Isikuandmete vastutav töötleja: Smartsupp.com, s.r.o ., registrikood: 036 68 681, registrijärgse asukohaga Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, esindaja Vladimír Šandera, juhatuse liige, kantud Brno piirkonnakohtu poolt peetavasse äriregistrisse, toimik nr C 86206 („Meie“).

Kontaktandmed: dpo@smartsupp.com

Pakume Smartsupp platvormi ("Platvorm"), mille kaudu saame sa pakkuda live-vestlust, Flows'i (varasemalt vestlusrobotid), müügivihjete genereerimist ja muid teenuseid, mis on tellitud meie kasutustingimuste ("Tingimused") alusel. Võtame privaatsust tõsiselt. Meie roll isikuandmete töötlemisel on kahepoolne. Tegutseme isikuandmete vastutava töötlejana (või mõne privaatsuseaduse kohaselt „ettevõte“) ja ka isikuandmete volitatud töötlejana (või mõne privaatsuseaduse kohaselt „teenusepakkuja“). See privaatsuspoliitika kirjeldab meie rolli kui isikuandmete vastutav töötleja, mis tähendab, et sellest privaatsuspoliitikast leiad kogu asjakohase teabe eesmärkide, töötlemise kestuse ja oma õiguste kohta.

Platvorm on kättesaadav veebisaidil: https://www.smartsupp.com/ ("Veebisait").

Kui soovid kasutada meie platvormi kasutajana ja kasutada meie teenuseid (seega töötleme isikuandmeid nt sinu veebisaidi külastajatelt), töötleme isikuandmeid ka sinu juhiste kohaselt. Pane tähele, et sellisel juhul oled sina isikuandmete vastutav töötleja. Selle kohta, kuidas sellistes olukordades isikuandmeid käsitleme, leiad info meie andmetöötluse tingimustes siin: https://help.smartsupp.com/et/articles/12647343.

Oleme artikli jaganud mitmeks osaks:

Olles võimalikult läbipaistev, oleme jaotanud töödeldavad isikuandmed järgmistesse kategooriatesse:

Saame isikuandmed otse sinult või, kui oled platvormi kasutaja ja sinu konto lõi tööandja/lepingupartner, võime saada isikuandmeid ka vastavalt tööandjalt/lepingupartnerilt, kellega meil on lepinguline suhe.

Meie platvorm ei ole mõeldud eriliiki isikuandmete (nt terviseandmed, biomeetria jne) säilitamiseks või töötlemiseks.

Kasutame sinu isikuandmeid selleks, et osutada sulle soovitud teenuseid, mille hulka võivad kuuluda
ka e-posti teavitused ja uudiskirjad, klienditugi, juriidiliste kohustuste täitmine jne. Kõik eesmärgid ja isikuandmete kasutamine on kirjas käesoleva privaatsuspoliitika osas B, kus leiad iga eesmärgi juures isikuandmete tüübi ja säilitamise aja.
​
Me ei müü sinu isikuandmeid kolmandatele isikutele, kuid võime neid jagada partneritega, kes abistavad meid teenuste pakkumisel (vt osa D).

Töötleme isikuandmeid eeskätt selleks, et osutada sulle meie teenuseid, anda sulle konto platvormis (ja võimaldada ligipääsu ka sinu töötajatele vms), ning tellitud teenuseid, eelkõige kui registreerid platvormis, lood kasutajakonto, täidad arveldusandmed, tasud teenuste eest ning võtad meiega ühendust lisainfo saamiseks. Selle käigus võime sulle saata sõnumeid lepingu sõlmimise, täitmise, uute toote- ja teenusepakkumiste, maksemeeldetuletuste, parooli lähtestuse ning muu olulise info kohta (sh e-posti teavitused). Selle eesmärgi täitmiseks töötleme sinu identifitseerimisandmeid, sisselogimisandmeid, kontaktandmeid, makseandmeid ja arveldusandmeid, logiandmeid, IP-aadressi ja muud platvormi kasutusinfot, lepingu täitmisega seotud andmeid ning suhtlusandmeid, kui tegemist on lepingulise suhtega seotud suhtlusega.

Maksed tehakse makseteenuse pakkujate kaudu, kes on kirjeldatud osas D - saajate nimekiri.

Töötlemise alus on sinu ja meie vahel sõlmitud lepingu täitmine ning vajadus võtta meetmeid sinu soovil enne lepingu sõlmimist. Kui sa ei ole lepingu otsene pool (näiteks kui oled meie kliendi töötaja või tema nimel tegutsev isik), töötleme sinu isikuandmeid õigustatud huvi alusel lepingu täitmise nimel.

Isikuandmeid töödeldakse sõlmitud lepingu kehtivuse ajal ning nii kaua, kui see on lepingu raames kohustuste täitmiseks vajalik. Kui sa ei kasuta kontot pikemat aega, konto deaktiveeritakse, kuid kui soovid konto andmed kustutada, tuleb meiega ühendust võtta kontaktandmete kaudu või toe kaudu või muul kanalil.

Google Workspace API kohta:Kinnitame, et meie rakenduse kasutus Google Workspace API-de puhul on rangelt piiratud meie teenuste pakkumisega kasutajatele. Me ei kasuta läbi Google Workspace API-de saadud andmeid üldiste tehisintellekti (AI) või masinõppe (ML) mudelite arendamiseks, parandamiseks ega õpetamiseks. Meie kasutus vastab Google Limited Use nõuetele, mida näeb siin.

Töötleme sinu isikuandmeid ka selleks, et pakkuda kliendituge, käsitleda kõiki päringuid ja järelkommunikatsiooni ning vajadusel dokumenteerida suhtlust eri osapooltega.

Selleks töötleme sinu identifitseerimisandmeid, kontaktandmeid, IP-aadressi ning muud platvormi kasutusinfot, lepingu täitmisega seotud andmeid ja suhtlusandmeid, kui need on klienditoega seotud.

Töötlemise aluseks on sinu ja meie vahelise lepingu täitmine või meie õigustatud huvi.

Isikuandmeid töödeldakse kliendiga lepingu kehtimise ajal ning hiljem nii kaua, kui on vaja meie õiguste kaitseks või päringute lahendamiseks. Maksimaalne säilitusaeg on 3,5 aastat pärast päringu esitamist.

Kasutame infot ka selleks, et hinnata toodet kasutavaid kliente, kliendirahulolu, trende ning tagada, et platvormi kasutamine oleks maksimaalne.

Selleks töötleme sinu identifitseerimisandmeid, kontaktandmeid, kasutajainfot, lepingu täitmisega seotud andmeid ning küsimustikest saadud infot.

Töötlemise aluseks on meie õigustatud huvi platvormi ja kasutajakogemuse parandamiseks.

Isikuandmeid töödeldakse vastastikuse suhte vältel. Andmeid töödeldakse mõistliku aja vältel suhtlemiseks või küsitluste läbiviimiseks.

Võime töödelda sinu isikuandmeid selleks, et kaitsta platvormi ja teenuste loata kasutamise eest ja tagada nende turvalisus. Samuti võime kasutada isikuandmeid oma nõuete kaitseks või ebaseaduslike tegevuste, pettuste, ohtude või meie tingimuste rikkumiste uurimiseks, preventedamiseks vms. Siia kuulub ka isikuandmete töötlemine võimalike kaebuste käsitlemiseks.

Selleks töötleme sinu identifitseerimisandmeid, sisselogimisandmeid, kontaktandmeid, makseandmeid ja arveldusandmeid, logiandmeid, IP-aadressi ja muud platvormi kasutusinfot, kasutajainfot, lepingu täitmisega seotud andmeid ning suhtlusandmeid, kui need on seotud lepinguga.

Töötlemise alus on meie õigustatud huvi kaitsta oma õigusi, kohustusi ning kaitsta pettuse ja väärkasutuse vastu.

Töötleme isikuandmeid nii kaua, kui õiguslikud aegumistähtajad või muud tähtajad kestavad. See periood võib muutuda vastavalt olukorrale. Üldjuhul määratakse töötlemisaeg vastavalt aegumistähtaegadele (nt 10 aastat seaduses).

Nagu kõik ettevõtted, peame täitma seadusest tulenevad kohustused — eriti maksude, raamatupidamise jm kohustused, mis meil lasuvad. Samuti peame olema valmis koostööks riigiasutustega, kui seadus seda nõuab.

Selleks töötleme sinu identifitseerimisandmeid, kontaktandmeid, makseandmeid ja arveldusandmeid, lepingu täitmisega seotud andmeid ning suhtlusandmeid (juhul kui neid kasutatakse juriidiliste kohustuste täitmiseks).

Töötlemise aluseks on meie õiguslike kohustuste täitmine.

Neid isikuandmeid töödeldakse seaduses sätestatud aja jooksul. Oleme seadusega kohustatud säilitama raamatupidamisdokumente ja -kirjeid (arveid) 5 aastat alates arvestusperioodi lõpust, millega need seotud on. Samuti peame säilitama arveid 3 aastat pärast maksuaasta lõppu, millega seotud maksukohustus tekkis. Maksudokumente peame säilitama 10 aastat pärast maksuaasta lõppu, mil tehing toimus.

Võime aeg-ajalt saata sulle kommertsteavitusi e-posti teel. See ei tähenda lepingulise suhtega seotud teavitusi (nt tingimuste muudatused, makseteated vms), vaid sooduspakkumiste, kampaaniate ja muu brändi toetava suhtluse saatmist.

Selleks töötleme sinu e-posti aadressi ja identifitseerimisandmeid.

Töötlemise aluseks on kaks osa:

· Kui lood konto ja registreerud, sõlmitakse meie vahel leping ning tekib kliendisuhe. Siis töödeldakse isikuandmeid õigustatud huvi (otsene turundus) alusel.

· Kui tellid meie uudiskirja, annad sellega vastavaks töötlemiseks nõusoleku.

Võid igal ajal uudiskirjast loobuda, kasutades igas saadetud teates olevat loobumislinki. Samuti saad nõusoleku igal ajal tagasi võtta, millel on sama mõju kui loobumisvõimalusel.

Isikuandmeid töödeldakse 2 aastat viimasest uudiskirja aktiivsest vaatamisest, kui sa ei loobu sellest varem.

Soovime jagada infot sinu arvustuse kohta platvormi osas ja näidata seda maailmale. Seetõttu võime töödelda ja jagada sinu arvustust meie sotsiaalmeediakanalites või veebisaidil.

Selleks töötleme sinu identifitseerimisandmeid, kontaktandmeid ja sisselogimisandmeid. Sinu selgesõnalise nõusoleku korral töötleme ka pilte, ettevõtte nime, ametikohta ja muid andmeid, mis arvustuse tekstis sisalduvad.

Töötlemise aluseks on sinu nõusolek.

Sinu isikuandmeid arvustustes töödeldakse kuni nõusoleku tagasi võtmiseni, kuid mitte rohkem kui 5 aastat.

Võid osa võtta meie veebiseminaridest ja teistest koolitustest. Töötleme isikuandmeid nende ürituste korraldamiseks ja läbiviimiseks. Pane tähele, et mõningaid hetki võime salvestada fotodele või videole. Soovime jääda võimalikult anonüümseks, seega me ei kuva sinu nime või muid detaile fotode/videote juurde ilma sinu nõusolekuta (nt kui tegemist on viitega).

Töötleme sinu identifitseerimisandmeid, kontaktandmeid, makseandmeid ja arveldusandmeid ning pilte ja videosid.

Töötlemise aluseks on meie vahel sõlmitud leping, kui registreerud veebiseminarile/koolitusele.

Isikuandmeid töödeldakse lepingulise suhte jooksul ja seejärel kuni 4 aastat peale lepingu lõppemist.

Töötleme sinu isikuandmeid, et tagada veebisaidi ja platvormi töö ja turvalisus, s.t platvormi sisemine toimimine, sinu tuvastamine registreeritud kasutajana korduvatel külastustel ning sinu turvalisuse tagamiseks. Samuti töötleme teavet sinu eelistuste kohta, näiteks nõusolekud, millistele küpsistele oled nõusoleku andnud, personaliseerimiseks ja turunduseks kasutatavate küpsiste nõusolekukirjed jne.

Selleks töötleme tehnilisi andmeid nagu IP-aadress ja vajalike küpsiste andmeid.

Töötlemise aluseks on meie õigustatud huvi platvormi nõuetekohase toimimise ja turvalisuse tagamiseks. Isikuandmeid töödeldakse tavaliselt platvormi külastuse vältel maksimaalselt küpsiste ribas või küpsisepoliitikas sätestatud aja jooksul. Pane tähele, et sinu veebilehitseja võib kehtestada küpsiste salvestamise perioodi.

Töötleme sinu isikuandmeid, et mõista, kuidas külastajad veebisaiti või platvormi kasutavad. Selle raames võime jälgida veebisaidi või platvormi liiklust, seda optimeerida ning muuta külastuse sujuvamaks ja kasutajasõbralikumaks.

Selleks töötleme küpsiste andmeid, mis on analüütiliseks otstarbeks meie või kolmandate osapoolte poolt esitatud, juhul kui oled selleks nõusoleku andnud. Andmeid töödeldakse tavaliselt platvormi külastuse ajal ning maksimaalselt küpsiste ribas või poliitikas määratud aja jooksul. Pane tähele, et sinu veebilehitseja võib määrata küpsiste säilitamise perioodi.

Töötleme isikuandmeid selleks, et teada saada sinu isiklikke eelistusi ja näidata asjakohast reklaami. Võime pakkuda ja reklaamida tooteid ja teenuseid ning saata sulle turundusteavitusi ja brändi toetavaid sõnumeid (ka sotsiaalmeedias). Seda teavet jagame vajadusel kolmandate osapooltega.

Selleks töötleme turundusküpsiste andmeid, mida pakume meie või kolmandad osapooled, kui oled selleks nõusoleku andnud. Andmeid töödeldakse külastuse vältel või maksimaalselt poliitikas ette nähtud tähtajani; vt täpsemalt küpsiste ribast või poliitikast. Veebilehitseja võib määrata küpsiste säilitamise aega.

Smartsupp pakub sulle vabatahtlikku ühendajat Model Context Protocol (MCP) põhjal, millega saad ise valida, millise teise teenuse AI assistenti Platvormil kasutad – nagu ChatGPT (OpenAI) või Claude (Anthropic) ("AI assistent"). Ühendaja hakkab tööle alles siis, kui mõni sinu Smartsupp konto kasutajatest on selle AI assistendiga ühendanud ja endale sisse loginud. AI assistent tegutseb ainult sama kasutaja õiguste ulatuses.

Andmed, mida ühendaja tagastab. Iga päringuga tagastatakse ainult selleks konkreetseks toiminguks vajalikud andmed. Sõltuvalt sellest, mida AI assistendilt palud, võib ühendaja edastada sinu Smartsupp kontost järgmisi andmeid – mitte kunagi midagi peale selle:

Andmeid muutvad toimingud (nagu sõnumi saatmine, ärakirja meiliga saatmine, vestluse avamine või sulgemine, agendi lisamine või eemaldamine, sildi lisamine või eemaldamine, sildi kustutamine) tagastavad ainult lühikese kinnituse koos vastavate ID-dega. Kui kinnitad ärakirja saatmise, kordame ka sinu antud saaja e-posti aadressi.

Andmed, mida ühendaja mitte kunagi ei tagasta. Ühendaja ei edasta kunagi külastajate IP-aadresse ega asukohta (riik, linn); külastaja või seadme identifikaatoreid; ühegi kanali identifikaatoreid (nt telefoninumber või sõnumiplatvormi kasutaja ID); külastatud lehti või viitavaid URL-e; sinu veebist saadetud kohandatud muutujaid; kontaktide omadusi või märkmeid; keelustamise või nõusoleku (GDPR) staatust; agentide e-posti aadresse, pilte, rolle ega ametinimetusi; manuste linke või failinimesid; sõnumite kohaletoimetamise infot; vestlusroboti tegevuste infot; sisemisi süsteemi ID-sid peale ülalnimetatud; ega diagnostika-, silumis- või telemeetriaandmeid.

Andmed, mida meie AI assistendilt saame. Meieni jõuavad ainult AI assistendi poolt meile saadetud päringu parameetrid – näiteks otsingufilter, külastajale saadetav sõnumi tekst, vestluse ärakirja e-posti aadress või sildi nimi. Me ei saa ise lugeda sinu AI assistendiga vestlusi, nende ajalugu ega mälu ega faile, mida sinna üles laed. Ühendaja toimimiseks töötleme ka autoriseerimisandmeid (juurdepääsutokenid ja ühendatud AI assistendi ID) ning tehnilisi logisid ühendaja päringutest.

Eesmärk ja õiguslik alus. Töötleme sinu konto andmeid, et AI assistendi kaudu teha just need tegevused, mida sina vajad, vastavalt sinu juhistele ja meie Andmetöötluse tingimustele. Autoriseerimisandmeid ja tehnilisi logisid töötleme ühendaja pakkumiseks (lepingu täitmine) ning turvalisuse ja väärkasutuse tõkestamiseks (õigustatud huvi). Ühendaja kaudu edasi antud andmeid ei kasutata AI mudelite treenimiseks, neid ei müüda ega kasutata reklaami jaoks.

Saajad. Ühendajaga saadud andmed lähevad ainult sulle valitud AI assistendile. Selle teenuse pakkuja kasutab andmeid sinu ja tema vahelise lepingu ning privaatsuspoliitika järgi. Kui pakkuja asub väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda, kantakse andmeid edasi ainult sinu juhiste ja lepingu kaitsemeetmetega.

Säilitamine. Eraldi koopiat ühendajalt saadud andmetest meie ei jäta. Need andmed jäävad ainult sinu Smartsupp kontosse vastavalt Andmetöötluse tingimustes kirja pandule. Juurdepääsutunnused aeguvad ise väikese ajaga. Tehnilised logid ühendaja päringutest sisaldavad ainult päringu metaandmeid (aeg, millist tööriista kasutasid, kas toiming õnnestus), mitte sisu, ning neid hoitakse 30 päeva.

Sinu valikud. Ühendaja on täiesti valikuline – see jääb välja lülitatuks, kuni ise selle aktiveerid. Saad selle alati lahti ühendada AI assistendi ühendaja seadetes – siis pole AI assistendil enam sinu kontole ligipääsu. Kui soovid loobuda, anna meile sellest ka teada aadressil dpo@smartsupp.com.

Isikuandmeid säilitatakse iga eesmärgi kohta osas B määratud aja vältel.
Üldjuhul säilitame sinu isikuandmeid seni, kuni see on käesolevas privaatsuspoliitikas kirjeldatud eesmärkide täitmiseks vajalik, v.a kui pikem säilitusaeg on seadusega ette nähtud või lubatud (nt õigusnõuete kehtestamiseks või kaitseks). Kui konkreetse isikuandmete tüübi säilitamistähtaeg aegub, kustutame või hävitame selle.
​
​Võid vajadusel küsida oma isikuandmete kustutamist, võttes meiega ühendust aadressil dpo@smartsupp.com.
​Hindame sinu taotlust vastavalt osa F.4 põhimõtetele.

Me ei edasta ega avalda sinu infot kolmandatele osapooltele muudel eesmärkidel kui käesolevas privaatsuspoliitikas (osa B) toodud.
Samuti on kõigi andmesaajate eesmärgid avatud allolevas tabelis. Jagame isikuandmeid järgmiste andmesaajatega:

Kasutades küpsiseid veebisaidil ja tootes, võime isikuandmeid jagada järgmiste andmesaajatega: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Arvustuste puhul võib sinu andmeid jagada ka muudel platvormidel: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Lisaks võime sinu isikuandmeid jagada teatud kolmandate osapooltega, kes on iseseisvad vastutavad töötlejad, "juriidiliste kohustuste täitmiseks", kui oleme õigusaktide alusel kohustatud neid andma (nt ametiasutusele, politseile või kohtule). Samuti võidakse andmeid anda isikutele, kes väidavad, et on saanud sinu tegevusest kahju.

Rakendame turvameetmeid sinu andmete konfidentsiaalsuse kaitseks. Platvormil, millel isikuandmeid töödeldakse, on lubatud ainult turvalised kanalid/protokollid sissetulevate võrgupäringute jaoks. Andmed krüpteeritakse kõigis edastustes SSL/TLS protokolliga. Samuti kasutame mehhanisme füüsilise või veebipõhise ligipääsu piiramiseks serveritele, kus isikuandmeid töödeldakse. Protsessid on kindlaks määratud tehniliste ja organisatsiooniliste meetmete korrapäraseks testimiseks, hindamiseks ja tõhususe läbivaatamiseks, et tagada turvalisus.

Kõigis isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes, sh õiguste kasutamise või kaebuse esitamise korral, pöördu dpo@smartsupp.com .

Sinu päringuga tegeldakse viivitamata, hiljemalt 1 kuu jooksul. Erandkorras, eriti keerukuse korral, on meil õigus tähtaega veel 2 kuu võrra pikendada – sellest ja põhjustest anname sulle teada.

Sul on õigus esitada ka kaebus järelevalveasutusele (vt allpool).

Sul on õigus saada kinnitust, kas töötleme sinu isikuandmeid. Kui töötleme, saad nõuda juurdepääsu teabele eesmärkide, mahu, andmesaajate, töötlemise kestuse, parandamise, kustutamise, piirangute, vastuväidete, kontrollorganile kaebamise õiguse ja andmete allika kohta (selles dokumendis juba esitatud info). Samuti saad nõuda töödeldavate andmete koopiat. Esimene koopia on tasuta; järgmiste eest võime võtta tasu. Andmete ulatus võib olla piiratud teiste isikute õiguste kaitseks.

Sul on õigus igal ajal võtta tagasi nõusolek oma isikuandmete töötlemiseks. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta eelneva töötlemise seaduslikkust ega tähenda juba anonümiseeritud isikuandmete töötlemise lõpetamist.

Sul on õigus nõuda, et parandaksime ebaõiged isikuandmed. Eesmärgist sõltuvalt võid ka nõuda puudulike andmete täiendamist (nt täiendava avalduse esitamisega).

Sul on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist juhul, kui:

Seda õigust ei saa kasutada, kui töötlemine on vajalik meie seaduslike kohustuste, avaliku huvi ülesannete täitmiseks või õigusnõuete kehtestamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks.

Sul on õigus paluda oma isikuandmete töötlemise piiramist, kui:

Sul on õigus saada koopia isikuandmetest, mida automatiseeritult töötleme, kas nõusoleku alusel või lepingu täitmiseks. Edastame need tavapärases masinloetavas vormingus sulle või sinu määratud vastutavale töötlejale, kui tehniliselt võimalik. Andmete ulatus võib olla piiratud teiste isikute õiguste kaitseks.

Sul on õigus esitada vastuväiteid, kui töötleme isikuandmeid meie õigustatud huvi alusel. Lõpetame andmete töötlemise, kui puuduvad muud ülimuslikud põhjused või kui seda pole vaja õigusnõuete kehtestamiseks, esitamiseks või kaitseks, või kui oled vastu otseturundusele. Kui esitad vastu uudiskirjadele, lõpetame nende edastamise.

Lisaks võimalusele teostada oma õigusi meie ees võid esitada kaebuse pädevale järelevalveasutusele, milleks on Office for Personal Data Protection aadressil Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7.

See privaatsuspoliitika kehtib alates 03.11.2026. Meil on õigus seda privaatsuspoliitikat aeg-ajalt muuta, seega kontrolli seda regulaarselt. Kõik muudatused avaldatakse meie veebisaidil.