Ai sensi delle Condizioni di servizio (le “Condizioni”), Smartsupp fornisce il Servizio secondo quanto previsto dalle Condizioni a te, in qualità di utente del Servizio. Il rapporto tra Smartsupp e l'utente si basa pertanto su una procedura di registrazione online dell'utente oppure su un contratto scritto o elettronico al quale sono allegate le Condizioni, che costituiscono congiuntamente un accordo tra te e Smartsupp (l'"Accordo"). Il presente addendum sul trattamento dei dati (di seguito il "DPA") costituisce parte integrante dell'Accordo.

I termini che iniziano con la lettera maiuscola hanno lo stesso significato indicato nelle Condizioni o in qualsiasi altro allegato richiamato nelle Condizioni, salvo diversa disposizione del presente DPA.

Smartsupp stipula il presente DPA conformemente alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati, come il Regolamento 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (“GDPR”) , Data Protection Act 2018 o CCPA/CPRA, nonché conformemente alle altre normative sulla privacy applicabili durante la fornitura del Servizio ai sensi dell'Accordo (“Normative sulla privacy applicabili”).

Quando il presente DPA stabilisce che Smartsupp agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali, tale espressione assume il significato attribuito a “responsabile del trattamento” dal GDPR e agli altri termini equivalenti previsti dalle altre normative sulla privacy applicabili (ad esempio, “Fornitore di servizi” come definito dal CCPA). Quando il presente DPA stabilisce che agisci in qualità di titolare del trattamento dei dati personali, tale espressione assume lo stesso significato attribuito a “titolare del trattamento” dal GDPR e agli altri termini equivalenti previsti dalle normative sulla privacy applicabili (ad esempio, ”Impresa” come definita dal CCPA).

Abbiamo suddiviso l'articolo in alcune sezioni:

1.1 Trattamento dei dati personali in qualità di responsabile del trattamento.Smartsupp può trattare dati personali per conto dell'utente quando gli viene fornito il Servizio e, in tal caso, Smartsupp agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali (o di sub-responsabile del trattamento) nei confronti dell'utente.

Le attività di trattamento svolte da Smartsupp derivano dalla registrazione, dall'Accordo o dalle richieste documentate effettuate dall'utente durante la fornitura del Servizio tramite la piattaforma disponibile all'indirizzo https://www.smartsupp.com (la “Piattaforma”).

1.2 Autorizzazione al trattamento dei dati personali.Con il presente DPA, l'utente autorizza Smartsupp a trattare i dati personali degli interessati forniti dall'utente conformemente al Servizio, secondo quanto stabilito nel presente DPA. Smartsupp tratterà i dati personali per conto dell'utente secondo le istruzioni documentate dell'utente e soltanto nella misura necessaria al corretto adempimento degli obblighi di Smartsupp ai sensi dell'Accordo.

1.3 Responsabilità dell'utente. Poiché Smartsupp agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali, l'utente agisce in qualità di titolare del trattamento ed è pertanto responsabile dell'adempimento di tutti gli obblighi relativi al trattamento dei dati personali. Tra tali obblighi rientrano la corretta informazione degli interessati sul trattamento dei dati personali, l'ottenimento del consenso al trattamento dei dati personali, ove necessario, e la gestione delle richieste degli interessati relative all'esercizio dei loro diritti (come il diritto all'informazione, all'accesso, alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione del trattamento, all'opposizione, ecc.). Smartsupp assisterà l'utente nell'adempimento di tali obblighi tramite la Piattaforma o tramite richieste documentate dell'utente. Tuttavia, Smartsupp non è in alcun modo responsabile della correttezza e della liceità delle attività dell'utente, comprese le attività che possano violare la normativa sulla privacy o qualsiasi altra normativa vigente nel paese dal quale l'utente utilizza il Servizio.

2.1 Oggetto del trattamento. L'oggetto del trattamento da parte di Smartsupp dei dati personali, definiti di seguito, è la fornitura del Servizio secondo quanto previsto nell'Accordo, in particolare il trattamento dei dati personali quando utilizzi le caratteristiche del nostro Servizio descritte sul Sito web.

2.2 Tipologie di dati personali. Nell'ambito dell'adempimento degli obblighi ai sensi dell'Accordo e della fornitura del Servizio, possono essere trattate le seguenti tipologie di dati personali conformemente al presente DPA:

a) Informazioni di contatto, come nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono o contatto dell'account su un social network,

b) Dettagli relativi alle visite al sito web dell'utente, come URL del sito web visitato, data e ora della visita al sito web, informazioni tecniche (risoluzione dello schermo, tipo di dispositivo, tipo di browser, sistema operativo, ecc.), indirizzo IP, dati di geolocalizzazione (paese e città da cui l'utente ha visualizzato il tuo sito web),

c) Informazioni contenute nelle conversazioni tra utenti e clienti o altri utenti durante l'utilizzo delle caratteristiche del Servizio,

d) Log tecnici e altre informazioni sugli utenti che utilizzano il Servizio (Smartsupp utilizza strumenti di terze parti per acquisire tali informazioni),

e) Altri dati personali caricati o utilizzati in qualsiasi altro modo dall'utente, oppure

f) I dati personali la cui tipologia, la cui portata e i cui dettagli sono determinati e controllati dall'utente a propria esclusiva discrezione durante la fornitura del Servizio.

La portata dei dati personali dipende dal tipo di caratteristiche del Servizio utilizzate dall'utente. Il Servizio non è destinato alla conservazione di categorie particolari di dati personali. L'utente non deve utilizzare il Servizio per conservare o trattare categorie particolari di dati personali. Qualora l'utente le tratti tramite il Servizio, Smartsupp non si assume alcuna responsabilità per tale trattamento.

2.3 Categorie di interessati. Smartsupp tratterà dati personali relativi alle seguenti categorie di interessati:

a) Dipendenti dell'utente (e altri lavoratori e persone che agiscono per conto dell'utente);

b) Persone per le quali l'utente ha creato un account all'interno del Servizio;

c) Clienti e altri utenti dell'utente ai quali viene fornito il Servizio;

d) Visitatori del sito web dell'utente;

e) Altre persone i cui dati personali sono stati forniti a Smartsupp dall'utente durante la fornitura del Servizio e i cui dati personali sono stati registrati o altrimenti trattati conformemente alla fornitura del Servizio all'utente.

3.1 Natura del trattamento dei dati personali. Smartsupp tratterà i dati personali in modo automatizzato ed elettronico e il trattamento consisterà nell'accesso ai dati personali nell'ambito della fornitura del Servizio, nella visualizzazione e nella conservazione dei dati personali e in altre attività che possono corrispondere alla fornitura del Servizio all'utente. La natura del trattamento dei dati personali deriva da:

a) L'Accordo stipulato dalle Parti;

b) Le richieste dell'utente o di altri utenti autorizzati che utilizzano la Piattaforma per conto dell'utente;

c) La natura del Servizio e della Piattaforma;

d) Qualsiasi altra istruzione documentata fornita dall'utente.

3.2 Finalità del trattamento. La finalità del trattamento è fornire il Servizio all'utente, come definito nelle Condizioni, nonché perseguire altre finalità che possono derivare dalla fornitura del Servizio.

4.1 Durata del trattamento dei dati personali.Il trattamento dei dati personali sarà effettuato per la durata dell'Accordo o per tutto il tempo in cui Smartsupp riceve istruzioni dall'utente in relazione all'esecuzione dell'Accordo. Smartsupp si impegna a rispettare gli obblighi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati per l'intera durata dell'Accordo, salvo che dall'Accordo risulti chiaramente che tali obblighi devono proseguire dopo la sua cessazione.

4.2 Restituzione e cancellazione dei dati personali. In caso di cessazione dell'Accordo, nella misura consentita dalle normative sulla privacy applicabili, Smartsupp cancellerà tutti i dati personali conservati ai fini della fornitura del Servizio entro 3 mesi dalla cessazione. Qualora l'Utente richieda a Smartsupp, entro il periodo sopra indicato, di restituire i dati anziché cancellarli, Smartsupp ha il diritto di addebitare un corrispettivo ragionevole il cui importo sarà comunicato in anticipo.

5.1 Obblighi di Smartsupp.Nel trattamento dei dati personali, Smartsupp si impegna a:

a) Trattare i dati personali esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate dell'utente; per evitare dubbi, il trattamento dei dati personali effettuato in adempimento degli obblighi previsti dall'Accordo sarà considerato effettuato conformemente alle istruzioni dell'utente;

b) Seguire le istruzioni dell'utente relative al trasferimento dei dati personali verso un paese terzo o un'organizzazione internazionale, salvo che tale trattamento sia già richiesto dal diritto dell'Unione europea o di uno Stato membro cui Smartsupp è soggetto;

c) Garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali siano vincolate da un obbligo di riservatezza o siano soggette a un obbligo legale di riservatezza;

d) Tenendo conto della natura del trattamento, assistere l'utente mediante misure tecniche e organizzative adeguate, ove possibile, nell'adempimento del suo obbligo di rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati; le regole sulla gestione delle richieste degli interessati sono specificate nell'articolo 5.2 del presente DPA;

e) Assistere l'utente nell'adempimento dei suoi obblighi di (i) garantire il livello di sicurezza del trattamento, (ii) notificare le violazioni dei dati personali all'Autorità per la protezione dei dati e, ove applicabile, agli interessati, (iii) valutare l'impatto sulla protezione dei dati personali e (iv) effettuare una consultazione preventiva con l'Autorità per la protezione dei dati, il tutto tenendo conto della natura del trattamento e della natura dei dati personali trattati;

f) Consentire all'utente o a una persona da lui autorizzata di verificare (anche mediante audit o ispezione) il rispetto del presente DPA, in particolare l'adempimento degli obblighi di trattamento dei dati personali che ne derivano, e contribuire a tali verifiche secondo le ragionevoli istruzioni dell'utente o della persona autorizzata; le regole specifiche per gli audit sono stabilite negli articoli 5.3 e 5.4 del presente DPA;

g) Fornire all'utente tutte le informazioni che possono essere ragionevolmente richieste a Smartsupp per attestare che gli obblighi previsti dalla normativa pertinente in materia di protezione dei dati sono stati adempiuti.

5.2 Richieste degli interessati. Se un interessato contatta direttamente Smartsupp, Smartsupp dovrà informarlo di rivolgere la richiesta direttamente all'utente. Smartsupp si impegnerà soltanto nella misura commercialmente ragionevole ad assistere l'utente nel rispondere a tale richiesta dell'interessato, nei limiti in cui ciò sia legalmente consentito a Smartsupp. L'utente sarà responsabile di tutti i costi derivanti dalla fornitura di tale assistenza da parte di Smartsupp e della corretta gestione della richiesta.

5.3 Regole per gli audit. L'utente deve inviare qualsiasi richiesta di audit (verifica) esclusivamente all'indirizzo email di Smartsupp dpo@smartsupp.com, a intervalli ragionevoli. Al ricevimento di una richiesta di audit, le parti concorderanno preventivamente (i) la possibile data dell'audit, (ii) le misure di sicurezza e le modalità per garantire il rispetto degli obblighi di riservatezza durante l'audit e (iii) l'inizio, la portata e la durata previsti dell'audit. Se non viene raggiunto un accordo entro 30 giorni dalla data della richiesta, Smartsupp stabilirà le condizioni dell'audit.

5.4 Auditor.Smartsupp può sollevare un'obiezione scritta nei confronti di qualsiasi auditor (persona autorizzata) nominato dall'utente se, a giudizio di Smartsupp, l'auditor non è sufficientemente qualificato, non è indipendente, si trova in una posizione di concorrenza con Smartsupp o è altrimenti manifestamente inidoneo. A seguito dell'obiezione, l'utente sarà tenuto a nominare un altro auditor o a svolgere personalmente l'audit. L'utente deve comunicare tempestivamente a Smartsupp le informazioni relative a qualsiasi inosservanza delle normative sulla privacy applicabili o del presente DPA rilevata durante l'audit.

5.5 Portata dell'audit. La portata dell'audit svolto dall'utente comprende soltanto la documentazione e i processi direttamente associati all'utilizzo del Servizio da parte dello specifico utente.

5.6 Sub-responsabili del trattamento. L'utente acconsente al coinvolgimento di altri sub-responsabili del trattamento nel trattamento dei dati personali. A seconda del tipo di Servizio fornito o richiesto dall'utente, Smartsupp può avvalersi di altri sub-responsabili del trattamento o condividere i dati personali con altri destinatari di dati personali. L'utente acconsente al coinvolgimento da parte di Smartsupp dei sub-responsabili del trattamento elencati all'indirizzo: https://help.smartsupp.com/it/articles/12647685

5.7 Obiezioni ad altri sub-responsabili del trattamento. Smartsupp informerà l'utente per iscritto o mediante aggiornamento dell'elenco dei sub-responsabili del trattamento del coinvolgimento di un ulteriore sub-responsabile del trattamento prima del suo coinvolgimento, e l'utente potrà opporsi a tale coinvolgimento entro 10 giorni lavorativi dalla notifica. Se l'utente non si oppone entro il termine stabilito, Smartsupp coinvolgerà l'ulteriore sub-responsabile del trattamento. In caso di obiezione da parte dell'utente, Smartsupp valuterà l'obiezione e, se la riterrà giustificata, non si avvarrà dell'ulteriore sub-responsabile del trattamento oppure apporterà una modifica commercialmente ragionevole alla configurazione dell'utente o al suo utilizzo del Servizio per evitare il trattamento da parte di tale sub-responsabile. Qualora la modifica non sia possibile, Smartsupp potrà risolvere l'Accordo con l'utente (anche parzialmente) oppure non fornire la parte del Servizio cui è collegato l'ulteriore sub-responsabile del trattamento, senza essere inadempiente né violare alcun obbligo. Smartsupp rimborserà all'utente tutti i corrispettivi prepagati relativi al periodo residuo di tale Accordo successivo alla data effettiva di cessazione, con riferimento al Servizio cessato, senza applicare all'utente alcuna penale per tale cessazione.

5.8 Obblighi degli altri sub-responsabili del trattamento.Se Smartsupp si avvale di un altro sub-responsabile del trattamento, quest'ultimo deve impegnarsi contrattualmente a rispettare gli stessi obblighi di protezione dei dati personali concordati tra l'utente e Smartsupp, nonché ad attuare misure tecniche e organizzative adeguate.

5.9 Responsabilità per il sub-responsabile del trattamento.Smartsupp sarà responsabile degli atti e delle omissioni dei propri sub-responsabili del trattamento nella stessa misura in cui sarebbe responsabile se la fornitura del Servizio da parte di ciascun sub-responsabile del trattamento fosse effettuata direttamente ai sensi del presente DPA, salvo diversa disposizione dell'Accordo.

5.10 Costi relativi all'esecuzione del DPA. Salvo diverso accordo scritto, l'utente sosterrà i propri costi associati all'esecuzione del DPA. Smartsupp avrà il diritto di addebitare all'utente i costi ragionevoli sostenuti per gestire qualsiasi richiesta e adempiere qualsiasi obbligo previsto dal presente DPA.

6.1 Obbligo di garantire la sicurezza dei dati personali.Smartsupp ha adottato e mantiene misure tecniche e organizzative per prevenire l'accesso, la modifica, la distruzione o la perdita non autorizzati o accidentali dei dati personali, le trasmissioni non autorizzate, altri trattamenti non autorizzati o altri usi impropri non autorizzati dei dati personali. Smartsupp verifica regolarmente il rispetto di tali misure.

6.2 Misure di sicurezza specifiche.Smartsupp ha adottato e mantiene le seguenti misure per garantire un livello di sicurezza adeguato:

Misure tecniche:

a) Pseudonimizzazione e cifratura dei dati personali:

La Piattaforma sulla quale vengono trattati i dati personali consente soltanto canali o protocolli sicuri per le connessioni di rete in entrata; Smartsupp cifra i dati utilizzando SSL/TLS per tutte le trasmissioni di dati

I sistemi informatici che trattano dati personali consentono soltanto canali o protocolli sicuri;

Le chiavi crittografiche sono gestite in modo sicuro.

b) La capacità di garantire costantemente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento:

L'accesso fisico da parte del personale di Smartsupp è limitato alle persone autorizzate;

Smartsupp ha adottato meccanismi per limitare l'accesso fisico o online ai server che ospitano dati personali;

Prevenzione dell'accesso ai dati personali da parte di persone non autorizzate e dell'utilizzo dei dati personali senza autorizzazione;

Le persone autorizzate al trattamento dei dati personali hanno accesso soltanto ai dati personali di cui necessitano e ai quali sono autorizzate ad accedere, e tali dati personali non possono essere letti, copiati, modificati o rimossi senza autorizzazione durante il trattamento;

L'accesso è protetto da un'autenticazione robusta (ad esempio, mediante l'utilizzo di password robuste);

I diritti di accesso sono verificati periodicamente;

I tentativi di accesso (sia riusciti sia falliti) sono registrati e monitorati;

Al personale di Smartsupp è vietato scaricare e trattare dati personali localmente sulle proprie postazioni di lavoro o in qualsiasi altra posizione di rete;

Tutti i possibili malfunzionamenti della Piattaforma e le anomalie sono registrati.

c) La capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità dei dati personali e l'accesso agli stessi in caso di incidenti fisici o tecnici:

Smartsupp ha adottato un processo, un meccanismo e strumenti di backup;

La procedura di ripristino, la leggibilità dei dati e l'integrità dei backup sono verificate periodicamente.

d) Smartsupp ha adottato un processo per testare, verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure tecniche e organizzative in atto per garantire la sicurezza del trattamento.

e) I dati personali non possono essere modificati o cancellati senza autorizzazione durante la trasmissione elettronica, il trasporto o la conservazione, e i soggetti destinatari di qualsiasi trasferimento possono essere identificati e verificati.

Misure organizzative:

f) Tutto il personale coinvolto nel trattamento dei dati personali è informato della natura riservata dei dati personali, ha ricevuto una formazione adeguata sulle proprie responsabilità e ha stipulato accordi scritti di riservatezza.

g) Smartsupp ha attuato direttive e processi interni per garantire la sicurezza del trattamento dei dati personali conformemente alle normative sulla privacy applicabili.

h) Per domande sul presente DPA, sul rispetto della normativa sulla protezione dei dati, sulla riservatezza dei dati o su qualsiasi altra questione relativa alla privacy, il Cliente può inviare un'email a dpo@smartsupp.com.

6.3 Incidenti di sicurezza.Se Smartsupp rileva una violazione dei dati personali, deve comunicarla all'utente senza ingiustificato ritardo, entro e non oltre 48 ore da quando è venuto a conoscenza dell'incidente di sicurezza, e deve compiere sforzi ragionevoli per fornire all'utente tutte le informazioni note sull'incidente, limitatamente a:

Smartsupp risponderà a qualsiasi richiesta di assistenza dell'utente in caso di violazione della sicurezza con ingiustificato ritardo.

6.4 Istruzioni illecite.Se l'utente impartisce a Smartsupp istruzioni tali da causare una violazione degli obblighi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati e Smartsupp viene sanzionato da un'autorità di controllo o da un altro organismo di regolamentazione sulla base di tali istruzioni, oppure è tenuto a risarcire gli interessati, l'utente accetta di indennizzare Smartsupp e risarcire qualsiasi danno subito, previa comunicazione scritta di Smartsupp.

6.5 Limitazione di responsabilità. Al presente DPA si applica la stessa limitazione di responsabilità prevista nelle Condizioni.

6.6 Modifiche. Si applicano le stesse regole relative alle modifiche previste nelle Condizioni.

6.7 Efficacia. Il presente DPA diventerà giuridicamente vincolante tra l'utente e Smartsupp insieme all'Accordo.