Behandlingsansvarlig: Smartsupp.com, s.r.o , ID-nr.: 036 68 681, med registrert adresse Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, representert ved daglig leder Vladimír Šandera, registrert i foretaksregisteret ført av den regionale domstolen i Brno, avdeling C, innføringsnr. 86206 («vi»).

Kontaktinformasjon: dpo@smartsupp.com

Vi tilbyr Smartsupp-plattformen («Plattformen») gjennom hvilken vi gir deg live chat, Flows (tidligere chatbots), leadgenerering og andre tjenester som bestilles i henhold til våre vilkår for bruk («Vilkårene»). Vi tar personvern på alvor. Vår rolle i behandlingen av personopplysninger er todelt. Vi opptrer som behandlingsansvarlig (eller i enkelte personvernlover omtalt som «Business») og også som databehandler (eller i enkelte personvernlover omtalt som «Service Provider»). Denne personvernpolicyen beskriver vår rolle som behandlingsansvarlig, noe som betyr at du i denne personvernpolicyen kan finne all relevant informasjon om formål, lengde på behandlingen og dine rettigheter.

Plattformen er tilgjengelig på nettstedet: https://www.smartsupp.com/ («Nettstedet»).

Hvis du vil bruke plattformen vår som bruker og bruke tjenestene våre (slik at vi vil behandle personopplysninger til f.eks. besøkende på nettstedet ditt), behandler vi også personopplysninger i henhold til dine instruksjoner. Vær oppmerksom på at du i slike tilfeller opptrer som behandlingsansvarlig. Regler for hvordan vi håndterer personopplysninger i slike tilfeller er tilgjengelig i våre vilkår for databehandling, som du finner her: https://help.smartsupp.com/nb/articles/12647343.

Innhold:

For å være så åpne som mulig har vi delt inn personopplysningene vi behandler i disse kategoriene:

Vi innhenter personopplysninger direkte fra deg, eller hvis du er bruker av plattformen og kontoen din ble opprettet av arbeidsgiveren din/kontraktsmotparten din, kan vi innhente personopplysninger fra en slik arbeidsgiver/kontraktsmotpart som vi har et kontraktsforhold med.

Plattformen vår er ikke ment for lagring eller behandling av særlige kategorier av personopplysninger (som helseopplysninger, biometrisk informasjon osv.).

Vi vil bruke personopplysningene dine til å gi deg tjenestene du har bedt om, noe som også kan
inkludere e-postvarsling og nyhetsbrev, sikre kundestøtte, oppfylle juridiske
forpliktelser osv. Alle formål og bruk av data er angitt i denne delen B av personvern
policyen, der du kan finne til hvilke formål vi bruker dataene dine, hvilken type data som
behandles, og hva som er lagringstiden for behandlingen.
​
Vi vil ikke selge dataene dine til tredjeparter, men vi kan dele dem med våre partnere som hjelper oss å levere tjenestene våre (se del D i denne personvernpolicyen).

Vi behandler hovedsakelig personopplysninger for å gi deg tjenestene våre, for å gi deg kontoen på Plattformen (og for å gi arbeiderne dine og annet personell tilgang) og forespurte tjenester, spesielt når du registrerer deg på Plattformen, oppretter en brukerkonto, fyller ut faktureringsdetaljer og betaler for tjenestene våre og kontakter oss for mer informasjon. Som en del av dette kan vi også sende deg meldinger om inngåelse og oppfyllelse av en kontrakt, nye produkt- og tjenestelanseringer, betalingspåminnelser, tilbakestilling av passord og annen viktig informasjon. Denne informasjonen (og annen gjensidig kommunikasjon) kan også sendes via e-post (e-postvarsling). Denne informasjonen (og annen gjensidig kommunikasjon) kan også sendes
via e-post (e-postvarsling) Denne informasjonen (og annen gjensidig kommunikasjon) kan også sendes
via e-post (e-postvarsling) Denne informasjonen (og annen gjensidig kommunikasjon) kan også sendes
via e-post (e-postvarsling). For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, innloggingsinformasjon, kontaktopplysninger, betalingsdata og faktureringsdetaljer, loginformasjon, IP-adresse og annen informasjon om bruk av Plattformen, data knyttet til oppfyllelse av avtalen og kommunikasjonsdata dersom kommunikasjonen er relatert til et gjensidig kontraktsforhold.

Betalinger gjøres via betalingstilbydere som er beskrevet i del D – liste over mottakere.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av kontrakten mellom deg og oss og behovet for å iverksette tiltak på din forespørsel før inngåelse av kontrakten. Dersom du ikke er en direkte part i kontrakten (hvis du for eksempel er en ansatt hos kunden vår eller en person som handler på vegne av kunden vår), behandler vi personopplysningene dine basert på vår berettigede interesse i oppfyllelse av enhver inngått kontrakt.

Dataene behandles i varigheten av den inngåtte kontrakten og i perioden som er nødvendig for å oppfylle forpliktelsene i henhold til en slik kontrakt. Hvis du ikke bruker kontoen din over lengre tid, blir den deaktivert, men hvis du vil slette informasjon om kontoen din, må du kontakte oss via kontaktopplysningene eller via support eller andre kontaktmåter.

Om Google Workspace API: Vi bekrefter at vår applikasjons bruk av Google Workspace API-er er strengt begrenset til å levere tjenestene våre til brukere. Vi ikke bruker data innhentet via Google Workspace API-er til å utvikle, forbedre eller trene generelle modeller for kunstig intelligens (AI) eller maskinlæring (ML). Vår bruk av disse API-ene er i samsvar med Googles krav til begrenset bruk, som beskrevet her.

Vi behandler også personopplysningene dine for å gi deg kundestøtte, inkludert håndtering av alle forespørsler og henvendelser, inkludert oppfølgingskommunikasjon og å gi dokumentasjon for eventuell videre kommunikasjon med andre parter.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, kontaktopplysninger, IP-adresse og annen informasjon om bruk av Plattformen, data knyttet til oppfyllelse av avtalen og kommunikasjonsdata dersom kommunikasjonen er relatert til kundestøtte.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av kontrakten mellom deg og oss eller vår berettigede interesse.

Personopplysninger behandles i varigheten av kundeforholdet og deretter så lenge det er nødvendig for å ivareta våre egne rettslige interesser eller i perioden som er nødvendig for å håndtere enhver kundestøtteforespørsel. Maksimal lagringsperiode er fastsatt til 3,5 år etter at henvendelsen ble sendt.

Vi bruker også informasjon til å evaluere kunder som bruker produktet, vurdere tilfredshet, trender og sikre at bruken av Plattformen maksimeres.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, kontaktopplysninger, brukerinformasjon, data knyttet til oppfyllelse av avtalen og informasjon innhentet fra spørreskjemaer.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse, som består i å forbedre plattformen og brukeropplevelsen.

Personopplysningene lagres i varigheten av det gjensidige forholdet. Dataene behandles i en rimelig periode som kreves for gjensidig kommunikasjon eller gjennomføring av undersøkelser.

Vi kan også behandle dataene dine for å beskytte oss mot uautorisert bruk av plattformen vår og tjenestene våre, for å sikre trygg bruk av dem. Vi kan også bruke personopplysninger for å beskytte våre egne krav eller for å undersøke, forhindre eller iverksette tiltak i forbindelse med ulovlige aktiviteter, mistenkt svindel, situasjoner som innebærer potensielle trusler mot noens fysiske sikkerhet eller brudd på vilkårene våre. Dette formålet omfatter også behandling av personopplysninger for håndtering av eventuelle klager.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, innloggingsinformasjon, kontaktdetaljer, betalingsdata og fakturadetaljer, logininformasjon, IP-adresse og annen informasjon om bruk av plattformen, brukerinformasjon, data knyttet til oppfyllelse av avtalen og kommunikasjonsdata dersom kommunikasjonen er relatert til et gjensidig avtaleforhold.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å beskytte våre rettigheter og plikter og beskyttelse mot svindel og misbruk.

Vi behandler dataene i perioden der foreldelsesfrister eller andre frister for å gjøre krav gjeldende kan løpe. Denne perioden kan endres i henhold til gjeldende situasjon og i henhold til konkrete funn og forårsaket svindel. Generelt kan behandlingsperioden fastsettes i henhold til løpet av foreldelsesfristene (for eksempel 10 år i henhold til gjeldende lover).

Som alle andre bedrifter må vi også overholde rettslige forpliktelser, spesielt innen skatt, regnskap og andre områder som gjelder for oss. Samtidig må vi være forberedt på å gi bistand til offentlige myndigheter dersom vi er lovpålagt å gjøre det.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, kontaktdetaljer, betalingsdata og fakturadetaljer, data knyttet til oppfyllelse av avtalen, kommunikasjonsdata (hvis de brukes til formålet rettslige forpliktelser).

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av våre rettslige forpliktelser.

Disse dataene behandles i den perioden som kreves ved lov. Vi er lovpålagt å oppbevare regnskapsdokumenter og regnskapsmateriale (fakturaer) i 5 år fra slutten av regnskapsperioden de gjelder for. Vi er også forpliktet til å oppbevare fakturaer i 3 år fra slutten av det skatteåret der skatteplikten knyttet til fakturaen oppsto. Vi er også forpliktet til å oppbevare skattedokumenter i 10 år fra slutten av det skatteåret der transaksjonen fant sted.

Fra tid til annen kan vi sende deg kommersiell kommunikasjon via e-post. Dette betyr ikke kommunikasjon relatert til gjennomføringen av kontraktsforholdet (f.eks. oppdateringer av kontraktsvilkår, varsler om betalinger, forsinkelser osv.), men kommunikasjon om arrangementer, rabatter, kampanjer og annen kommunikasjon som støtter merkevaren vår.

For dette formålet vil vi behandle e-postadressen din og identifikasjonsinformasjonen din.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er delt inn i to separate deler:

· Hvis du oppretter kontoen din og registrerer deg, inngår vi en avtale sammen og et kundeforhold etableres. Dermed behandles personopplysninger på grunnlag av vår berettigede interesse (direkte markedsføring).

· Hvis du abonnerer på nyhetsbrevet vårt, gir du oss samtykke til slik behandling ved å abonnere.

Du kan når som helst velge å ikke motta nyhetsbrev ved å bruke lenken for avmelding i bunnen av hver utsendte melding. Du kan også når som helst trekke tilbake samtykket ditt, noe som har samme betydning som avmeldingsalternativet beskrevet ovenfor.

Personopplysninger behandles i en periode på 2 år fra siste aktive visning av nyhetsbrevet, med mindre du melder deg av tidligere.

Vi liker å dele informasjon om din anmeldelse av plattformen, og vi liker å fortelle verden om det. Derfor kan vi behandle personopplysningene dine og dele anmeldelsen din på våre sosiale sider eller på nettstedet.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsopplysninger, kontaktopplysninger og innloggingsopplysninger. Ved ditt uttrykkelige samtykke behandler vi også bilder, bedriftsnavn, stilling og andre personopplysninger som er inkludert i teksten til anmeldelsen.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er ditt samtykke.

Personopplysningene dine i anmeldelser behandles til samtykket ditt trekkes tilbake, senest i 5 år.

Du kan også delta på webinarene våre og andre kurs vi arrangerer. Vi vil behandle personopplysningene dine for å organisere og gi deg tilgang til et slikt webinar eller kurs. Vær oppmerksom på at vi kan ta videoopptak eller fotografier av noen av disse arrangementene. Vi prøver å være så anonyme som mulig, så vi vil ikke inkludere navnet ditt eller andre detaljer i fotografier eller videoopptak med mindre du gir oss tillatelse til det (f.eks. hvis det er en referanse).

Vi vil behandle identifikasjonsopplysninger, kontaktopplysninger, betalingsdata og faktureringsopplysninger samt bilder og videoer.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er en gjensidig kontrakt som vi inngikk da du registrerte deg til vårt webinar/kurs.

Personopplysninger vil bli behandlet i hele varigheten av avtaleforholdet med oss og deretter i en periode på 4 år fra avslutningen av avtaleforholdet.

Vi behandler personopplysningene dine for drift av nettstedet og plattformen og for sikkerheten deres, dvs. for den interne funksjonen til plattformen, din identifikasjon som registrert bruker når du surfer og foretar gjentatte besøk på plattformen, og for å ivareta sikkerheten din. Vi må også behandle informasjon om preferansene dine, som samtykker, hvilke typer informasjonskapsler du godtar, samtykkestrenger for personaliserings- og markedsføringsformål osv.

For dette formålet behandler vi tekniske data som IP-adresse og informasjonskapsler kategorisert som nødvendige.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i riktig funksjon og sikker drift av plattformen vår. Data behandles som hovedregel for varigheten av besøket ditt på plattformen, i et maksimalt tidsrom som er angitt i informasjonskapsellinjen eller retningslinjene for informasjonskapsler. Vær oppmerksom på at nettleseren din kan angi en periode for hvor lenge informasjonskapslene lagres.

Vi behandler personopplysningene dine for å forstå hvordan besøkende bruker nettstedet vårt eller plattformen. Som en del av dette kan vi overvåke trafikken til nettstedet vårt eller plattformen, optimalisere den og generelt gjøre besøket ditt på nettstedet eller plattformen jevnere og mer brukervennlig.

Til dette formålet behandler vi data fra informasjonskapsler som er kategorisert som analytiske, levert av oss eller tredjeparter når du gir oss samtykke. Data behandles som hovedregel for varigheten av besøket ditt på plattformen, i et maksimalt tidsrom som er angitt i informasjonskapsellinjen eller retningslinjene for informasjonskapsler. Vær oppmerksom på at nettleseren din kan angi en periode for hvor lenge informasjonskapslene lagres.

Vi behandler personopplysningene dine for å få informasjon om dine personlige preferanser og for å vise relevant annonsering. Når vi gjør dette, kan vi markedsføre og tilby produkter og tjenester på siden og vise deg markedsføringskommunikasjon knyttet til tjenestene du har etterspurt, samt markedsføre merkevaren vår på nettet. Dette kan også omfatte promotering av tjenestene våre via f.eks. sosiale nettsteder, ettersom vi deler slik informasjon med tredjeparter.

Til dette formålet behandler vi data fra informasjonskapsler som er kategorisert som markedsføring, levert av oss eller tredjeparter når du gir oss samtykke. Data behandles som hovedregel for varigheten av besøket ditt på plattformen, i et maksimalt tidsrom som er angitt i informasjonskapsellinjen eller retningslinjene for informasjonskapsler. Vær oppmerksom på at nettleseren din kan angi en periode for hvor lenge informasjonskapslene lagres.

Personopplysninger lagres innenfor tidsrommet som er angitt for hvert formål i del B av denne
personvernpolicyen. Generelt vil vi beholde personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å
oppfylle formålene som er beskrevet i denne personvernpolicyen, med mindre en lengre lagringsperiode er påkrevd
eller tillatt ved lov (f.eks. for å etablere, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav). Når
lagringsperioden for en gitt type data utløper, sletter eller destruerer vi dem.
​
​Du kan også be om at dataene dine blir slettet ved å kontakte oss på privacy@smartsupp.com.
​Vi vil vurdere forespørselen din i samsvar med del E.4 i denne personvernpolicyen.

Vi overfører eller utleverer ikke informasjonen din til tredjeparter til andre formål enn de
som er angitt i denne personvernpolicyen (del B). Formålene til alle datamottakere er også
nevnt i tabellen nedenfor. Vi deler personopplysninger med følgende datamottakere:

Når vi bruker informasjonskapsler på nettstedet vårt og i produktet, kan vi også dele personopplysningene dine med andre datamottakere, som: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Ved vurderinger kan personopplysningene dine bli delt på andre plattformer, som: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
I tillegg til dette kan vi dele personopplysningene dine med enkelte tredjeparter som behandlingsansvarlige for formålet «oppfyllelse av rettslige forpliktelser» der vi er forpliktet til å gjøre dette i henhold til gjeldende lovgivning (særlig forvaltningsmyndigheter, politi og domstoler). Tilsvarende kan vi være forpliktet til å dele dataene dine med personer som hevder å ha blitt skadelidende som følge av din atferd.

Det er innført sikkerhetsprosedyrer for å beskytte konfidensialiteten til dataene dine. Plattformen som personopplysninger behandles på, tillater bare sikre kanaler eller protokoller for innkommende nettverkstilkoblinger. Vi krypterer data ved å bruke SSL/TLS for all dataoverføring. Vi har også innført mekanismer for å begrense fysisk eller tilkoblet tilgang til servere som lagrer personopplysninger. Vi har innført en prosess for regelmessig testing, vurdering og evaluering av hvor effektive de tekniske og organisatoriske tiltakene som er på plass, er for å sikre datasikkerhet.

I alle saker som gjelder behandlingen av dine personopplysninger, enten det gjelder et spørsmål, utøvelse av rettigheter, innsending av en klage til oss osv., kan du kontakte oss på privacy@smartsupp.com .

Forespørselen din vil bli behandlet uten unødig opphold, senest innen 1 måned. I unntakstilfeller, særlig på grunn av kompleksiteten i forespørselen din, har vi rett til å forlenge denne fristen med ytterligere 2 måneder. Vi vil selvfølgelig alltid informere deg om en slik forlengelse og årsaken til den.

Du har også rett til å sende inn en klage til tilsynsmyndigheten som beskrevet nedenfor.

Du har rett til å få bekreftelse fra oss på om vi behandler personopplysningene dine eller ikke. Hvis vi behandler personopplysningene dine, har du også rett til å be om innsyn i informasjon om formålet med og omfanget av behandlingen, mottakerne av opplysningene, varigheten av behandlingen, retten til retting, sletting, begrensning av behandling og til å protestere mot behandlingen, retten til å sende inn en klage til en tilsynsmyndighet og kildene til personopplysningene (denne informasjonen er allerede gitt i dette dokumentet). Du kan også be oss om en kopi av personopplysningene vi behandler. Vi gir den første kopien gratis; ytterligere kopier kan være underlagt et gebyr. Omfanget av opplysningene som gis kan begrenses for ikke å krenke andres rettigheter og friheter.

Du har rett til når som helst å trekke tilbake samtykket ditt til behandling av personopplysninger. Tilbakekalling av samtykke påvirker imidlertid ikke lovligheten av behandlingen før en slik tilbakekalling, og det fører heller ikke til at behandlingen av personopplysninger som allerede er anonymisert avsluttes.

Du har rett til å be oss rette uriktige personopplysninger om deg. Avhengig av formålet med behandlingen, kan du også ha rett til å få ufullstendige personopplysninger supplert, blant annet ved å gi en tilleggerklæring.

Du har rett til å be om sletting av dine personopplysninger i tilfeller der:

Du kan imidlertid ikke utøve denne retten dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser eller oppgaver som er betrodd oss i allmennhetens interesse, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Du har rett til å be om begrensning av behandlingen av personopplysningene dine i tilfeller der:

Du har rett til å få en kopi av personopplysningene dine som vi behandler med automatiserte midler på grunnlag av ditt samtykke eller for å oppfylle en kontrakt. Vi vil overføre disse opplysningene i et vanlig brukt og maskinlesbart format til deg eller til en behandlingsansvarlig utpekt av deg, hvis det er teknisk mulig. Omfanget av opplysningene som gis kan begrenses for ikke å krenke andres rettigheter og friheter.

Du har rett til å protestere mot behandlingen av personopplysningene dine som vi behandler på grunnlag av vår berettigede interesse. Vi vil slutte å behandle opplysningene dine hvis det ikke finnes andre tungtveiende grunner for behandlingen, eller hvis behandlingen ikke er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, eller hvis du protesterer mot behandling for direkte markedsføringsformål. Det vil gjelde en særskilt regel når du protesterer mot nyhetsbrev. I så fall vil vi slutte å sende deg slike nyhetsbrev.

I tillegg til muligheten til å utøve rettighetene dine hos vår bedrift, kan du også levere en klage til den relevante tilsynsmyndigheten, som er tilsynsmyndigheten for personopplysninger med adresse Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Denne personvernpolicyen gjelder fra og med 19.05.2025. Vi har rett til å endre denne personvernpolicyen fra tid til annen, så sjekk den jevnlig. Vi vil publisere alle endringer i dette dokumentet på nettstedet vårt.