Hizmet Şartlarına (“Şartlar”) göre, Smartsupp, Hizmeti Şartlarda belirtildiği şekilde Hizmetin kullanıcısı olarak size sunmaktadır. Smartsupp ile kullanıcı arasındaki ilişki, bu nedenle, kullanıcının çevrimiçi kayıt süreci veya Şartların eklendiği yazılı veya elektronik sözleşme yoluyla, topluca sizin ile Smartsupp arasında bir anlaşma oluşturan ("Anlaşma") sürecine dayanmaktadır. Bu veri işleme eki (bundan sonra "DPA" olarak anılacaktır) Anlaşmanın ayrılmaz bir parçasını oluşturur.

Büyük harfle başlayan kelimeler, bu DPA’da aksi belirtilmedikçe, Şartlarda veya Şartlarda atıfta bulunulan herhangi bir diğer ek belgeye göre aynı anlama sahip olacaktır.

Smartsupp, bu DPA’yı, Avrupa Parlamentosu ve Konseyinin 2016/679 sayılı Kişisel Verilerin Korunması hakkındaki düzenlemesi (“GDPR”) , 2018 Veri Koruma Yasası veya CCPA/CPRA ve ayrıca Anlaşma kapsamında Hizmet sunumu sırasında geçerli olan diğer gizlilik yasalarına (“uygulanabilir gizlilik yasaları”) uygun olarak sonuçlandırır.

Bu DPA’da Smartsupp’un kişisel veri işleyici olarak hareket ettiği belirtilmişse, bu durum GDPR kapsamında “işleyici” ve diğer uygulanabilir gizlilik yasalarındaki eşdeğer terimlerin (örneğin, CCPA kapsamında tanımlanan “Hizmet Sağlayıcı”) anlamına sahiptir. Bu DPA’da sizin kişisel veri sorumlusu olarak hareket ettiğiniz belirtilmişse, bu, GDPR kapsamında “sorumlu” ve uygulanabilir gizlilik yasalarında belirtilen diğer eşdeğer terimler (ör: CCPA’da tanımlanan “İşletme”) ile aynı anlama gelir.

Makaleyi birkaç bölüme ayırdık:

1.1 Kişisel verilerin, veri işleyici olarak işlenmesi. Smartsupp, Hizmeti kullanıcıya sağladığında kullanıcının adına kişisel veri işleyebilir ve bu durumda kullanıcıya ilişkin kişisel verilerde işleyici (veya alt işlemeci) olarak hareket eder.

Smartsupp tarafından yürütülen işleme faaliyetleri, kayıt, Anlaşma veya kullanıcının Hizmetin ifası sırasında platform aracılığıyla yaptığı belgelenmiş taleplerden kaynaklanır. Bu platform https://www.smartsupp.com ("Platform") adresinde mevcuttur.

1.2 Kişisel veri işleme yetkisi. Kullanıcı, Hizmete uygun şekilde kullanıcının sağladığı veri sahiplerinin kişisel verilerini işlemek için Smartsupp’a yetki vermektedir ve bu DPA’da belirtildiği şekilde işlenecektir. Smartsupp, kişisel verileri kullanıcı için, kullanıcının belgelenmiş talimatları doğrultusunda ve yalnızca Smartsupp’un Anlaşma kapsamındaki yükümlülüklerini doğru şekilde yerine getirmesi için gerekli olduğu ölçüde işleyecektir.

1.3 Kullanıcının sorumluluğu. Smartsupp veri işleyici olarak hareket ettiğinden, kullanıcı sorumlu olarak hareket etmekte olup, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tüm yükümlülükleri yerine getirmekten sorumludur. Bu yükümlülükler arasında, veri sahiplerini kişisel verilerin işlenmesi hakkında doğru şekilde bilgilendirmek, gerekirse kişisel verilerin işlenmesine ilişkin onay almak ve veri sahiplerinden gelen haklarını kullanmaya ilişkin talepleri (ör. bilgi, erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, itiraz hakları vb.) ele almak yer almaktadır. Smartsupp, bu yükümlülüklerin yerine getirilmesinde kullanıcıya Platform veya kullanıcının belgelenmiş talepleri aracılığıyla yardımcı olacaktır. Ancak, Smartsupp, kullanıcının faaliyetlerinin doğruluğu ve yasallığı konusunda, kullanıcının Hizmeti kullandığı ülkedeki gizlilik veya diğer mevzuatların ihlaline neden olabilecek herhangi bir faaliyeti de dahil olmak üzere hiçbir sorumluluk kabul etmez.

2.1 İşlemenin konusu. Aşağıda tanımlanan kişisel verilerin Smartsupp tarafından işlenmesinin konusu, Anlaşmada belirtildiği şekilde Hizmetin sağlanmasıdır; özellikle Hizmetin özelliklerini kullanırken kişisel verilerin işlenmesi, Web Sitesinde açıklanan şekilde.

2.2 Kişisel veri türleri. Anlaşmaya göre görevlerin yerine getirilmesi ve Hizmetin sağlanmasının konusu uyarınca, bu DPA’ya göre aşağıdaki kişisel veri türleri işlenebilir:

a) Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası veya sosyal ağ hesap bilgileri gibi iletişim bilgileri,

b) kullanıcının web sitesine ziyarete ilişkin ayrıntılar; ziyaret edilen web sitesinin URL’si, ziyaret tarihi ve saati, teknik bilgiler (ekran çözünürlüğü, cihaz tipi, tarayıcı tipi, işletim sistemi vb.), IP adresi, coğrafi konum verileri (kullanıcının web sitenizi görüntülediği ülke ve şehir),

c) Hizmet özellikleri kullanılırken kullanıcılar ve müşteriler veya diğer kullanıcılar arasındaki görüşmelerde yer alan bilgiler,

d) Hizmeti kullanan kullanıcılar hakkında teknik günlükler ve diğer bilgiler (Smartsupp bu tür bilgileri almak için üçüncü taraf araçlar kullanır),

e) kullanıcı tarafından başka herhangi bir şekilde yüklenen veya kullanılan diğer kişisel veriler,

f) kişisel veri türü, kapsamı ve ayrıntıları, Hizmetin sunulması sırasında tamamen kullanıcının kendi takdirine bağlı olarak belirlenir ve kontrol edilir.

Kişisel veri kapsamı, kullanıcının kullandığı Hizmet özelliklerinin türüne bağlıdır. Hizmet, özel nitelikli kişisel verilerin depolanması için tasarlanmamıştır. Kullanıcı, Hizmeti özel nitelikli kişisel verileri depolamak veya işlemek amacıyla kullanmamalıdır. Kullanıcı, bu tür verileri Hizmet üzerinden işlerse, Smartsupp bu işlemeden dolayı hiçbir yükümlülük kabul etmez.

2.3 Veri sahibi kategorileri. Smartsupp, aşağıdaki veri sahibi kategorileri hakkında kişisel verileri işleyecektir:

a) Kullanıcının çalışanları (ve diğer çalışanlar ile kullanıcı adına hareket eden kişiler);

b) Kullanıcı tarafından Hizmet kapsamında hesap oluşturulan kişiler;

c) Hizmetin sunulduğu kullanıcının müşterileri ve diğer kullanıcıları;

d) Kullanıcının web sitesi ziyaretçileri;

e) Hizmetin sunulması sırasında kullanıcı tarafından Smartsupp’a sağlanan ve Smartsupp tarafından kaydedilmiş veya Hizmetin kullanıcıya sunulması ile bağlantılı olarak başka şekilde işlenen diğer kişisel verilerin sahibi kişiler.

3.1 Kişisel verilerin işleme niteliği. Smartsupp, kişisel verileri otomatik, elektronik şekilde işleyecek olup; işleme, kişisel verilere Hizmet sunumu kapsamında erişilmesini, kişisel verilerin görüntülenmesini, kişisel verilerin saklanmasını ve Hizmetin kullanıcıya sağlanmasına karşılık gelebilecek diğer faaliyetleri içerecektir. Kişisel verilerin işleme niteliği şunlardan doğar:

a) Tarafların sonuçlandırdığı Anlaşma;

b) Kullanıcı veya Platformu kullanıcı adına kullanan diğer yetkili kullanıcıların talepleri;

c) Hizmetin ve Platformun niteliği;

d) Kullanıcı tarafından sağlanan diğer belgelenmiş talimatlar.

3.2 İşlemenin amacı. İşlemenin amacı, Şartlarda tanımlandığı üzere Hizmetin kullanıcıya sağlanması ve Hizmetin sunulmasından kaynaklanabilecek diğer amaçlardır.

4.1 Kişisel verilerin işlenme süresi. Kişisel verilerin işlenmesi, Anlaşmanın süresi boyunca veya Smartsupp’un kullanıcıdan Anlaşmanın ifası ile bağlantılı olarak talimat aldığı sürece yürütülecektir. Smartsupp, Anlaşmadan açıkça sona ermesinden sonra devam edeceği anlaşılmadıkça, Anlaşmanın tamamı boyunca veri koruma yasalarında belirtilen yükümlülüklere uymayı taahhüt eder.

4.2 Kişisel verilerin iadesi ve silinmesi. Anlaşma sona erdiğinde, uygulanabilir gizlilik yasalarının izin verdiği ölçüde, Smartsupp, Hizmetin sunumu amacıyla depolanan tüm kişisel verileri 3 ay içinde silecektir. Kullanıcı, yukarıda belirtilen süre içinde verilerin iade edilmesini talep ederse, Smartsupp bu işlemler için önceden bildirilecek makul bir ücret talep etmeye hak kazanır.

5.1 Smartsupp’un yükümlülükleri. Kişisel verilerin işlenmesinde Smartsupp şunları taahhüt eder:

a) Kişisel verileri yalnızca kullanıcının belgelenmiş talimatlarına göre işlemek; kesinlik olması açısından, Anlaşma kapsamındaki yükümlülüklere uyularak kişisel verilerin işlenmesi, kullanıcının talimatlarına uygun olarak kabul edilecektir;

b) Kullanıcının talimatlarına uygun olarak, kişisel verilerin üçüncü bir ülkeye veya uluslararası bir kuruluşa aktarılması konusundaki talimatları izlemek; ancak Smartsupp’un tabi olduğu Avrupa Birliği veya Üye Devlet hukukunca işlenme zaten isteniyorsa bu kapsam dışındadır;

c) Kişisel verileri işlemekle yetkilendirilmiş kişilerin gizlilik yükümlülüğüne tabi olmasını sağlamak veya kanuni gizlilik yükümlülüğüne tabi olacak şekilde hareket etmek;

d) İşlemenin niteliğini dikkate alarak, teknik ve organizasyonel uygun önlemlerle kullanıcının veri sahibinin haklarının kullanılması taleplerine yanıt verme yükümlülüğüne uymasına yardımcı olmak; veri sahiplerinin taleplerinin ele alınmasına ilişkin kurallar bu DPA’nın 5.2. maddesinde belirtilmiştir;

e) (i) işlemenin güvenlik seviyesini sağlamak, (ii) kişisel veri ihlallerini Veri Koruma Otoritesine ve uygulanabilir olduğunda veri sahiplerine bildirmek, (iii) kişisel verilerin korunmasına yönelik etki değerlendirmesi yapmak ve (iv) Veri Koruma Otoritesi ile ön görüşme yapmak gibi, kullanıcının yükümlülüklerini yerine getirmede kullanıcıya yardımcı olmak; tüm bunlar işlemenin niteliği ve işlenen kişisel verilerin niteliği dikkate alınarak yapılacaktır;

f) Kullanıcıya veya kullanıcı tarafından yetkilendirilmiş bir kişiye, bu DPA’ya uyumu kontrol etme (audit veya denetim dahil) imkanı tanıyacak; özellikle bu DPA’dan kaynaklanan kişisel verilerin işlenmesine ilişkin yükümlülükleri yerine getirilmesi için yapılacak kontrol taleplerinde, kullanıcı veya yetkilendirilmiş kişinin makul talimatlarına uygun hareket edecektir; denetimlere ilişkin özel kurallar bu DPA’nın 5.3 ve 5.4. maddelerinde belirtilmiştir;

g) Smartsupp’tan makul şekilde beklenebilecek tüm bilgileri kullanıcıya sağlayacak; böylece ilgili veri koruma mevzuatında belirtilen yükümlülüklerin yerine getirildiği ispatlanmış olacaktır.

5.2 Veri sahibi talepleri. Eğer bir veri sahibi doğrudan Smartsupp ile iletişime geçerse, Smartsupp veri sahibine talebini doğrudan kullanıcıya iletmesi gerektiğini bildirir. Smartsupp, kullanıcının böyle bir veri sahibi talebine yanıt vermesine yardımcı olmak için ticari olarak makul çabayı gösterecek olup, Smartsupp’un yasal olarak izin verildiği ölçüde bunu yerine getirecektir. Kullanıcı, Smartsupp’un bu desteği sağlaması nedeniyle ortaya çıkan tüm maliyetlerden ve bu tür taleplerin düzgün şekilde ele alınmasından sorumludur.

5.3 Denetim kuralları. Kullanıcı, denetim (kontrol) taleplerini yalnızca Smartsupp e-posta adresine dpo@smartsupp.com makul aralıklarla göndermelidir. Denetim talebinin alınmasının ardından taraflar; (i) denetimin olası tarihini, (ii) denetim sırasında gizlilik yükümlülüklerinin nasıl sağlanacağına ilişkin güvenlik önlemlerini ve (iii) denetimin tahmini başlangıcı, kapsamı ve süresini önceden kararlaştıracaktır. Talebin yapıldığı tarihten itibaren 30 gün içinde anlaşma sağlanamazsa denetim şartlarını Smartsupp belirleyecektir.

5.4 Denetçi. Smartsupp, kullanıcının atadığı herhangi bir denetçiye (yetkili kişi) yazılı olarak itiraz edebilir; eğer Smartsupp’un görüşüne göre denetçi yeterince nitelikli değilse, bağımsız değilse, Smartsupp ile rekabet içinde ise veya başka şekilde açıkça uygun değilse. İtirazın ardından kullanıcı, başka bir denetçi atamak veya denetimi kendisi yapmak zorundadır. Kullanıcı, denetim sırasında yürürlükteki gizlilik yasaları veya bu DPA ile uyumsuzluğa ilişkin herhangi bir bilgi elde ederse, bunu derhal Smartsupp’a bildirmekle yükümlüdür.

5.5 Denetim kapsamı. Kullanıcı tarafından yapılan denetimin kapsamı yalnızca spesifik kullanıcının Hizmeti kullanımı ile doğrudan ilişkili dokümantasyon ve süreçleri içerebilir.

5.6 Alt işlemciler. Kullanıcı, kişisel verilerin işlenmesinde başka alt işlemcilerin dahil edilmesini kabul eder. Sunulan veya kullanıcı tarafından talep edilen Hizmetin türüne bağlı olarak, Smartsupp başka alt işlemciler kullanabilir veya kişisel verileri diğer veri alıcılarıyla paylaşabilir. Kullanıcı, Smartsupp’un https://help.smartsupp.com/tr/articles/12647685 adresinde listelenen alt işlemcileri dahil etmesini kabul eder.

5.7 Diğer alt işlemcilere itiraz. Smartsupp, ek bir alt işlemcinin katılımı öncesinde kullanıcıyı yazılı olarak veya Alt İşlemciler listesini güncelleyerek bilgilendirecek ve kullanıcı, bildirimden sonraki 10 iş günü içinde ek alt işlemcinin dahil edilmesine itiraz edebilir. Kullanıcı belirlenen süre içinde itiraz etmezse, Smartsupp ek alt işlemciyi dahil edecektir. Kullanıcı tarafından itiraz edilmesi halinde, Smartsupp itirazı değerlendirecek ve haklı bulursa ek alt işlemciyi dahil etmeyecek veya kullanıcının yapılandırmasında veya Hizmet kullanımında ticari olarak makul bir değişiklik yapacaktır. Değişiklik mümkün değilse, Smartsupp kullanıcı ile olan Anlaşmayı (veya kısmen) feshedebilir veya ek alt işlemcinin bağlı olduğu Hizmet kısmını sunmayabilir; bu durumda temerrüde veya herhangi bir yükümlülüğün ihlaline düşmüş sayılmaz. Smartsupp, söz konusu Hizmetin feshedilme tarihinden sonraki süresini kapsayan önceden ödenmiş ücretleri kullanıcıya iade edecektir ve bu fesih için kullanıcıya ek ceza uygulanmaz.

5.8 Diğer alt işlemcilere ilişkin yükümlülükler.Smartsupp başka bir alt işlemciyi dahil ederse, bu alt işlemci, kullanıcı ile Smartsupp arasında üzerinde anlaşılan aynı veri koruma yükümlülüklerine sözleşmesel olarak uymalı ve ayrıca uygun teknik ve organizasyonel önlemler uygulamalıdır.

5.9 Alt işlemci için sorumluluk.Smartsupp, alt işlemcilerin fiil ve ihmallerinden, her bir alt işlemcinin Hizmetinin doğrudan bu DPA şartlarına tabi olması halinde Smartsupp’un sorumlu olacağı düzeyde sorumludur, Anlaşmada aksi belirtilmedikçe.

5.10 DPA'nın ifasıyla ilgili masraflar. Yazılı olarak aksi kararlaştırılmadıkça, kullanıcı DPA'nın yerine getirilmesiyle ilgili kendi masraflarından kendisi sorumlu olacaktır. Smartsupp, herhangi bir talebi ele almak ve bu DPA kapsamındaki yükümlülüğü yerine getirmek için yaptığı makul harcamaları kullanıcıya fatura etme hakkına sahiptir.

6.1 Kişisel veriyi güvence altına alma yükümlülüğü. Smartsupp, yetkisiz veya kazara erişimi, değiştirilmesi, imhası veya kaybı, yetkisiz iletimleri, diğer yetkisiz işlemleri veya kişisel verilerin başka bir şekilde yetkisiz kullanımını önlemek amacıyla teknik ve organizasyonel önlemler almış ve sürdürmektedir. Smartsupp, bu önlemlere uyumu düzenli olarak izler.

6.2 Özel güvenlik önlemleri. Smartsupp, yeterli düzeyde güvenlik sağlamak için aşağıdaki önlemleri almış ve sürdürmektedir:

Teknik önlemler:

a) Kişisel verilerin takma adla kullanılması ve şifrelenmesi:

Kişisel verilerin işlendiği Platform, sadece güvenli kanallar veya protokoller ile gelen ağ bağlantılarına izin verir; Smartsupp tüm veri iletimleri için SSL/TLS şifreleme kullanır

Kişisel verileri işleyen BT sistemleri yalnızca güvenli kanallar veya protokoller ile çalışır;

Kriptografik anahtarlar güvenli şekilde yönetilir.

b) İşleme sistemlerinin ve hizmetlerin gizliliğini, bütünlüğünü, erişilebilirliğini ve dayanıklılığını sürekli sağlama yeteneği:

Smartsupp personelinin fiziksel erişimi sadece yetkili kişilerle sınırlıdır;

Smartsupp, kişisel veri barındıran sunuculara fiziksel veya çevrimiçi erişimi sınırlamak için mekanizmalar benimsemiştir;

Yetkisiz kişilerin kişisel verilere erişimini önleme ve kişisel verilerin izinsiz kullanılmasını önleme;

Kişisel veri işleyen yetkili kişiler, sadece ihtiyacı olan ve erişim yetkisi verilen kişisel verilere erişebilir; kişisel veriler işlem sırasında izinsiz şekilde okunamaz, kopyalanamaz, değiştirilemez veya silinemez;

Erişim güçlü şekilde kimlik doğrulanır (ör. güçlü şifreler kullanılarak);

Erişim hakları periyodik olarak kontrol edilir;

Erişim girişimleri (hem başarılı hem de başarısız) kaydedilir ve izlenir;

Smartsupp personeline, kişisel verileri kendi bilgisayarlarında ya da herhangi bir ağ konumunda yerel olarak indirmeleri ve işlemeleri yasaktır;

Platformdaki tüm olası arızalar ve anormallikler kaydedilir.

c) Fiziksel veya teknik olaylarda, kişisel verilerin erişimi ve kullanılabilirliğini zamanında yeniden sağlama yeteneği:

Smartsupp, yedekleme süreci, mekanizması ve araçlarını benimsemiştir;

Geri yükleme prosedürü, yedeklerin veri okunabilirliği ve bütünlüğü periyodik olarak test edilir.

d) Smartsupp, işlemenin güvenliğini sağlamak için uygulanan teknik ve organizasyonel önlemlerin etkinliğini düzenli olarak test eden, değerlendiren süreçler benimsemiştir.

e) Elektronik iletim, aktarım veya depolama sırasında, kişisel verilerin izinsiz şekilde değiştirilemez veya silinemez olması ve herhangi bir aktarımın alıcı kuruluşlarının belirlenip doğrulanabilmesi.

Organizasyonel önlemler:

f) Kişisel veri işleme sürecine dahil edilen tüm personel, kişisel verilerin gizli niteliği konusunda bilgilendirilmiştir, sorumluluklarıyla ilgili uygun eğitim almış ve yazılı gizlilik sözleşmeleri imzalamıştır.

g) Smartsupp, kişisel veri işleme süreçlerini yürürlükteki gizlilik yasalarına uygun şekilde güvence altına almak için iç talimatlar ve süreçler uygulamıştır.

h) Kullanıcı, bu DPA, veri koruma yasalarına uygunluk, veri gizliliği veya diğer gizlilik konularında soruları için dpo@smartsupp.com adresine e-posta gönderebilir.

6.3 Güvenlik olayları. Smartsupp bir kişisel veri ihlalini fark ederse, güvenlik olayı öğrenildikten sonra gecikmeksizin, en geç 48 saat içinde kullanıcıya bildirecek ve olayla ilgili bilinen tüm bilgileri sunmak için makul çabayı gösterecektir, bunlar şunlarla sınırlı değildir:

Smartsupp, bir güvenlik ihlalinde kullanıcıdan gelen yardım taleplerine gecikmeksizin yanıt verecektir.

6.4 Hukuka aykırı talimatlar. Kullanıcı, Smartsupp’u veri koruma yasalarına aykırı şekilde yönlendirirse ve Smartsupp bu talimat nedeniyle bir denetim makamı veya diğer düzenleyici makam tarafından yaptırıma tabi tutulursa ya da veri sahiplerine tazminat ödemesi istenirse, kullanıcı yazılı bildirim üzerine Smartsupp’a yapılan tüm zararları tazmin etmeyi kabul eder.

6.5 Sorumluluğun sınırlandırılması. Bu DPA’da Şartlarda öngörülenle aynı sorumluluk sınırlamaları uygulanır.

6.6 Değişiklikler. Şartlarda belirtildiği biçimde değişiklik kuralları uygulanır.

6.7 Yürürlük. Bu DPA, kullanıcı ile Smartsupp arasında Anlaşmayla birlikte yasal olarak bağlayıcı hale gelir.