In base ai Termini di servizio (i "Termini"), Smartsupp ti fornisce il Servizio come stabilito nei Termini come utente del Servizio. Il rapporto tra Smartsupp e l'utente si basa quindi su una registrazione online dell'utente o su un contratto scritto o elettronico a cui sono allegati i Termini, che insieme costituiscono un accordo tra te e Smartsupp (l'"Accordo"). Questo addendum per il trattamento dei dati (di seguito chiamato "DPA") costituisce parte integrante dell'Accordo.

I termini che iniziano con una lettera maiuscola hanno lo stesso significato stabilito nei Termini o in qualsiasi altro allegato di cui i Termini fanno riferimento, salvo diversa indicazione in questo DPA.

Smartsupp stipula questo DPA in conformità con le leggi vigenti sulla protezione dei dati, come il Regolamento 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e sulla libera circolazione di tali dati (“GDPR”) , Data Protection Act 2018 o CCPA/CPRA e anche in conformità ad altre normative sulla privacy applicabili durante la fornitura del Servizio ai sensi dell'Accordo (“leggi sulla privacy applicabili”).

Quando questo DPA stabilisce che Smartsupp agisce come responsabile del trattamento dei dati personali, deve intendersi il significato attribuito a "responsabile del trattamento" ai sensi del GDPR e altri termini equivalenti secondo le altre leggi sulla privacy applicabili (ad esempio, "Service Provider" definito dal CCPA). Quando questo DPA stabilisce che tu agisci come titolare del trattamento dei dati personali, deve intendersi il significato attribuito a "titolare del trattamento" ai sensi del GDPR e altri termini equivalenti previsti dalle leggi sulla privacy applicabili (ad esempio, "Business" secondo la definizione CCPA).

Abbiamo suddiviso l'articolo in alcune sezioni:

1.1 Trattamento dei dati personali in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali. Smartsupp può trattare dati personali per conto dell'utente quando il Servizio viene fornito all'utente e quindi Smartsupp agisce come responsabile del trattamento dei dati personali (o sub-responsabile) nei confronti dell'utente.

Le attività di trattamento svolte da Smartsupp derivano dalla registrazione, dall'Accordo o da richieste documentate effettuate dall'utente durante la fruizione del Servizio tramite la piattaforma disponibile su https://www.smartsupp.com (la "Piattaforma").

1.2 Autorizzazione al trattamento dei dati personali. L'utente autorizza Smartsupp a trattare i dati personali degli interessati forniti dall'utente in conformità al Servizio, come indicato in questo DPA. Smartsupp tratterà i dati personali per conto dell'utente secondo le istruzioni documentate dell'utente e solo se necessario per il corretto adempimento degli obblighi di Smartsupp ai sensi dell'Accordo.

1.3 Responsabilità dell'utente. Poiché Smartsupp agisce come responsabile del trattamento dei dati personali, l'utente agisce come titolare del trattamento, pertanto è responsabile dell'adempimento di tutti gli obblighi relativi al trattamento dei dati personali. Tra questi obblighi ci sono l'informazione corretta degli interessati circa il trattamento dei dati personali, l'ottenimento del consenso al trattamento dei dati personali se necessario e la gestione delle richieste degli interessati riguardo l'esercizio dei loro diritti (ad esempio il diritto all'informazione, accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, ecc.). Smartsupp assisterà l'utente nell'adempimento di questi obblighi attraverso la Piattaforma o richieste documentate dell'utente. Tuttavia, Smartsupp non è in alcun modo responsabile dell'esattezza e della legalità delle attività dell'utente, comprese eventuali attività che possano violare la normativa sulla privacy o altre leggi previsti dal paese da cui l'utente utilizza il Servizio.

2.1 Oggetto del trattamento. L'oggetto del trattamento dei dati personali, come definito di seguito, da parte di Smartsupp è la fornitura del Servizio come previsto dall'Accordo, in particolare il trattamento dei dati personali quando utilizzi le funzionalità del nostro Servizio descritte sul sito Web.

2.2 Tipologie di dati personali. Nell'ambito dell'adempimento degli obblighi previsti dall'Accordo e della prestazione del Servizio, potranno essere trattati in conformità a questo DPA le seguenti tipologie di dati personali:

a) informazioni di contatto, come nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono o recapito account social network,

b) dettagli sulle visite al sito web dell'utente, come URL del sito visitato, data e ora della visita al sito, informazioni tecniche (risoluzione dello schermo, tipo di dispositivo, tipo di browser, sistema operativo, ecc.), indirizzo IP, dati di geolocalizzazione (paese e città da cui l’utente ha visualizzato il tuo sito web),

c) informazioni contenute nelle conversazioni tra utenti e clienti o altri utenti nell'uso delle funzionalità del Servizio,

d) log tecnici e altre informazioni sugli utenti che utilizzano il Servizio (Smartsupp utilizza strumenti di terze parti per raccogliere tali informazioni),

e) altri dati personali caricati o utilizzati in qualsiasi altro modo dall’utente, oppure

f) dati personali di cui tipologia, portata e dettagli sono determinati e gestiti dall'utente a propria esclusiva discrezione durante la prestazione del Servizio.

La portata dei dati personali dipende dal tipo di funzionalità del Servizio utilizzate dall’utente. Il Servizio non è destinato a memorizzare categorie particolari di dati personali. L’utente non deve utilizzare il Servizio per memorizzare o trattare categorie particolari di dati personali. Se l’utente le tratta tramite il Servizio, Smartsupp non si assume alcuna responsabilità per tale trattamento.

2.3 Categorie di interessati. Smartsupp tratterà dati personali relativi alle seguenti categorie di interessati:

a) dipendenti (e altri collaboratori e persone che agiscono per conto dell’utente) dell’utente;

b) persone per cui l’utente ha creato un account all’interno del Servizio;

c) clienti e altri utenti dell’utente a cui viene fornito il Servizio;

d) visitatori del sito web dell’utente;

e) altre persone i cui dati personali sono stati forniti a Smartsupp dall’utente durante l’erogazione del Servizio e i cui dati personali sono stati registrati o trattati diversamente in conformità con l’erogazione del Servizio all’utente.

3.1 Natura del trattamento dei dati personali. Smartsupp tratterà i dati personali in modo automatizzato, elettronico e il trattamento consisterà nell'accedere ai dati personali nell'ambito della fornitura del Servizio, visualizzazione dei dati personali, archiviazione dei dati personali e altre attività che possono far parte della fornitura del Servizio all’utente. La natura del trattamento dei dati personali deriva da:

a) l'Accordo concluso tra le Parti;

b) le richieste dell'utente o di altri utenti autorizzati che utilizzano la Piattaforma per conto dell'utente;

c) la natura del Servizio e della Piattaforma;

d) qualsiasi altra istruzione documentata fornita dall’utente.

3.2 Finalità del trattamento. La finalità del trattamento è fornire il Servizio all’utente, come definito nei Termini, e per altre finalità derivanti dalla fornitura del Servizio.

4.1 Durata del trattamento dei dati personali. Il trattamento dei dati personali sarà effettuato per tutta la durata dell'Accordo, oppure finché Smartsupp riceve istruzioni dall’utente, in relazione all'esecuzione dell’Accordo. Smartsupp si impegna a rispettare gli obblighi di legge sulla protezione dei dati personali per tutta la durata dell’Accordo, salvo che dall’Accordo risulti che tali obblighi debbano continuare anche dopo la sua cessazione.

4.2 Restituzione e cancellazione dei dati personali. In caso di cessazione dell’Accordo, nella misura consentita dalle normative sulla privacy applicabili, Smartsupp deve cancellare tutti i dati personali memorizzati allo scopo della fornitura del Servizio entro 3 mesi dalla cessazione. Se l’Utente chiede a Smartsupp entro il periodo sopra menzionato di preferire la restituzione dei dati, Smartsupp avrà diritto di addebitare un costo ragionevole, il cui importo verrà comunicato anticipatamente.

5.1 Obblighi di Smartsupp. Nel trattamento dei dati personali, Smartsupp si impegna a:

a) trattare i dati personali solo sulla base di istruzioni documentate dell’utente; a scanso di equivoci, il trattamento dei dati personali in conformità agli obblighi previsti dall'Accordo deve essere considerato effettuato secondo le istruzioni dell’utente;

b) seguire le istruzioni dell’utente sul trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale, a meno che tale trattamento sia già richiesto dalla legge dell’Unione Europea o dello Stato membro cui è soggetta Smartsupp;

c) garantire che le persone autorizzate a trattare i dati personali siano vincolate da un obbligo di riservatezza o siano soggette a un obbligo legale di riservatezza;

d) tenendo conto della natura del trattamento, assistere l’utente tramite misure tecniche e organizzative adeguate, ove possibile, per adempiere all'obbligo dell’utente di rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati; le regole per la gestione delle richieste degli interessati sono specificate nell’articolo 5.2 di questo DPA;

e) assistere l’utente nell’adempimento degli obblighi di (i) garantire il livello di sicurezza del trattamento, (ii) notificare violazioni dei dati personali all’Autorità Garante della protezione dei dati personali e, se del caso, anche agli interessati, (iii) valutare l’impatto sulla protezione dei dati personali e (iv) svolgere la consultazione preventiva con l’Autorità Garante, tenendo conto in ogni caso della natura del trattamento e dei dati personali trattati;

f) consentire all’utente o a una persona autorizzata dall’utente di verificare (inclusi audit o ispezioni) la conformità a questo DPA, in particolare l’adempimento degli obblighi di trattamento dei dati personali che ne derivano, e contribuire a tali controlli secondo le ragionevoli istruzioni dell’utente o della persona autorizzata; le regole specifiche per gli audit sono disciplinate negli articoli 5.3 e 5.4 di questo DPA;

g) fornire all’utente tutte le informazioni che ci si può ragionevolmente aspettare da Smartsupp, per provare la conformità agli obblighi previsti dalla normativa rilevante sulla protezione dei dati.

5.2 Richieste degli interessati. Se un interessato contatta direttamente Smartsupp, Smartsupp informerà l’interessato di indirizzare la richiesta direttamente all’utente. Smartsupp offrirà solo ogni ragionevole impegno commerciale per aiutare l’utente a rispondere a tale richiesta dell’interessato, nella misura in cui Smartsupp è legalmente autorizzata a farlo. L’utente sarà responsabile di qualsiasi costo derivante dall’assistenza fornita da Smartsupp e della corretta gestione di tali richieste.

5.3 Regole per l’audit. L’utente deve inviare ogni richiesta di audit (controllo) esclusivamente all’indirizzo email Smartsupp dpo@smartsupp.com, a intervalli ragionevoli. Al ricevimento di una richiesta di audit, le parti dovranno concordare in anticipo su (i) la possibile data dell’audit, (ii) le misure di sicurezza e le modalità per garantire la riservatezza durante l’audit e (iii) l’inizio previsto, la portata e la durata dell’audit. Se non si raggiunge un accordo entro 30 giorni dalla richiesta, Smartsupp stabilirà le condizioni dell’audit.

5.4 Auditor. Smartsupp può sollevare un’obiezione scritta nei confronti di un auditor (persona autorizzata) nominato dall’utente se, secondo l’opinione di Smartsupp, l’auditor non è sufficientemente qualificato, non è indipendente, è in posizione di concorrenza con Smartsupp o è altrimenti manifestamente inidoneo. A seguito dell’obiezione, l’utente sarà tenuto a nominare un altro auditor oppure ad eseguire l’audit personalmente. L’utente dovrà informare tempestivamente Smartsupp in merito a eventuali non conformità, sia con le leggi sulla privacy applicabili che con questo DPA, rilevate durante l’audit.

5.5 Portata dell’audit. La portata dell’audit svolto dall’utente include esclusivamente documentazione e processi direttamente associati all’uso del Servizio da parte del singolo utente.

5.6 Sub-responsabili. L’utente acconsente al coinvolgimento di altri sub-responsabili nel trattamento dei dati personali. A seconda del tipo di Servizio fornito o richiesto dall’utente, Smartsupp può usare altri sub-responsabili o condividere dati personali con altri destinatari. L’utente acconsente che Smartsupp coinvolgerà i sub-responsabili elencati su: https://help.smartsupp.com/it/articles/12647685

5.7 Obiezioni ad altri sub-responsabili. Smartsupp informerà l’utente per iscritto o aggiornando la lista dei sub-responsabili circa il coinvolgimento di un ulteriore sub-responsabile prima che venga coinvolto, e l’utente può opporsi entro 10 giorni lavorativi dalla notifica. Se l’utente non si oppone nel termine fissato, Smartsupp coinvolgerà il sub-responsabile aggiuntivo. In caso di obiezione da parte dell’utente, Smartsupp valuterà l’obiezione e, se la riterrà giustificata, non coinvolgerà il sub-responsabile aggiuntivo oppure effettuerà ragionevoli modifiche commerciali alla configurazione o all’uso del Servizio dell’utente per evitare il trattamento da parte di tale sub-responsabile. Se non è possibile implementare alcun cambiamento, Smartsupp potrà terminare l’Accordo con l’utente (o in parte) oppure non fornire la parte di Servizio legata a tale sub-responsabile, senza essere inadempiente o responsabile di eventuali obbligazioni. Smartsupp rimborserà all’utente eventuali tariffe prepagate a copertura del periodo rimanente di tale Accordo successivamente all’efficacia della cessazione rispetto al Servizio così terminato, senza imporre una penale per l’interruzione all’utente.

5.8 Obblighi verso altri sub-responsabili.Se Smartsupp coinvolge un altro sub-responsabile, questi dovrà contrattualmente impegnarsi agli stessi obblighi di protezione dei dati personali concordati tra utente e Smartsupp e adottare adeguate misure tecniche e organizzative.

5.9 Responsabilità per il sub-responsabile.Smartsupp sarà responsabile degli atti e delle omissioni dei propri sub-responsabili nella stessa misura in cui Smartsupp sarebbe responsabile qualora la prestazione del Servizio di ciascun sub-responsabile fosse stata svolta direttamente secondo i termini di questo DPA, salvo quanto diversamente stabilito nell’Accordo.

5.10 Costi relativi all’esecuzione di questo DPA. Salvo diverso accordo scritto, ogni parte sostiene i propri costi legati all’esecuzione del DPA. Smartsupp avrà diritto di addebitare all’utente i costi ragionevolmente sostenuti per trattare ogni richiesta ed eseguire ogni obbligo ai sensi di questo DPA.

6.1 Obbligo di garantire la sicurezza dei dati personali. Smartsupp ha adottato e mantiene misure tecniche e organizzative per prevenire accessi non autorizzati o accidentali, modifiche, distruzione o perdita dei dati personali, trasmissioni non autorizzate, altri trattamenti o abusi non autorizzati dei dati personali. Smartsupp monitora regolarmente la conformità a tali misure.

6.2 Misure di sicurezza specifiche. Smartsupp ha adottato e mantiene le seguenti misure per garantire un adeguato livello di sicurezza:

Misure tecniche:

a) Pseudonimizzazione e crittografia dei dati personali:

la Piattaforma su cui vengono trattati i dati personali consente solo canali sicuri o protocolli per le connessioni di rete in entrata; Smartsupp cripta i dati utilizzando SSL/TLS per tutte le trasmissioni

i sistemi IT che trattano i dati personali usano solo canali sicuri o protocolli;

le chiavi crittografiche sono gestite in modo sicuro.

b) Capacità di assicurare la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento:

l’accesso fisico da parte del personale di Smartsupp è limitato alle persone autorizzate;

Smartsupp ha adottato meccanismi per limitare l'accesso fisico o online ai server che ospitano i dati personali;

impedimento che persone non autorizzate acquisiscano dati personali o che i dati siano utilizzati senza autorizzazione;

le persone autorizzate a trattare dati personali possono accedere solo ai dati necessari e autorizzati e i dati non possono essere letti, copiati, modificati o eliminati senza autorizzazione durante il trattamento;

gli accessi sono fortemente autenticati (ad es. tramite password sicure);

i diritti di accesso vengono verificati periodicamente;

i tentativi di accesso (sia riusciti che falliti) vengono registrati e monitorati;

al personale Smartsupp è vietato scaricare e trattare localmente i dati nei propri computer di lavoro o su altre ubicazioni di rete;

tutte le possibili anomalie o errori della Piattaforma vengono registrati.

c) Capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l'accesso ai dati personali in caso di incidente fisico o tecnico:

Smartsupp ha adottato processi, meccanismi e strumenti di backup;

le procedure di ripristino, la leggibilità dei dati e l'integrità dei backup vengono testate regolarmente.

d) Smartsupp ha implementato un processo per il test, la valutazione e la revisione periodica dell’efficacia delle misure tecniche e organizzative adottate per garantire la sicurezza del trattamento.

e) I dati personali non possono essere modificati o cancellati senza autorizzazione durante la trasmissione elettronica, il trasporto o la conservazione, e i destinatari di eventuali trasferimenti devono essere identificabili e verificabili.

Misure organizzative:

f) Tutto il personale coinvolto nel trattamento dei dati personali è informato della natura riservata di tali dati, ha ricevuto una formazione adeguata sulle proprie responsabilità e ha sottoscritto accordi scritti di riservatezza.

g) Smartsupp ha implementato direttive e processi interni per garantire il trattamento sicuro dei dati personali in conformità alle leggi applicabili in materia di privacy.

h) Per domande riguardanti questo DPA, la conformità alle leggi sulla protezione dei dati, la privacy o altre questioni legate alla privacy, il Cliente può inviare una email a dpo@smartsupp.com.

6.3 Incidenti di sicurezza. Se Smartsupp scopre una violazione dei dati personali, dovrà comunicarlo all’utente senza ritardo ingiustificato, e non oltre 48 ore dopo esser venuta a conoscenza dell’incidente, e dovrà offrire un ragionevole impegno per fornire all’utente tutte le informazioni note sull’incidente, limitatamente a:

Smartsupp risponderà con sollecitudine a qualsiasi richiesta di assistenza da parte dell’utente in caso di violazione di sicurezza.

6.4 Istruzioni illecite. Se l'utente istruisce Smartsupp in modo tale da causare una violazione degli obblighi previsti dalle leggi sulla protezione dei dati, e Smartsupp viene sanzionata da un’autorità di controllo o altro organismo di regolamentazione in seguito a tale istruzione, o è tenuta a risarcire gli interessati, l’utente si impegna a indennizzare Smartsupp e a rimborsare eventuali danni subiti, a seguito di apposita comunicazione scritta da parte di Smartsupp.

6.5 Limitazione di responsabilità. La stessa limitazione di responsabilità prevista dai Termini si applica anche a questo DPA.

6.6 Modifiche. Si applicano le stesse regole sulle modifiche previste dai Termini.

6.7 Efficacia. Questo DPA diventa giuridicamente vincolante tra l’utente e Smartsupp insieme all’Accordo.