarmente. Eventuali modifiche saranno pubblicate sul nostro Sito web.