Schluss mit dem ständigen Wechseln zwischen Tabs, um Kunden-E-Mails zu beantworten. Mit der E-Mail-Integration von Smartsupp landen alle eingehenden Nachrichten direkt im Smartsupp-Posteingang neben den Chat-Konversationen — und Antworten verschicken Sie aus derselben Oberfläche. Dieser Artikel führt Sie durch die Anbindung von Gmail, Seznam und beliebigen weiteren Anbietern per SMTP/IMAP.
Wir haben den Artikel in mehrere Abschnitte unterteilt:
Überblick zur E-Mail-Integration
Mit der E-Mail-Integration empfangen und beantworten Sie E-Mails direkt im Smartsupp-Posteingang — kein Hin und Her zwischen Gmail, Seznam oder anderen Webmailern. Jede neue E-Mail erstellt eine neue Konversation in Smartsupp; Antworten bleiben in demselben Thread gebündelt.
Was Sie vor dem Start wissen sollten:
Verfügbar für alle aktiven Agenten in Ihrem Konto.
Sie können mehrere E-Mail-Anbieter gleichzeitig verbinden.
Jeder Agent sieht den Betreff einer E-Mail und kann Dateien anhängen oder herunterladen.
Die Synchronisierung beginnt ab dem Zeitpunkt der Integration — frühere E-Mails werden nicht in Smartsupp übernommen.
Tipp: Jeder Agent kann eine eigene E-Mail-Signatur einrichten, die automatisch zu jeder Antwort hinzugefügt wird. So richten Sie sie ein.
Zum Starten öffnen Sie Einstellungen → Kanäle und klicken neben E-Mail-Integration auf Verbinden. Sie können diesen Pfad auch über den Link direkt im Posteingang aufrufen.
Gmail verbinden
Gmail nutzt den sicheren OAuth-Ablauf von Google, sodass Sie Ihr Passwort nicht in Smartsupp eingeben müssen.
Schritt 1. Wählen Sie in der Anbieterliste Gmail. Sie werden zur Anmeldeseite von Google weitergeleitet.
Schritt 2. Wählen Sie die Gmail-Adresse aus, die Sie verbinden möchten (oder melden Sie sich in einem anderen Konto an), und bestätigen Sie eventuelle Sicherheitsabfragen von Google.
Schritt 3. Erteilen Sie die angeforderten Berechtigungen, damit Smartsupp E-Mails in Ihrem Namen lesen und senden kann.
Schritt 4. Nach der erfolgreichen Autorisierung werden Sie zurück ins Smartsupp-Dashboard geleitet — Gmail ist nun verbunden.
Hinweis: Die Autorisierung läuft vollständig auf Google-Seite ab — Ihre Gmail-Anmeldedaten sind für Smartsupp weder sichtbar noch werden sie gespeichert.
Outlook verbinden
Outlook verwendet die sichere Microsoft-OAuth-Anmeldung, sodass Sie Ihr Passwort nie in Smartsupp eingeben.
Schritt 1. Wählen Sie in der Anbieterliste Outlook. Sie werden zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet.
Schritt 2. Wählen Sie das Microsoft-Konto, das Sie verbinden möchten (oder melden Sie sich mit einem anderen an), und bestätigen Sie eventuelle Sicherheitsabfragen.
Schritt 3. Erteilen Sie die angeforderten Berechtigungen, damit Smartsupp in Ihrem Namen E-Mails lesen und senden kann.
Schritt 4. Nach Abschluss der Autorisierung werden Sie zurück zu Ihrem Smartsupp-Dashboard geleitet — Outlook ist nun verbunden.
Hinweis: Verwenden Sie ein Microsoft-Geschäfts- oder Schulkonto (Microsoft 365)? Ihr IT-Administrator muss den Zugriff von Smartsupp möglicherweise zuerst genehmigen. Wenn bei der Anmeldung die Meldung „Approval required" erscheint, bitten Sie Ihren Administrator, den Zugriff für Ihre Organisation freizugeben.
Seznam verbinden
Bei Seznam (und einigen ähnlichen Anbietern aus der Liste) melden Sie sich mit Ihrem E-Mail-Benutzernamen und Passwort direkt im Integrationsformular an.
Schritt 1. Wählen Sie Seznam aus der Anbieterliste.
Schritt 2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Login und Ihr Passwort ein. Optional fügen Sie einen Absendernamen hinzu, der in Ihren Antworten angezeigt wird.
Schritt 3. Klicken Sie zum Speichern auf Abschließen.
Hinweis: Ihre Anmeldedaten werden sicher direkt an Ihren E-Mail-Anbieter übermittelt und sind innerhalb von Smartsupp weder sichtbar noch gespeichert.
Weitere E-Mail-Anbieter verbinden
Sie haben ein Postfach bei einem anderen Anbieter? Sie können es ebenfalls per SMTP/IMAP verbinden. Jeder Anbieter veröffentlicht seine eigenen Server-Einstellungen — meist auf einer Hilfeseite oder über den Support. Unten finden Sie direkte Links zu den SMTP/IMAP-Einstellungen der gängigsten Anbieter:
Apple Mail (iCloud) — Server-Einstellungen für iCloud Mail
Proton Mail — SMTP-Submission von Proton
AOL Mail — AOL Mail in anderen Anwendungen
Zoho Mail — IMAP-Zugriff für Zoho
Mail.com — IMAP-Servereinstellungen für Mail.com
Schritt 1. Öffnen Sie in Smartsupp Einstellungen → Kanäle und klicken Sie neben E-Mail-Integration auf Verbinden. Sie können den Vorgang auch direkt aus dem Smartsupp-Posteingang starten.
Schritt 2. Tragen Sie die SMTP- und IMAP-Daten aus der Dokumentation Ihres Anbieters ein und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3. Geben Sie Ihren E-Mail-Login und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Abschließen. Die Integration ist nun einsatzbereit.
Arbeiten mit E-Mails
Sobald Ihr Postfach verbunden ist, können Sie E-Mails direkt im Smartsupp-Posteingang bearbeiten — und nicht nur darauf antworten:
Antworten, CC und Weiterleiten — beantworten Sie E-Mails, setzen Sie Empfänger in CC und leiten Sie Nachrichten direkt aus der Konversation an Kollegen weiter.
Neue E-Mails — Sie können ganz neue ausgehende E-Mails verfassen und senden, nicht nur Antworten auf bestehende Threads.
Adressvervollständigung — beim Eintippen eines Empfängers schlägt Smartsupp passende Kontakte vor (Name und E-Mail) und spart so Zeit und vermeidet Tippfehler.
Wie geht es weiter?
Facebook-Integration — verbinden Sie Messenger, damit Kundenchats ebenfalls im Smartsupp-Posteingang ankommen.
WhatsApp-Integration — bringen Sie Konversationen aus WhatsApp Business in dasselbe Dashboard.
E-Mail-Signatur — richten Sie eine persönliche Signatur ein, die automatisch zu jeder E-Mail-Antwort hinzugefügt wird.
Posteingangs-Kategorien — halten Sie E-Mail-, Chat- und andere Kanäle übersichtlich, auch wenn die Konversationen wachsen.
💡 Brauchen Sie weitere Hilfe? Wenden Sie sich an unser Support-Team — wir helfen Ihnen gern!